Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций

Архивы организаций Обсуждение опыта и проблем

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 16.06.2011, 13:12
Шутова Ольга Шутова Ольга вне форума
Новичок
 
Регистрация: 13.06.2011
Сообщений: 28
По умолчанию Номенклатура дел в организации

Доброе время суток. У меня возникла такая проблема. Я работаю в офисе, в котором находиться еще 3 организации, делопроизводство по которым веду я одна (организации небольшие, конкурсные предприятия, оценочная компания). Устроена я только в одной.У нас есть архивная комната, в которой хранятся текущие дела и документы прошлых лет. Руководитель дал задание навести порядок там. Составить номенклатуру дел.
Вопросы:
1. Как мне ее составлять. По каждой организации? Или одну сделать типовую.
2. Так же необходимо составить инструкцию по делопроизводству. Ее тоже делать на все или на одну? И последний вопрос
3. Организация где устроена - ООО, они сдают вообще документы после ликвидации в архив городской. Если сдают, то какие документы?
Спасибо
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 16.06.2011, 16:14
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Шутова Ольга Посмотреть сообщение
1. Как мне ее составлять. По каждой организации? Или одну сделать типовую.
Каждая организация должна утвердить собственную номенклатуру, так что документов в любом случае будет 4. Если состав документов одинаковый, то и номенклатуры могут быть одинаковыми.

Проще сначала разработать одну, достаточно типичную. Затем использовать её в качестве заготовки для номенклатур остальных трех организаций.

Цитата:
Сообщение от Шутова Ольга Посмотреть сообщение
2. Так же необходимо составить инструкцию по делопроизводству. Ее тоже делать на все или на одну?
Тот же ответ. Вы должны сделать 4 документа.

Цитата:
Сообщение от Шутова Ольга Посмотреть сообщение
3. Организация где устроена - ООО, они сдают вообще документы после ликвидации в архив городской. Если сдают, то какие документы?
Вот что сказано в Законе об архивном деле по поводу судьбы документов в случае ликвидации организации:

Цитата:
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статья 23

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Кстати, вот Вам ещё одна полезная цитата:

Цитата:
Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"

Статья 50. Хранение документов общества и предоставление обществом информации


1. Общество обязано хранить следующие документы:
  • договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;
  • протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
  • документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
  • документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
  • внутренние документы общества;
  • положения о филиалах и представительствах общества;
  • документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
  • протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
  • списки аффилированных лиц общества;
  • заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
  • иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

3. Общество обязано обеспечивать участникам общества доступ к имеющимся у него судебным актам по спору, связанному с созданием общества, управлением им или участием в нем, в том числе определениям о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления или заявления, об изменении основания или предмета ранее заявленного иска.

4. Общество по требованию участника общества обязано обеспечить ему доступ к документам, предусмотренным пунктами 1 и 3 настоящей статьи. В течение трех дней со дня предъявления соответствующего требования участником общества указанные документы должны быть предоставлены обществом для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество по требованию участника общества обязано предоставить ему копии указанных документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление таких копий, не может превышать затраты на их изготовление.
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 04.02.2015, 16:15
Документовед Документовед вне форума
Новичок
 
Регистрация: 29.01.2015
Сообщений: 2
По умолчанию

Коллеги, прошу совета. Проблемы возникли с согласованием номенклатуры дел крупного вуза с архивным учреждением, которое необходимо осуществлять раз в 5 лет (в соответствии с п.3.4.6. Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В конце 2013 года была составлена номенклатура дел на 2014, согласована внутренней ЭК вуза и передана на согласование в областной архив (последний раз согласование проходили в 2009 году). До настоящего времени (февраль 2015) согласования так и нет. Мы были вынуждены утвердить номенклатуру без согласования с архивным учреждением и год по ней работали. В конце 2014 мы утвердили НД на 2015 год, и тут позвонили из областного архива, сказали, чтобы мы забирали свою НД на доработку, только потом нам ее согласуют. Теперь не понятно, что делать в 2015 году с НД на 2014 год, которую еще и править надо в соответствии с замечаниями архива, если мы уже отработали по ней. Возникает несколько вопросов:
1. в какие сроки архивное учреждение должно согласовывать НД, если номенклатура корректируется и переутверждается ежегодно?
2. имели ли мы право утверждать НД без согласования архивного учреждения?если нет, то как в таком случает выстраивать работу, если процедура согласования длилась больше года?
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 25.02.2016, 09:50
Екатерина0408 Екатерина0408 вне форума
Новичок
 
Регистрация: 20.11.2015
Сообщений: 3
По умолчанию ????????!!!!!!!!!!

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста где можно помимо Перечня ознакомиться со сроками хранения документов инженерно-эксплуатационного отдела, главного инженера.
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 17.06.2011, 09:24
Шутова Ольга Шутова Ольга вне форума
Новичок
 
Регистрация: 13.06.2011
Сообщений: 28
По умолчанию

Спасибо. Все ясно и понятно стало
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 14.07.2011, 12:59
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

Здравствуйте, кто поможет?
Сколько моему планово-финансовому управлению хранить данные документы?

Отчет (справка) об использовании средств федерального бюджета по состоянию на первое число месяца квартала, следующего за отчетным периодом (по форме согласно Приложению № 1)

Сведения об исполнении федерального бюджета за истекший период и об ожидаемом помесячном исполнении расходов федерального бюджета до конца текущего финансового года по состоянию на 1 число месяца, следующего за отчетным (по форме согласно Приложению № 2)

Документы (справки, таблицы, сведения) о результатах финансово-экономической деятельности за квартал Университета и филиалов

Статистический отчет по форме П-4, ежемесячный и квартальный

Отчет о контингенте Университета и филиалов

Мониторинг введения новой системы оплаты труда Университета и филиалов

Отчет 1-к, отчет 2-к
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 15.07.2011, 01:19
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

1) Руководитель планово-финансового управления вообще-то должен знать сроки хранения «своих» документов (даже если он ничего не слышал о существовании Перечней)

2) Сроки хранения в любом случае нужно будет (чтобы себя же подстраховать) согласовать с руководителем подразделения и с юристом

3) В качестве отправной точки, возьмите Перечень 2010 года:
Бухгалтерская (финансовая) отчетность ст.351
Бюджетная отчетность ст.352
Статотчеты – ст.467 (основные виды деятельности) ст.469 (вспомогательные)
Штатное расписание – ст.71, штатная расстановка – ст.74
ст.594 – совершенствование различных форм оплаты труда
Ответить с цитированием
  #8  
Старый 14.11.2011, 12:22
klen2066 klen2066 вне форума
Участник форума
 
Регистрация: 21.01.2011
Сообщений: 60
По умолчанию

Здравствуйте. Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру. Сроки хранения, соответственно, аналогичны срокам хранения на бумажных носителях? По логике "да". Но ведь, носители, не долговечны... Спасибо.
Ответить с цитированием
  #9  
Старый 14.11.2011, 15:13
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от klen2066 Посмотреть сообщение
Здравствуйте. Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру. Сроки хранения, соответственно, аналогичны срокам хранения на бумажных носителях? По логике "да". Но ведь, носители, не долговечны... Спасибо.
Как правило, требуется ведь сохранить документы, а не носитель

Поэтому, когда срок службы носителя подходит к концу, либо носитель морально устаревает, перепишите электронные документы на новый носитель (старый, для верности, тоже можно продолжать хранить). Желательно, конечно, составить соответствующий внутренний нормативный документ, действовать в соответствии с ним, и задокументировать всю процедуру перезаписи.

Если электронные документы нужно хранить дольше 7-10 лет, рано или поздно встанут проблемы, связанные с устареванием форматов, носителей, оборудования и программного обеспечения. Может понадобиться преобразование документов в более современные, читаемые форматы - то, что в мировой практике называется "конверсия" или "миграция". К сожалению, пока законодательство России не "поддерживает" выполнение миграции, и её сейчас можно использовать или для собственных нужд, или, в корпоративной системе, на основе взаимных договоренностей.

За рубежом существует ряд стандартов, описывающие хорошую практику проведения перезаписи и конверсии/миграции. На основе одного из них сейчас готовится международный стандарт ИСО.
Ответить с цитированием
  #10  
Старый 16.11.2011, 05:28
klen2066 klen2066 вне форума
Участник форума
 
Регистрация: 21.01.2011
Сообщений: 60
По умолчанию

Спасибо. И уж совсем «простой» вопрос, который «загнал в тупик». Вот такой пример. В номенклатуру дел включено дело: «Переписка с организациями города N» за № (условно): 02-07. «Журнал регистрации документов, поступающих из организаций города N» – за № 02-12 (условно), но сам документ будет храниться в деле № 02-07. Ранее «регистрационные номера» в журнале были валовыми: 1, 2, 3 и т.д. (без добавления индекса дела по номенклатуре), ставился штамп, в сроке « вх. №» указывали индекс дела, в котором будет храниться документ и через очередной дефис – порядковый номер. Теперь, когда при фиксировании поступившего документа в журнале, решили добавить индекс (02-12). Вот тут-то и возник вопрос: если входящему документу будет присвоен номер 02-12-…, а храниться он будет в деле: 02-07. Как-то… заставило задуматься?
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архивы организаций, номенклатура дел

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра
Комбинированный вид Комбинированный вид

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Поиск документов ликвидированных организаций marina Поиск архивных документов 2 05.09.2011 23:26
Номенклатура дел Госжилинспекции Стася Традиционные методы и технологии архивных работ 0 06.06.2011 21:18
Архив головной организации и филиалов perlochka Архивы организаций 10 30.05.2011 21:11
Что с Перечнем для кредитных организаций? Rosina Законы об архивном деле 1 14.12.2009 16:23
Коммерческие организации (услуги хранения) Евгения Архивы организаций 0 23.09.2009 16:15


Часовой пояс GMT +4, время: 04:42.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015