Организация работы архива учреждения

[Lyubov]

Уважаемые коллеги! Подскажите, пожалуйста, как правильно организовать работу архива небольшого учреждения.
В соответстии с правилами работы архивов организаций, в учреждении есть работник, отвечающий за делопроизводство и архив. Но по своим должностным обязанностям к постановке и организации делопроизводства этот работник имеет очень далекое отношение. И ответственность за архив ему как в нагрузку втулили, наверное больше некому было, все отбрыкнулись. По большому счету, и архив-то особо архивом назвать нельзя: документы бухгалтерские хранятся в бухгалтерии (что, кстати, и неплохо, поскольку они сами по ним справки и готовят), кадровые документы хранит отдел кадров и тоже сам готовит необходимые справки, секретарь формирует приказы по основной деятельности и переписку, регистрирует входящие и исходящие документы, но к постановлке всего делопроизводства в учреждении отношения иметь не хочет. А ответственный за архив пройдет раз в год по отделам, отберёт дела с постоянным сроком хранения, представит описи в муниципальный архив, и хранит дела в своем шкафу до тех пор, пока не наступит время передачи на постоянное хранение в муниципальный архив. А описи на документы по личному составу так и составляются, отдельно на бухгалтерские и отдельно на кадровые документы. И как-то работают все спокойно, пусть и по-старинке, и никто их не дергает.
Но муниципальный архив решил навести порядок во всех организациях - источниках комплектования и требует от них утвердить положение об архиве. Так что теперь, собирать все документы по л/с в одно помещение, или можно и так оставить, только правильно закрепить этот порядок правовым актом?
Подскажите, пожалуйста, кто сталкивался с такой ситуацией.
Заранее благодарю за ответы.