Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций

Архивы организаций Обсуждение опыта и проблем

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 08.11.2011, 19:39
optimist1981 optimist1981 вне форума
Новичок
 
Регистрация: 27.09.2011
Сообщений: 14
По умолчанию Передача кадровых документов на архивное хранение. Нестандартный подход и связанные с

Уважаемые специалисты, прошу помочь разобраться в следующих вопросах, связанных с передачей кадровой документации коммерческой организации в архив организации (имеется ввиду, во внутренний архив, существующий в самой организации).

Проблема 1.
Все мы неоднократно слышали и читали о требованиях к оформлению кадровой документации при сдаче в архив (250 листов в деле, нумерация листов, внутренняя опись, лист-заверитель).
Однако, как я понимаю, эти требования сформулированы в документах государства, имеющих НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ХАРАКТЕР (это, прежде всего, Общие правила работы архивов организаций).
Меня интересует, во-первых, все ли соблюдают эти правила, или, допустим, кто-то из вас их соблюдает для документов 75-летнего срока хранения, а для 5-летнего срока – нет, или вообще формирует и оформляет дела по своему усмотрению, есть ли здесь какая-то сложившаяся общепринятая практика.
Во-вторых, и это принципиальный для меня вопрос – есть ли какие-то НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, из которых следует обязательность соблюдения перечисленных выше требований к оформлению, или таких нормативно-правовых документов все же нет?
(Насколько я понимаю, закон 125-ФЗ «Об архивном деле» говорит конкретно лишь о необходимости хранения документов в течение сроков, определенных законодательством, а о правилах оформления дел там ничего нет. Трудовой кодекс, как я его понимаю, говорит также о необходимости хранения документов, а также о том, что какие кадровые документы обязательно должны вестись на предприятии)
В-третьих, если выше я все написал правильно, то справедливо ли мое понимание ситуации: требования к оформлению дел, изложенные в «Основных правилах работы архивов организаций» (и повторяемые во всех статях и учебниках по делопроизводству) – являются рекомендуемыми, и организация сама может решать, как оформлять свои документы при хранении в своем архиве.
В-четвертых, если оформлять дела без нумерации листов и внутренней описи, то есть так, как удобно в рамках существующего рабочего процесса в организации – при проверке трудовой инспекцией (или иными государственными органами, имеющими полномочия проверять кадровую документацию организации) это может вызвать проблемы, нарекания, штрафы или нет (при условии, что все кадровые документы, которые организация обязана по закону хранить, она хранит и может предъявить по требованию гос.органов)?
В-пятых, видите ли вы реальный практический смысл в оформлении дел в полном соответствии с рекомендациями «Основных правил работы архивов организаций»? Нумерация, составление внутренних описей – это все в сумме требует определенных трудозатрат, а если учесть, что потребность в документах, лежащих на архивном хранении в архиве организации, как правило, достаточно ограниченная – лично мне кажется, что можно обойтись и без нумерации страниц и без внутренних описей (при условии, что в фирме есть четкая система систематизации документов в дела, а архив имеет удобный научно-справочный аппарат к архивному фонду компании; если дела переплетены – при их выдаче уже не так просто сложно будет изъять оттуда документы).

Проблема 2.
Я неоднократно слышал и читал, что личные карточки Т-2 нельзя хранить в составе личных дел.
А когда завершенные в делопроизводстве личные дела и личные карточки Т-2 сдаются в архив, можно ли карточки Т-2 объединить с личными делами соответствующих сотрудников? Если нельзя, то на основании какого нормативно-правового документа?

Проблема 3.
Не относится к обсуждаемым выше проблемам, имеет чисто практический характер.

По какой из статей Перечня типовых управленческих архивных документов-2010 правильно определить срок хранения таких документов, как:
А.
Договора коллективной материальной ответственности с приложенными листами ознакомления сотрудников.
Ст.457 «Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица» - 5 лет или ст.576 «Коллективные договоры» - Пост.?

Б. Приказы руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе – это ст.19-б - 75 лет, или ст.19-б прим.2 - 5 лет?
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 08.11.2011, 22:14
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

все дела должны быть оформлены в соответствии с Правилами работы архивов организаций (1985, 2002) и Правилами делопроизводства, утвержденными Правительством в 2009 году:
полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;
полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме ; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела ; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела ; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Рекомендательный характер? Нет! для того эти правила и придумывали, корректировали, отрабатывали, обкатывали столетия, чтобы их исполнять.
Внутреннюю опись нужно составлять обязательно, если нарушена порядок формирования дела: каточки и лицевые счета, например, не по строгому алфавиту или вообще не по алфавиту; приказы - не по хронологии и т. п.
Вообще это все нужно для удобства пользования документами теми людьми, которые придут после вас. Это вы сейчас все помните, пока работаете, а потом??? Карточки Т-2 не надо помещать в личные дела, это, во-первых, другой вид документа, во-вторых, именно по карточкам легче всего искать необходимую информацию, а не искать каждый раз личные дела и не листать их, чтобы карточку прочитать. Ведь должны же быть какие-то инструкции по работе с кадрами. Но где бы я не работала Т-2 хранят всегда отдельно от личных дел..
Штрафов нет за это. Но вы должны понять это нужно для того, чтобы не только для удобства пользования (самое главное - экономия времени!!!!!!!!), но и для контроля состояния дел (листов в деле и пр.).
Это сейчас вам документы не нужны, а через 5-10-15-20.... лет людям потребуются какие-то справки, выписки, - их надо жалеть, уважать. Все могут оказаться на этом месте, и вы тоже. Надо все бережно хранить. А то вот завтра наше родимое государство придумает еще что-то этакое и каждая бумажка будет на счету.... и на вес золота. От этих документов зависит порой не только благополучие людей, но и подчас судьба...
Вообще-то это все для гос. организаций. Если вы - частная фирма, то вроде как для вас требований никаких. Но это опять же по формальным признакам. Думается, что гражданский долг все-таки должен преобладать.
По поводу приказов на штрафы - да, 5 лет
По другим спорным вопросам - лучше обратиться к вашему Центральному архиву, куда вы сдается документы с Постоянным сроком хранения. а вообще-то нужна еще и номенклатура, которая раз и навсегда определит такие сопрные вопросы. Лучше всего это решать через собственную экспертную комиссию или через Экспертно-проверочную комиссию Центр. архива
Трудозатраты будут всегда. Потому что архивное хранение документов - это такая же работа, как и любая другая, и не менее важная, чем другие. К тому же люди могут научиться аккуратно обращаться с документами. Любой может обратиться из вас за справкой в какой-нибудь архив.... а там..... ни шиша .... или будут долго искать ...или еще что-то. Это сейчас сплошь и рядом встречается. Особенно это касается вредных, опасных, тяжелых условий труда, несчастных случаев, да и вообще.... всего.
Ну, вот как-то так.
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 09.11.2011, 12:57
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
optimist1981:...все ли соблюдают эти правила
Если бы все соблюдали правила, у нас не было бы, например, такого катастрофического положения с сохранением документов по личному составу.

Организации с хорошо налаженным делопроизводством обычно стараются работать более-менее по правилам – они ведь действительно родились из хорошей практики бумажного делопроизводства и архивного дела докомпьютерной эпохи; да и специалисты у нас обучены работать именно по этим правилам. Понятно, что документы короткого срока хранения (да ещё если организация не является источником комплектования) могут оформляться так, как будет удобнее для основной деятельности.
Цитата:
...есть ли какие-то НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, из которых следует обязательность соблюдения перечисленных выше требований к оформлению...?
Нормативными документами являются (и это подтверждается судебной практикой):

- для госорганов – «Правила делопроизводства в ФОИВ». Правила эти писались без учета реального современного делопроизводства, с думой только о бумажной организационно-распорядительной документации, - соответственно, их сплошь и рядом нарушают. Было несколько попыток признать в суде недействительными документы, не соответствующие требованиям Правил, но суды сказали, что ерунда это всё – нарушения сочли незначительными!

- для госорганов – «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009)

- для коммерческих организаций – «Основные правила работы ведомственных архивов» (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263). А «Основные правила работы архивов организаций» 2002 года нормативным документом не являются, это лишь методическое пособие.

- для коммерческих организаций – корпоративное законодательство (законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» и т.п.). Содержащиеся в нем требования к хранению документов – самые важные.

Но, конечно, не стоит забывать и о том, что если коммерческая организация является источником комплектования, то курирующий архив способен заставить её соблюдать свои требования, возможно, более жёсткие, чем те, что предусмотрены нормативными документами

Во всех правилах работы архивов требования более-менее похожие. Есть, правда, ещё один важный вопрос: «А что мне будет, если я нарушу?». Для коммерческих организаций он имеет часто решающее значение, а ответ на него зависит от формы собственности, от сектора экономики и отраслевого законодательства.
Цитата:
...справедливо ли мое понимание ситуации: требования к оформлению дел, изложенные в «Основных правилах работы архивов организаций» (и повторяемые во всех статях и учебниках по делопроизводству) – являются рекомендуемыми, и организация сама может решать, как оформлять свои документы при хранении в своем архиве.
Нет, не совсем. Полная вольница есть лишь у тех коммерческих организаций, которые не являются источниками комплектования, и у которых регуляторы «не злые».
Цитата:
...при проверке трудовой инспекцией (или иными государственными органами, имеющими полномочия проверять кадровую документацию организации) это может вызвать проблемы, нарекания, штрафы или нет (при условии, что все кадровые документы, которые организация обязана по закону хранить, она хранит и может предъявить по требованию гос.органов)?
Целый ряд регуляторов имеет право проверять и наказывать. И чем серьёзнее регулятор, тем внушительней может быть штраф. Однако чаще наказания следуют не за организацию хранения документов, а за факт несохранения конкретных документов.
Цитата:
...видите ли вы реальный практический смысл в оформлении дел в полном соответствии с рекомендациями «Основных правил работы архивов организаций»?
Организация, не являющаяся источником комплектования и не подпадающая под требования специфического отраслевого и корпоративного законодательства, по существу, должна хранить документы так, чтобы они не пропадали, чтобы доступ к ним контролировался, и чтобы при необходимости их можно было быстро найти. Если она всё это выполняет, то к ней обычно и не цепляются.

А вот кадровые дела IMHO все-таки надо формировать по правилам, поскольку они в конечном итоге могут (должны бы!) попасть в архивы, у которых нет сил на то, чтобы их переоформлять. Даже если эти правила воспринимаются как устаревшие, в данном случае действует принцип «пусть безобразно, но единообразно».
Цитата:
...Договора коллективной материальной ответственности с приложенными листами ознакомления сотрудников
Задумайтесь, для чего в первую очередь может потребоваться организации этот документ? Правильно, предъявить иск. Общий срок исковой давности – 3 года, но при этом возможно его продление, если организация с опозданием узнала о нанесенном ей ущербе. Итак, с этой целью хранить надо, как минимум, 3 года с момента увольнения последнего подписанта либо с момента прекращения действия договора – смотря что произошло раньше. А дальше смотрим цену вопроса и вероятность предъявления исков.

Следующий момент: содержит ли этот договор сведения, которые, в сущности, дополняют трудовой договор и могут в будущем (в случае трудового спора, при назначении пенсии) повлиять на права сотрудника? Если да, то и срок хранения нужно рассчитать соответственно. Далее, как его использует бухгалтерия? Если он используется в бухгалтерском учете, значит, не менее 5 лет с момента прекращения действия договора.

Поэтому, в зависимости от степени материальной ответственности и от содержания договора, одни достаточно будет хранить по ст.457 (правда, если подписантов много, то как отслеживать такой срок хранения?), а другие, возможно, стоит сохранять постоянно.
Цитата:
...Приказы руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе
5 лет.
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 09.11.2011, 18:14
optimist1981 optimist1981 вне форума
Новичок
 
Регистрация: 27.09.2011
Сообщений: 14
По умолчанию Формулирую мой основной вопрос в одном предложении.

Благодарю всех, кто высказался.
Но полная ясность не наступила. Сформулирую основной вопрос моего начального поста в одном предложении: если речь идет о частной фирме, не являющейся источником комплектования гос.архива, если при этом не зацикливаться на гражданском долге и т.п., если организация хранения и имеющийся научно-справочный аппарат позволяют мне гарантированно найти и предоставить любой документ как для предоставления справки сотруднику, так и если потребует гос.орган - ОСНОВНОЕ, ЧТО МЕНЯ ИНТЕРЕСУЕТ - ДА, ИЛИ НЕТ: если проверяющий орган увидит, что в делах листы не пронумерованы, нет внутренней описи и листа-заверителя - организации могут выписать штраф? (и на основании какого закона?) Известны ли такие прецеденты?
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 09.11.2011, 18:53
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

КоАП фактически не предусматривает наказания за неправильное оформление дел, там есть лишь статья 13.20 "Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов" - штраф до 500 руб. на должностных лиц.

Наказывать по этой статье могут "должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном дел" (которых коммерческая организация даже впускать не обязана).
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 09.11.2011, 19:07
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

все-таки лучше документы по л\составу лучше оформлять. Вдруг вы ликвидируетесь, и ваши документы руководство захочет отдать в архив. У нас, например, есть центральный архив документов по личному составу ликвидированный предприятий. Несмотря на то, что вы частная или коммерческая структура, лучше бы, конечно, если что... заключить договор (возмездный) и потом сдать туда. А вам самим разве ниего не понадобиться из тех документов кадровых, если ваша организация ликвидируется и вы все выбросите на помойку? Поэтому лучше оформить как полагается (это может, действительно, понадобиться)...
А так.... никто вас за это ругать не будет.... если вы не источник комплектования государственного архива.... Все во власти вашего начальства! Не только жить днем сегодняшним, но и завтрашним... Извините, что я так пишу. Просто я уже второй раз "поднимаю" архив организации, и все время обливаюсь горькими слезами и, кстати, вместе с теми людьми, которые хотят что-то получить и не могут... эх. Ведь, действительно, все люди надеятся на то, что они смогут потом отстоять свои права, получить лишнюю копеечку. И именно государство виновато в том, что до сих пор жестко не контролирует этот процесс. Нет справки о зарплате или стаже по тяжести, вредности и опасности, чтобы пенсию повысить, - ну так что ж.... У НАС ВСЕ РАВНО НЕТ ДЕНЕГ НА ПЕНСИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 10.11.2011, 18:26
optimist1981 optimist1981 вне форума
Новичок
 
Регистрация: 27.09.2011
Сообщений: 14
По умолчанию Оформление и хранение - разные вещи, не нужно их смешивать

Нонна, нет прямой взаимосвязи между оформлением дел и обозначенными Вами проблемами (потеря документов, невозможность найти нужный документ для подготовки справки сотруднику).
Для сохранности документов приоритетное значение имеет не то, пронумеровано ли дело и есть ли в нем внутренняя опись, а насколько эффективны действующие в фирме правила систематизации документов в дела, научно-справочный аппарат, контроль использования архивного фонда.
А что касается возможной передачи дел в гос.архив в случае закрытия фирмы... всегда можно прибегнуть к услугам аутсорсинговой компании, оказывающей такие услуги...
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архивы, личный состав, оформление дел

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра
Комбинированный вид Комбинированный вид

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Нужен ли на предприятии электронный архив кадровых документов? optimist1981 Архивы организаций 1 06.10.2011 20:22
На каком этапе происходит передача документов на хранение? Niko Правила 3 31.01.2011 18:01
Передача на архивное хранение документов прошлых лет. Natalyy Правила 0 18.11.2010 11:48
Внеофисное хранение документов Валерий Викторович Законы об архивном деле 1 29.01.2010 12:40
Передача на гос.хранение. Слава Архивы организаций 0 24.03.2008 11:30


Часовой пояс GMT +4, время: 03:13.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015