Акты приема-передачи дел

[Natalie]

Предлагаю обсудить тему передачи документов при смене руководителя организации (не архива) или сотрудника. В нашей местячковой реалии традиция уходить с места работы, фактически побросав все созданные до и при уходящем сотруднике документы. От вновь заступившего звучит обычный ответ: "А мне никто ничего не сдавал". И вот ищет правду начальник муниципального архива, да не знает, где ее найти: то ли у руководителя организации из Списка № 1 (который безумно занят, чтобы заниматься еще и архивом), то ли искать бывшего работника (пенсионера обиженного, что ему все-таки пришлось уйти с работы), то ли составлять справку об отсутствии утерянных документов и получать за это нагоняй в архивном управлении. Думаю, что делопроизводство в этой области совершенно не поставлено. Почему то существует запись в обходном листе при увольнении: библиотека, материальный склад, например. Почему для людей, производящих документы, нет строго установленных правил по передаче документов. По крайней мере я их не нашла. Переделала подобный акт при смене заведующего архивом из Правил 1989 г. и раздаю теперь своим ответственным лицам за ведение архива в организациях. Да ведь и на них-то всерьез (на ответственных) в любой организации никто не смотрит. Нет наказания за потерю документов!!! Умница Tasha, как Вы смотрите на эту тему? Для меня это просто беда!

[Tasha]

Сообщение от Natalie

Почему для людей, производящих документы, нет строго установленных правил по передаче документов. По крайней мере я их не нашла.

Единых правил такого рода действительно нет. Однако ряд ведомств включило подобные требования в собственные нормативные документы (это могут быть служебные распорядки или инструкции по делопроизводству). И уж в «свою» инструкцию по делопроизводству службе ДОУ вполне посильно вставить, например, вот такие формулировки:

Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (Утверждена распоряжением Губернатора Московской области от 5 августа 2008 г. № 314-РГ)

3.8.5. При работе с документами в структурных подразделениях государственных органов необходимо руководствоваться следующими требованиями: …
...при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.

«Служебный распорядок Федеральной службы по тарифам» (Утвержден Приказом ФСТ России от 17 июля 2008 г. № 264-к)

16. До дня увольнения гражданский служащий обязан сдать документы и материальные ценности, которые использовались им в связи с ранее выполняемыми должностными обязанностями, что отражается в обходном листе.

Служебный распорядок Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям (Утвержден Приказом Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям от 14 ноября 2007 г. № 258)

2.11. … Не позднее дня увольнения гражданский служащий обязан сдать документы и материальные ценности по акту руководителю структурного подразделения, правительственные документы сдать в канцелярию, а также в день увольнения с гражданской службы сдать служебное удостоверение в Отдел госслужбы и кадров Управления делами.

Наличие таких формулировок не только даёт определенный дисциплинирующий эффект, но и позволяет впоследствии организации предъявить бывшему руководителю иск на возмещение убытков вследствие несдачи ими документов.

Можно, конечно, ждать пока государство введёт какие-либо жёсткие меры, заставляющие бывших и новых руководителей трепетно относиться к приёму-передаче документов (придумали же солидарную ответственность не сдавших по акту документы бывших руководителей в случае банкротства коммерческих предприятий).

Кое-что может сделать и самостоятельно служба ДОУ организации, приучая всех сотрудников, включая первых лиц, получать и сдавать документы под роспись, не держать у себя и сдавать ненужные на данный момент документы в службу ДОУ/архив организации.

[Natalie]

Tasha, огромное Вам спасибо. Уже в понедельник предложу изложенные Вами формулировки нашему юристу, чтобы сделать отдельное постановление или распоряжение главы района. Благодарю за быстрый ответ!!!