переходящие дела

[katelu]

Здравствуйте, уважаемые коллеги!

Помогите, пожалуйста, найти ответы на вопросы начинающего специалиста по ведению переходящих дел в организации:
1. Если переходящими делами являются заявление на получение лицензий (раз в 5 лет) - объем такого заявления 4 см., сами лицензии (получаем раз в пять лет), документы по аттестации автоматизированной системы (которая проходит раз в три года).
1.1. Как вести такие дела?
1.2. Какие крайние даты будут у дел?
1.3. Как отмечать такие дела в номенклатуре из года в год?
1.3. Как формировать опись дел (в случае постоянного срока хранения)

2. Мое видение проблемы:
1. Заводим переходящее дело и ставим дату заведения - дату первого документа в деле затем переносим заголовок из номенклатуры в номенклатуру с этой датой (т.е "Переходящее с 2003 года) и фомируем тома в течении лет...Но тогда непонятно как быть например с переходящим делом "Лицензии ОАО "Ромашка", ведь лицензии раз в пять лет переобновляются, следовательно, одна из них будет актуальна, а вторая уже нет...но из дела мы ее не убираем, так как оно же переходящее и дата начала уже проставленна...
тоже самое с заявлениями на получение лицензий - оно актуально пять лет до написания следующего заявления, следовательно, если пишем "переходящее с 2005", а в 2010 появляется новое заявление, то это будет уже второй том? но зачем тащить с собой сквозь года тома, некоторые из которых будут неактуальны (так как появится новое заявление на лицензию). И срок хранения у таких документов 5 лет после истечения срока действия лицензии...следовательно, какую дату закрытия дела писать, чтобы начать отсчет данного срока и все уничтожить во время...

Вообщем запуталась в край, а номенклатуру составлять нужно..да и разобраться хочется, чтобы вести свою работу качественно..

[Andrew]

Чтобы можно было что-то Вам подсказать, Вы должны сначала кое-что объяснить:
- Ваша организация получает лицензии, или выдаёт их?
- Если Вы выдаёте лицензии, то что записано по поводу хранения документов в ваших нормативных документах?
- Если Вы - получатель лицензий, то много ли их у Вас? Если немного, то почему бы не формировать отдельное дело по каждой полученной Вами лицензии? В этом случае отделять действующие от недействующих, и отбирать документы с истекшими сроками хранения на уничтожение будет проще, и с крайними датами проблемы не будет

[katelu]

Здравствуйте, Andrew.

Все по порядку:
1. Наша организация получает лицензии.
2. Лицензий около 8 шт. Сами они - 1-2 листка, а вот заявления к ним не менее 3 см.
3. Хорошо, давайте порассуждаем. допустим заводим отдельно на каждую лицензию дело. Пишем в номенклатуре на 2011 год "Переходящее с 2005" (в нем у нас одна лицензия дата, которой 2005 год и действительна она до 2010). В 2010 получили новую лицензию и, следовательно, лицензия 2005 года уже не актуальна и ее мы вынимаем из данного дела и кладем в папку "неактуальных лицензий". Тогда получается, что в номенклатуре на 2011 год мы должны написать "Переходящее с 2010 года", так как в деле у нас теперь одна актуальная лицензия и, следовательно, изменятся и крайние даты данного дела...
Или я не права.
И получается, что мы оставляем в номенклатурах "Переходящее с 2005 года" и просто формирует две папки "актуальных" и "неактуальных" лицензий. Просто, когда папка "неактуальных" лицензий наполнится до 4 см., то мы ее передадим в архив по описи и крайние даты данного дела бедут в описи с 2005-дата последней неактуальной лицензии. А когда опись будет переданна в архив, то в номенклатуре мы уже напишем, что наше дело переходящее с даты актуальной лицензии, лежащей в нем, например "Переходящее с 2020 года" и все занаво...

Н-да...заранее спасибо!

[Andrew]

Сообщение от katelu

3. Хорошо, давайте порассуждаем. допустим заводим отдельно на каждую лицензию дело. Пишем в номенклатуре на 2011 год "Переходящее с 2005" (в нем у нас одна лицензия дата, которой 2005 год и действительна она до 2010). В 2010 получили новую лицензию и, следовательно, лицензия 2005 года уже не актуальна...

Давайте (с оговоркой, конечно, что я не могу, как Finn, сослаться на практический опыт). Как только срок лицензии истёк, дело можно закрыть. Крайние даты будут в этот момент жёстко зафиксированы, и начинает отсчитываться срок хранения. А на новую лицензию заводим новое дело.

Сообщение от katelu

...и ее мы вынимаем из данного дела и кладем в папку "неактуальных лицензий".

Раз уж мы предположили, что на каждую лицензию - своё дело, то ничего никуда перекладывать не надо. Достаточно пометить где следует, что дело по данной лицензии закрыто. Оно уже никуда не переходит.

В результате дел становится больше (8 открытых плюс столько же закрытых), но управлять ими IMHO проще, потому что документы изначально раскладываются по "своим" лицензиям, а не сваливаются в одну кучу.

[katelu]

спасибо! стало уже понятнее и яснее)

[Finn]

Это довольно интересный вопрос. Мы в нашей организации сталкиваемся с похожими проблемами, как у вас.
Мы проблему решили следующим образом: дело с лицензиями было переходящим, однако в конце каждого года мы проводили экспертизу ценности лицензий и отбирали в отдельный том лицензии утратившие свою силу. То есть дело было переходящим, но часть томов дела закрывались.
Возможно также завести 2 дела с условным названием "действующие" и "недействующие" лицензии и в конце года после проведения ЭЦД дело с действующими лизензиями будет переходящим, а второе - будет закрываться.

Такой подход позволил нам отбирать документы, завершенные в делопроизводстве, однако в опись лицензии постоянного хранения шли по году закрытия дела, а не по дате документа. Хочу заметить, что архив, куда мы сдаем дела, согласился с таким подходом при условии, что мы его отразим в предисловии к описи. В противном случае мы бы не смогли представлять в архив годовые разделы описи.

[katelu]

Спасибо, Finn!

Спасибо, что поделились своим опытом и мыслями. У нас, действительно, похожие ситуации.
Только у меня есть вопросы:
1. Как вы указывали в номенклатуре дату переходящего дела "Переходящее с ____ года". Ведь если у вас 2 папки "действующие" и "недействующие" лицензии, то все равно а номенклатуре указывается дата первой лицензии их папки "недействующих" лицензий, а когда вы закрывали этот том (папку с "недействующими" лицензиями) и сдавали по описи в архив, то в номенклатуре на следующий год вы указывали дату данного передодящего дела уже по дате пенрвого документа а папке "действующих" лицензий. То есть каждый год дата переходящего дела в номенклатуре менялась?
2. и что значит написанное Вами "в опись лицензии постоянного хранения шли по году закрытия дела, а не по дате документа". Ведь если Вы закрывали ежегодно папки (тома) с "неактуальными" лицензиями, то закрывались же они по последней дате лицензии в такам томе (папки). Или я Вас совсем не поняла?

Заранее спасибо!

[Finn]

Сообщение от katelu

Спасибо, Finn!

Спасибо, что поделились своим опытом и мыслями. У нас, действительно, похожие ситуации.
Только у меня есть вопросы:
1. Как вы указывали в номенклатуре дату переходящего дела "Переходящее с ____ года". Ведь если у вас 2 папки "действующие" и "недействующие" лицензии, то все равно а номенклатуре указывается дата первой лицензии их папки "недействующих" лицензий, а когда вы закрывали этот том (папку с "недействующими" лицензиями) и сдавали по описи в архив, то в номенклатуре на следующий год вы указывали дату данного передодящего дела уже по дате пенрвого документа а папке "действующих" лицензий. То есть каждый год дата переходящего дела в номенклатуре менялась?

Вы правы, каждый год мы уточняли крайние даты, переходящего дела. Возможно, это не совсем верно, но позволило нам отбирать лицензии, утратившие свою юридическую силу, на хранение.

Сообщение от katelu

2. и что значит написанное Вами "в опись лицензии постоянного хранения шли по году закрытия дела, а не по дате документа". Ведь если Вы закрывали ежегодно папки (тома) с "неактуальными" лицензиями, то закрывались же они по последней дате лицензии в такам томе (папки). Или я Вас совсем не поняла?

Зарывались дела, если заводилось 2 дела, а не тома одного дела. (2 вариант). В первом варианте - закрывались тома, а дело оставалось переходящим.