Исправляем чужие ошибки...

[Марина Данилова]

Здравствуйте!!! Нужен совет начинающим архивистам. Принимаем в централизованный архив дела постоянного срока хранения подчинённых организаций. Описи составлены давно, дела оформлены по правилам, но встречаются пропущенные листы. Да, в листе-заверителе можно их отразить, но при этом надо исправлять и сам лист-заверитель, и обложку, и опись. Как с наименьшими исправлениями выйти из положения? Какие нормативы это регламентируют и существуют ли они вообще? Искала, но везде встречались только общие фразы.

[Марина Данилова]

Так никто и не ответил - а вопрос актуален!!!

[Евгения]

Сообщение от Марина Данилова

Так никто и не ответил - а вопрос актуален!!!

По-моему достаточно изменить лист-заверитель, в котором прописываются недостающие листы

[Andrew]

Может, пригодится:

«Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования» (Утверждена Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 157)

4. Порядок нумерации листов

4.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.

4.12. В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).

4.13. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д.

4.14. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

4.15. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение 2).

4.16. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

4.17. В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).

4.18. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

[Andrew]

Ещё на ту же тему:

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76)

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

[Andrew]

Наконец, ещё один недавний документ - при этом с конкретными ограничениями на число ошибок нумерации!

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. №403 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"

79. Все листы дела, включая помещенные в него конверты, нумеруются простым карандашом. Отдельно нумеруются лист-заверитель и внутренняя опись.

Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.

Если дело состоит из нескольких томов, а том - из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.

При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе) неучтенные листы, пропущенные номера листов, листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более 5 не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой), например, 2а, 2б и т.д. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются на листе-заверителе.

Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

80. Лист-заверитель (приложение N 12) подшивается в конце дела.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе); оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы; отражаются любые изменения в оформленных делах: изъятие, добавление документов и др. Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, вносится новый текст; изменения датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в деле.

Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

[Марина Данилова]

Спасибо за ответы, но никто не оратил внимания на мои слова:

Сообщение от Марина Данилова

Да, в листе-заверителе можно их отразить, но при этом надо исправлять и сам лист-заверитель, и обложку, и опись. Как с наименьшими исправлениями выйти из положения?

Извините, опять общие фразы. А на практика как поступаете? "Вмешиваться" в лист-заверитель - значит надо заверять своей подписью, чего делать не желательно - документы другой организации.Сдающий архивист тоже в замешательстве - они правопреемники.

[Andrew]

Сообщение от Марина Данилова

А на практика как поступаете? "Вмешиваться" в лист-заверитель - значит надо заверять своей подписью, чего делать не желательно - документы другой организации.Сдающий архивист тоже в замешательстве - они правопреемники.

Насчет практики сказать ничего не могу, а вот с точки зрения законности – см. документ о нотариальном делопроизводстве – можно составить совместно со сдающей организацией акт (думаю, один на целый ряд дел), в котором отметить выявленные недостатки. Такой акт Вам в любом случае пригодится.

На основании этого акта IMHO можно или сделать отметку (заверенную подписью и печатью, со ссылкой на акт) в старом листе-заверителе, или, сохраняя в деле старый лист, составить новый лист-заверитель.

Кстати, а почему бы Вам не написать официальный запрос в Росархив или в региональное архивное управление? И что говорят Ваши юристы?