обеспечение сохранности документов по личному составу

[Lyubov]

Уважаемые коллеги!
Помогите, пожалуйста, в такой ситуации. ОАО письмом в адрес руководства районной ад-министрации просит принять на хранение в муниципальный архив документы по личному составу ОАО и его предшественников за 1943-2013 годы, мотивируя это невозможностью дальнейшего обеспечения сохранности этих документов. Ликвидироваться они пока не со-бираются, поскольку делить с акционерами имущество, понятное дело, никто не хочет. То есть, на сегодняшний день общество считается действующим.
Однако ситуация с обеспечением сохранности документов действительно напряженная, по-скольку всех работников бухгалтерии и отдела кадров сократили, оставили одного работни-ка, который (естественно) не будет заниматься исполнением социально-правовых запросов. И когда надо получить справку о заработной плате или подтвердить стаж, людям отвечают, что с документами работать не кому, все заняты производством продукции (сейчас они вы-пускают шлакоблоки, товар ходовой, прибыль течет рекой!).
То есть предприятие есть, документы есть, а работать с ними не кому, чуть ли не на свалку готовы выкинуть! А ведь когда-то они были одним из крупных предприятий, обслуживаю-щих транспортные предприятия и колхозы. А сейчас дореорганизовывались и досокраща-лись до того, что небольшая кучка людей занимается выпуском дешевой, но ходовой про-дукции, а опытные специалисты остались без работы.
Люди возмущаются, но пока тихонечко, и в прокуратуру никто не пожалуется.
Помогите, пожалуйста, объяснить районному руководству, что ОАО обязано само хранить документы, и не только свои, но еще и правопреемников (поскольку все здания и оборудова-ние достались от них), а не сваливать этот груз на "чужие" плечи, тем более бесплатно (архив является структурным подразделением администрации и не оказывает платных услуг по хранению документов).
А главное, как все-таки заставить это ОАО обеспечить сохранность документов по личному составу и исполнять запросы граждан!
Заранее благодарю за ответы!

[Tasha]

Согласно законодательству, собственником документов, созданных до момента приватизации организации, является государство. ОАО по сути дела хранит чужие документы, даже если оно является правопреемником государственной организации. Если эти документы ему не нужны, общество вправе требовать, чтобы собственник их забрал. Закон лишь требует от него, чтобы перед передачей на хранение в государственный или муниципальный архив документы были обработаны и описаны.

Вы должны понимать, что заставить ОАО нанимать специальный персонал для работы с архивными документами никто не сможет. Реально защитить права людей можно, только приняв документы на государственное/муниципальное хранение. В подобных ситуациях, когда архивы отбиваются от документов, документы по личному составу нередко оказываются либо на помойке, либо в печке.

Уважаемые архивисты, я все понимаю и сочувствую Вам, - но гражданам, которые из-за Вашего нежелания спасти документы могут потерять свои пенсионные права, я сочувствую больше.

Я считаю, что лучше принять документы на хранение сейчас, т.к. в таком случае можно хотя бы заставить ОАО оплатить их обработку. В случае же ликвидации организации Вам, вполне вероятно, придется принять большую часть документов уже бесплатно.

Чтобы понять, какие могут быть высказаны аргументы сторон и как их оценивают суды, рекомендую посмотреть описания реальных случаев из судебной практики:

• Арбитражная практика: Спор о собственности на архивные документы, см. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2011/12/blog-post_09.html
• Арбитражная практика: Действия Государственного архива Тульской области, не принявшего документы по личному составу организации-банкрота, соответствуют законодательству, см. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2012/04/blog-post_04.html
• Арбитражная практика: При ликвидации организации и в отсутствие правопреемника архивные дела подлежали передаче в государственный архив, см. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/04/blog-post_27.html
• Арбитражная практика: Суд обязал архивный отдел администрации города принять на хранение 13 тысяч дел по личному составу организации-банкрота, см. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/05/13.html
• Арбитражная практика: Суд не поддержал госархив, считавший, что с момента перевода сотрудников на предприятие с частной формой собственности их личные дела перестали быть госсобственностью и за их хранение нужно платить, см. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/blog-post_6969.html
• Судебная практика: Дело об утрате кадровых документов прекращено в связи с отсутствием состава административного правонарушения, см. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/blog-post_2.html

[Lyubov]

Уважаемая Tasha!
Большое спасибо за подробный и, как всегда, компетентный ответ. По сути, я с Вами согласна, что документы лучше принять в муниципальный архив и спасти, чем оставить на произвол судьбы в ОАО. Но знаете, как не хочется пахать "за того дядю", который сделал все так, как именно ОН хотел, да еще над тобой и посмеивается. И уж точно тратиться на упорядочение передаваемых документов он не будет. Да, слабо еще наше законодательство, которое ну вот обязало бы его выполнить все требования архива! А на деле получается, что выдвигая определенные условия, при которых архив готов принять документы на хранение, мы тем самым прописываем себе большой головняк. А в архиве работает только один работник, и зарплата у него копеешная...