Технический архив строительной организации

[pashupati]

Прошу помощи у практиков. Организовываем архив ПТО (организация строительная). Основная масса документов- исполнительная документация (хранится 20 лет). Основной вопрос: как оформлять эти документы в дела? В ГОСТах четкого ответа нет (ГОСТ Р21.1003-2009 Учет и хр. проектной док-ции, ГОСТ Р 21.1101-2009 Основ. требования к проектной и рабочей документации, ГОСТ 2.501.88 Единая система конструкторской документации.Правила учета и хранения). Все вроде про то, да не совсем. Есть еще практический совет для инженеров ПТО http://tn-pro.ru/index.php/article/p...80-pto-eng-6-3. До сегодняшнего дня исполнительская документация складывалась в коробки на завязках, не прошивалась, описи не делались, тома не нумеровались. Вопросы: Сшивать ли на 4 прокола (чертежи, содержащиеся в томе формата А3 потом невозможно сложить из-за сшитого края, выделять их в отдельный том не целесообразно, т.к. в общем томе они имеют логичное расположение)? По сколько листов? При тугой сшивке есть сложности в снятии копий с документов (выпадает до 1/3 листа), если делать сшивку так, чтобы можно было раскрыть том на 180 градусов, том имеет расхлябанный вид и не стоит на полке. Можно ли формировать в папки-регистраторы на 4 прокола и делать не плотную сшивку ч/з отверстия? Или лучше формировать в коробки без сшивки, но листы нумеровать и делать внутреннюю опись?

[Нонна]

такие сложные вопросы вам нужно задать обязательно в государственном архиве научно-технической документации в своем регионе. Без их помощи вряд ли обойтетесь. Там очень много специфики, недаром обычный архив от науч-техн архива делают всегда отдельно, даже в простой организации

[Tasha]

Сообщение от pashupati

Основной вопрос: как оформлять эти документы в дела?

Вот несколько цитат, которые, возможно, пригодятся:

«Правила работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь» (утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.11.2003 N 38 ред. от 24.05.2012)

41. В зависимости от оборудования и форматов чертежей НТД может храниться в развернутом, сложенном или ином виде.

150. Техническое оформление единиц хранения должно быть проведено в соответствии с требованиями технических нормативных правовых актов. НТД, передаваемая на постоянное хранение, подлежит полному оформлению: фальцовке чертежей, подшивке (переплету) текстовых документов, нумерации листов, составлению внутренних описей и листов-заверителей единиц хранения, оформлению обложек единиц хранения.

151. Графическая НТД помещается в папки с тремя клапанами и завязками. В каждой единице хранения должно быть не более 50 листов чертежей, условно приведенных к формату А4 (297 x 210 мм), при толщине дела не более 3 - 4 см. Допускается помещать в одну папку несколько единиц хранения, незначительных по объему.

«Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» (утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71)

9.5.4. Техническое оформление единицы хранения заключается в складывании чертежей в соответствии с ГОСТ 2.501-88, подшивке текстовой части НТД (кроме выполненной на кальках), нумерации, составлении внутренней описи и листа-заверителя, оформлении обложки. Документы единицы хранения сшиваются нитками, применение металлических сшивателей и липкой ленты категорически запрещается.

«Правила работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий» (проект, утв. Главархивом СССР)

3.19. Складывать и брошюровать подлинники не рекомендуется.

Копии чертежей складываются так, чтобы штамп чертежа оказался на лицевой стороне сложенного листа в правом нижнем углу.

6.1. Отобранная на государственное хранение научно-техническая документация формируется в архивную единицу хранения, под которой понимается комплект, том, папка чертежей и других документов, а также отдельный чертежный лист, если он не подлежит объединению с другими документами.

В одну единицу хранения объединяются документальные материалы, относящиеся к одной стадии или части проекта (объекта).

Документальные материалы одной стадии или какой-то определенной части проекта, значительных по объему объектов могут составлять несколько единиц хранения. Документальные материалы небольших по объему частей проекта могут объединяться в одну единицу хранения.

В каждой единице хранения должно быть не более 50 листов чертежей, приведенных к "формату", равному формату 11.

[buryamgloyu]

Здравствуйте!

Как известно проектная и исполнительная документация по строительству создается проектировщиками и исполнителями работ сразу в нескольких экземплярах.
Скажите, пожалуйста, если несколько экземпляров "исполниловки" оказались в архиве строительного отдела организации-заказчика работ, имеет ли смысл хранить все экземпляры или можно лишнее выделить к уничтожению? Если можно, то каково будет основание выделения?

Заранее спасибо!