Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Нормативная база архивного дела > Правила

Правила Обсуждаются Основные правила, Правила работы с разными типами документации

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 13.12.2011, 06:14
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
Exclamation личное дело студента(продолжение)

Хочу продолжить еще одну проблему в формировании личного дела студента. Один из важных включаемых документов является "учебная карточка". Там вносится все необходимые данные по студенту: его оценки, адрес, форма обучения....на мой взгляд это похоже как на справочную функцию, т.е. там фиксируется необходимый сбор информации. Сам же документ не имеет даты начала (когда это карточка заводилась). Мне бы хотелось увидеть мнение форумчан по этому вопросу, т.к. крайними датам "дела"(например по л/с) является приказ о приеме и об увольнении. Если следовать этой логике, то крайними датами "дела" студента является приказ о зачислении и отчислении. Но у сотрудников возникла идея, все эти приказы вносить в эту карточку, в этом я и вижу проблему потом обозначения крайних дат дела. Однако они заявляют что вот есть карточка, там все есть. Ощущение что они не понимают что является датой документа, хотя преподают ДОУ.
Как мне их убедить?
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 13.12.2011, 10:51
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

Действительно, практически везде датой личного дела ставят даты приказов о приеме и об окончании. Тут скорее всего дело в Инструкции по делопроизводству каждого конкретного предприятия (ВУЗа). У меня лично есть стойкое убеждение, что крайними датами любого дела должны являтся дата первого и последнего документа в деле по хронологии. Любой студент (работник) сначала пишет заявление! Это самый ранний документ, наверное, в любом деле. У меня в архиве ВУЗа нет ни одной нормальной описи архивной, а те, что были утверждены - по ним работать нельзяо, и я получила согласие от ЦГА их "упорядочить". Ну, в общем, это все равно что пересоставить. Отвлеклась. Так вот, когда я ныные составила опись личных студентов, окончивших .... с 1959 по 1971 гг., то я крайнимит датами всех дел ставила крайние даты документов по хронологии! И в описи в предисловии я именно так и указала, почему я это сделала. Мне все утвердили без замечаний. Но это мое мнение. Если вы будете ставить даты по приказам, то тоже, наверное, не будет это большой ошибкой. Опять же проконсультируйтесь по этому вопросу с курирующим архивом и одновременно поговорите с учебными подразделениями (проректор по УР, Учебное управление и пр.). И занесите установленное мнение раз и навсегда в Инструкцию по делопроизводству.
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 13.12.2011, 11:21
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
Unhappy

Спасибо Нонна, что вы неравнодушны. Но не все так просто как на первый взгляд кажется. Первая проблема нашего уч. учреждения это недоработанная инструкция по д/п. Там скупо все описано о передаче дел на хранение в архив(и тем более даже этот минимум ужасно нарушают).
Вторая проблема - мы не являемся источником комплектования, но я наладила связи с обл. архивом(тем более когда-то тамошние специалисты нам читали предмет), и они мне по доброте душевной просто разложили мне логическую цепочку, которую я тут представила.
И они же дали мне образец включаемых документов, а также правила оформления и хранения л.д. студентов образцововго Хабаровского ВУЗа. но там нет четких прописанных истин по моему вопросу(т.е. что за чем следует).
Третья проблема я с ней столкнулась когда я принялась описывать все л.д. выпускников старейшего техникума с 1947 года, это работа объемная и надолго, но уже с помощниками(одна я просто зароюсь в таком бардаке) мы обнаружили проблему "крайних дат" л.д. Т.к. выяснилось что уровень д/п в те времена был ужасен, документы располагаются как попало, и не в том комплексе который принят. Поэтому приняли решение смотреть самый "ранний " документ и самый "поздний" в пределах одного дела. Но здесь можно списать на древность, низкий уровень профессионализма и т.д. А в современных л.д. должно же быть уже на уровне, тем более уже столько нормативных документов принято и есть(даже если они мало изменялись)
И опять сталкиваешься с разнобойным мнением тех сотрудников, которые наоборот должны знать д/п как никто другой, а видишь совсем другое.
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 13.12.2011, 23:38
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от lemani Посмотреть сообщение
Третья проблема я с ней столкнулась когда я принялась описывать все л.д. выпускников старейшего техникума с 1947 года, это работа объемная и надолго, но уже с помощниками(одна я просто зароюсь в таком бардаке) мы обнаружили проблему "крайних дат" л.д.
Уважаемая lemani, пожалуйста, не записывайте меня сразу в ретрограды и равнодушные – но в нашей профессии принцип разумной достаточности тоже имеет право на существование.

Вы – не источник комплектования, и при это тратите время на наведение образцового порядка в документах временного срока хранения, которые уже через десять с небольшим лет начнут потихоньку уничтожаться. Чем это оправдано? Эти документы столь важны и востребованы? И точные крайние даты дел 1940-50-х годов столь необходимы, что оправдывают полистный просмотр дел? IMHO ни в одной коммерческой организации Вам бы просто не позволили тратить рабочее время и другие ресурсы, если бы Вы не продемонстрировали ощутимую отдачу от этой деятельности.

Я бы, скорее, сначала добился порядка с формированием текущих дел, а затем пошёл наводить порядок от текущего дня в глубь веков, обрабатывая те дела, которым предстоит храниться дольше всего, и которые, думаю, больше будут востребованы.
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 14.12.2011, 09:43
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
По умолчанию

[QUOTE=Andrew;9973]Уважаемая lemani, пожалуйста, не записывайте меня сразу в ретрограды и равнодушные – но в нашей профессии принцип разумной достаточности тоже имеет право на существование.

Вы – не источник комплектования, и при это тратите время на наведение образцового порядка в документах временного срока хранения, которые уже через десять с небольшим лет начнут потихоньку уничтожаться. Чем это оправдано? Эти документы столь важны и востребованы?


уважаемый Андрей, я не хотела вас так "обидеть" тем, что якобы записала вас в равнодушные, вовсе нет, тем что вы сюда написали уже говорит об обратном , спасибо.
Но внимательней прочтите мое сообщение об описи дел с 1947 года, я там четко написала "л.д. ВЫПУСКНИКОВ" техникума с 1947, это как вы сами понимаете документы постоянного (а не временного)срока хранения, то бишь 75-В
Этой описи никто не делал, за все время существования техникума, а ему столько же сколько и области 65 лет. Т.е. я хочу сказать, никто не знал и не знает( в том числе и я) что и в каком количестве, и какие по срокам хранения документы в архиве находятся. ЗНаю лишь поверхностно.
Текущие дела всегда есть, и за этим не угнаться, но чтобы создавать эл. архив, чтобы были описи, надо начать делать то, что еще никто не делал. Мне в этом выделили помощников среди студентов, я контролирую эту работу, одновременно делаю текущую. Но здесь настолько все запущено, что что ударяйся "в глубь веков", что ударяйся в настоящее - везде требуется наведение порядка, хотя бы приближение к тем стандартам, которые существуют для сохранности документов.
Надеюсь у вас волосы на голове не зашевелились?
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 13.12.2011, 11:41
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
По умолчанию

Еще забыла отметить, когда я поработала первые полгода, мне зам. директора по УВР подкинул идею о Положении о л.д. студента. Я взялась за эту идею разработать, чтобы привести к какой-то одной системе формирование л.д. По примеру одной Академии Уральской мы Положение это разработали, и начали смотреть как оно работает. Людям было многое непривычно, и много чинили препятствий, я старалась контролировать исполнение. Но у каждого учр-ия специфика работы своя, и вот "обкатывая" это Положение уже выявились "-" и "+".....теперь еще и "крайние даты" добавились(к сожалению этот момент не заострен в Положении), еще на последнем совещании когда заговорили про эту учебную карточку, я перечитав Положение убедилась что сотрудники быстро забыли что многие их "идеи" уже описаны в ПОложении, но видимо или забыли или не читали внимательно. Исходя из всех наблюдений и препонов , я задумала с Н.Г. внести поправки в Положение, обсудив некоторые из них на совещании(тем более статус техникума меняется), и заодно поднимутся проблемы в недопонимании некоторых моментов д/п. Как думаете, это хороший вариант?
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 13.12.2011, 11:37
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

нет нигде четких инструкций по поводу ведения личных дел ни студентов, ни работников. Это дело вашего руководства. Пусть они разработают инструкцию по ведению личных дел студентов. Это, кстати, потом на будущее и будет кусок общей нструкции по делопроизводству. Она должна быть обязательно. Пусть кто-то берется за ее разработку и внедрение. Хотя это равносильно практически диссертации. Ваше руководство пусть посмотрит (или вы) как дело обстоит в других вузах, возьмет себе на заметку и составит свою концепцию. Главное в этой концепции то, что важно понять главное: необхоидмо решить, какие документы должны быть обязательно. Это видно по запросам бывших студентов (проведите маркетинг) и преподавателей и др. параметрам.
Я почему так пишу детально и с душой? Да потому что у меня тоже самое в ВУЗе. и пока мы с вами за это дело не возьмемся - ничего не будет.
И еще - как это вы не являетесь ничьим источникоа комлектования??? Потому что вы - техникум (колледж),а не ВУЗ??? У нас сейчас за это в СПб взялись. В том смысле, что идет вовсю присоединение колледжей к ВУЗам по специализации
Ответить с цитированием
  #8  
Старый 13.12.2011, 11:44
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
По умолчанию

ну в том-то вся и редиска, мы были федералами, и были сами по себе. По нам не приняли решение к кому присоединить. Теперь с Н.Г, переходим на обл. бюджет, но все также молчат по-поводу нашего присоединения. Соседний колледж присоединили к универу, а мы - техникум(уж чуть ли не единственный теперь)пока еще самостоятельны. Честно? я бы не хотела присоединения, тут такой завал, раскапывать 5 лет надо. а я одна
Ответить с цитированием
  #9  
Старый 13.12.2011, 13:40
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

Вы все правильно решили
Ответить с цитированием
  #10  
Старый 13.12.2011, 13:55
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
Cool

спасибо за поддержку, важно обсуждать с опытными людьми. а то я там одна, хоть и учат дисциплине "архивоведение и делопроизводство"но к сожалению на практике всё запущено
я себя чувствую революционером, хотя тоже училась в этом же техникуме, правда тогда был препод.состав иной, сильнее......
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архивы, личное дело

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра
Комбинированный вид Комбинированный вид

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Личное дело студента lemani Правила 6 13.12.2011 10:52
личное дело з/к ГУЛАГ НКВД Sviat101 Поиск архивных документов 1 03.12.2011 01:07
Продолжение к теме "Пропал в августе 1941" Галина Владимировна Поиск архивных документов 0 15.05.2011 14:01
Личное дело погибшего летчика Виталий Филиппов Поиск архивных документов 2 01.10.2010 09:03
Жалоба от Сегодин М.М. на личное сообщение Сегодин М.М. Нарушения и санкции 2 28.03.2010 09:40


Часовой пояс GMT +4, время: 01:04.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015