Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций

Архивы организаций Обсуждение опыта и проблем

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 21.08.2012, 22:14
Аватар для krinescu
krinescu krinescu вне форума
Новичок
 
Регистрация: 14.05.2011
Сообщений: 18
Question Помогите не специалисту.

У нас в организации 14 структурных подразделений. К каждому подразделению прикреплен номер : 01-администрация; 02- служба качества; 03-бухгалтерия, и.т.д.

Организации 12 лет, архив создали сейчас, в 2012. Назначили на полставки архивариуса не специалиста в этой области. Каждое подразделение составила свою номенклатуру дел. В архив начали сдавать только сейчас документы всех лет существования организации. Приносят по мере обработки документов в подразделений. Выходит у меня в конце года должно быть 14 описей (по количеству подразделений) или к примеру =84 описей, сколько раз принесут папки, столько раз составить новую опись?

Рассмотрим ситуацию:

07-Отдел стандартизации принесли 13 комплектов документации к 13 разным приборам 20.08.12.

В номенклатуре дел Комплект документов для утверждения типа Средств Измерений

присвоен номер 07-04.

В каждом пакете разные документы: сертификаты, акты, паспорт, РЭ, ТУ и.т.д. Хранить нужно будет вечно! В тот же день составили опись, где было указанно 13 дел, с подробным описанием и внутренней описью каждого дела. На титульном листе каждого дела указываю: ДЕЛО № 07-04/01 или ДЕЛО № 01 и до 13 ? И еще вопрос: Если этот же отдел принесет через месяц другую документацию, составить другую опись?
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 22.08.2012, 23:28
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

Как-то вы очень сумбурно написали все. Не очень-то понятно. Что значит 13 комплектов документов к 13 разным приборам? "Комплект документов", наверное, все-таки должен называться не так. Ну, например, "документы (акты, паспорта, ТУ) на..... (наименование прибора)"
Далее все Документы делятся изначально по срокам хранения на:
документы постоянного срока хранения
документы по личному составу
личные дела
документы временного (свыше 10 лет) срока хранения

Каждое структурное подразделение сдает отдельно по описи за каждый год (или в одной описи за несколько лет) документы именно по срокам хранения.
Например:
Отдел ".............."
Опись документов постоянного срока хранения за 2000 - 2005 гг.
2000 год

1. 07-22 Приказы по осн. деятельности. Том 1. 10.01.2000 - 30.06.2000. 125 листов. Постоянно
2. 07 -22 Приказы по осн. деятельности. Том 2. 01.07.2000 - 30.12.2000 120 листов. Постоянно
3. 07-22 Списки сотрудников, участников ВОв. 01.01.2000 - 31.12.2000 10 листов. Постоянно

2001 год
1. ............
2. .......

2002 год
1. ................
2. ..............

Точно также они же составляют опись на другой вид документов - с другими сроками хранения
Потом на основе их описей вы будете составлять свою ОПИСЬ (архивную), которая и будет основным учетным документом для всех дел!!! И именно эту опись после утверждерния ЭК или ЦЭПК (если надо) утверждает руководитель. И именно эта опись никогда не пересоставляется! В каждой вашей архивной описи, составленной на основе сдаточной описи структурных подразделений, должно быть столько наим енований дел, т. е. единиц хранения, чтобы опись была не очень толстой, чтобы ей удобно было пользоваться. Ну, естественно, хранить ее и в электронном виде. А в бумажном виде - лучше делать 2-3 экземпляра.
Вообщем, посоветуйте своему начальству отправить на учебу архивариуса, либо проконсультироваться в гос. архиве, либо почитать Правила работы ведомтвенных архивов за 1985 или 2002 год
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 22.08.2012, 23:37
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

Потом именно на основании своей архивной описи вы наносите на каждое дело шифр, например: Опись № 1 (пост), ед. хр. 55. Или Опись № 2 (пост), ед. хр 18. Или Опись № 1 (л\с), ед. хр. 50. Это делается для того, чтобы вы потом знали, куда это дело поставить на место, или тот, кто после вас будет работать. А ищете дела на стеллажах вы именно по вашим архивным описям. Все дела помещаются в коробки, на которых также наносится шифр с наименованием документов, которые там лежат. Например, на коробе можно наклеить такой ярлык: Личные дела, опись № 1 (л\д), 2000 год, ед. хр. с 1 по 15.
И в хранилище у вас стоят дела так, чтобы можно было что-то найти, т.е. по видам документов или по срокам хранения. Постояннка обычно стоит отдельно, а по личному составу: лицевые счета отдельно, приказы по личному составу отдельно, карточки Т-2 отдельно, зарплатные ведомости (если на кого-то нет лицевых счетов). Но эти документы все попадут в одну (или несколько описей), где учтены документы по личному составу со сроком хранения 75 лет
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 27.08.2012, 11:14
Аватар для krinescu
krinescu krinescu вне форума
Новичок
 
Регистрация: 14.05.2011
Сообщений: 18
По умолчанию

Да, сумбурно, согласна. Много вопросов в хаосе. Попробую по порядку:
В номенклатуре, структурное подразделение назвали документацию:
07-04. «Комплект документации для утверждения типа средств измерений».
Внутренняя опись состоит из следующих документов:

1.Сертификат об утверждении типа средств измерений …….№……….. от 20.05.2008
2.Описание типа средств измерений
3.Методика поверки ………
4.Акт испытаний для целей утверждения типа радиометров ...ПРИБОРА ХХХ…
5.Сопроводительное письмо……. №13-18/111111 от 21.03.2008
6.Технические условия …ПРИБОРА ХХХ…
7.Ведомость испытанных образцов …ПРИБОРА ХХХ требованиям Технических условий
8.Руководство по эксплуатации
9.Экспертное заключение о возможности опубликования
10.Программа испытаний для целей утверждения типа

И т. Д. всего 27 наименований. Это к прибору ХХХ. И так к каждому прибору, которого выпускает предприятие. Всего 13 штук (пока).
Понятно, что все документы разные, но мы не можем их разделить, потому что, все вместе они составляют информацию о приборе ХХХ. И будем хранить до тех пор, пока будет работать организация.
А может все эти документы лучше переместить в раздел Особо Ценных?
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 27.08.2012, 11:45
Г.С. Г.С. вне форума
Участник форума
 
Регистрация: 22.03.2011
Сообщений: 43
По умолчанию

Это просто постоянка ,а если эти средства измерения проектирует не ваша организация, то дело вообще до минования надобности
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 27.08.2012, 15:35
Аватар для krinescu
krinescu krinescu вне форума
Новичок
 
Регистрация: 14.05.2011
Сообщений: 18
По умолчанию

Проектируют наши сотрудники.
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архивы организаций, опись, номенклатура дел

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
помогите не специалисту Денис Доступ к архивным документам 30 21.11.2009 23:11


Часовой пояс GMT +4, время: 13:33.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015