Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций

Архивы организаций Обсуждение опыта и проблем

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 06.08.2009, 17:14
Olia Olia вне форума
Новичок
 
Регистрация: 06.08.2009
Сообщений: 6
По умолчанию составление архивных описей

Согласно положения об архиве, я должна принимать дела постоянного и долгосрочного хранения, но в архив из-за отсутствия условия хранения в структурных подразделениях передаются документы и временного срока хранения (до 10 лет). Причем они составляют большую часть фонда (вх/исх корреспонденция, служебная переписка, бухгалтерские документы и др). Подскажите пожалуйста, требуется ли на эти дела составлять архивную опись (с годовыми разделами) или учет этих дел можно вести по предоставленным при сдаче описям структурных подразделений?
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 07.08.2009, 17:11
Ludmila Ludmila вне форума
Новичок
 
Регистрация: 14.02.2009
Сообщений: 17
По умолчанию

Здравствуйте! Я работаю в банке, у нас передается в архив все, все дела принимайте по описям, единственное разделите лучше учет документов, т.е. ведите отдельно журнал прибытия на дела длительного хранения и еще один журнал на дела временного хранения. Составлять годовую опись на дела временного (до 10 лет) не рекомендую.
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 10.08.2009, 11:31
Olia Olia вне форума
Новичок
 
Регистрация: 06.08.2009
Сообщений: 6
По умолчанию

Людмила, большое спасибо за совет. Так и поступлю. Книга учета поступления и выбытия документов ведется. Её форма была взята из Основных правил архивов (прил. №24). Но есть сомнения в правильности заполнения 4 и 5 граф? В графе №4"Название, номер и дата документа, по которому поступили документы" я должна вписать опись по которой получила документы, её номер и дату? А что вписывать в графу №5 "Название и номер фонда, описи поступивших документов" - надо ли дублировать номер и дату описи, которую уже указали в 4-ой графе?
Так же не могу разобраться в нумерации фондов. Я работаю в региональном отделении крупной компании. Фактически у нас сформировано три архива - 1) управленческая документация, включая дела бухгалтерии, 2)договорная документация и 3)проектная. Каждый архив ведет спец по архиву либо ответственное лицо. Я занимаюсь комплектованием первого архива - архива ДОУ. В нем хранятся документы нескольких структурных подразделений. Если я правильно понимаю, то документы каждого структурного подразделения могут фомировать собственный фонд. Например дела ДОУ поступили в архив первыми, значит это фонд №1, затем свои дела передала бухгалтерия - образовался новый фонд №2 и т.д. Или все таки фонд это более широкое понятие в рамках крупной организации. Например, фонд - это вся документация, включающая три фактически образованных архива нашего регионального отделения? И вообще нумерация фондов организации каким-то документальным образом должна фиксироваться, напр. в положении об архиве или в каком-либо другом документе? Пожалуйста, помогите разобраться в этом вопросе! Заранее благодарю.
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 10.08.2009, 14:45
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от olia Посмотреть сообщение
Так же не могу разобраться в нумерации фондов. ... Или все таки фонд это более широкое понятие в рамках крупной организации. Например, фонд - это вся документация, включающая три фактически образованных архива нашего регионального отделения?
Фонд, как правило, представляет собой документы одной организации – фондообразователя. Существуют и другие принципы формирования фонда, но они применяются значительно реже.

С точки зрения классического архивного дела, Ваш архив является частью единого архивного фонда всей организации, содержащей документы одного из её региональных отделений.

Присваивать каждому виду документации свой номер фонда, с моей точки зрения, неправильно.
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 14.08.2009, 05:48
Ludmila Ludmila вне форума
Новичок
 
Регистрация: 14.02.2009
Сообщений: 17
По умолчанию

Здравствуйте, если у вас есть номенклатура дел, и вы не явялетесь источником комплектования гос.архива, то можно сделать номер фонда по индексу структурного подразделения, т.е. 01. Администрация, номер фонда -01, 02. Бухгалтерия, номер фонда-02, обязательно сделайте топографию, т.е пронумеруйте стеллажи и полки, и по мере поступления документов отмечайте что и на какой полке лежит.
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 14.08.2009, 09:26
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от ludmila Посмотреть сообщение
...если у вас есть номенклатура дел, и вы не явялетесь источником комплектования гос.архива, то можно сделать номер фонда по индексу структурного подразделения, т.е. 01. Администрация, номер фонда -01, 02. Бухгалтерия, номер фонда-02...
Это один из возможных вариантов (хотя я бы номер структурного подразделения так бы и называл, а не переименовывал зачем-то в "номер фонда"). Этот вариант хорош для организаций с редко меняющейся структурой.

Если же структура меняется часто, то может оказаться выгодней упорядочивать документы по функциональному признаку (и так же строить и номенклатуру дел). Т.е. 01 - Административные документы (могут вестись несколькими подразделениями), 02 - Документы бухгалтерского и налогового учёта и т.д. Для России это нестандартный подход, но за рубежом он очень широко распространён.
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 15.08.2009, 12:38
Ludmila Ludmila вне форума
Новичок
 
Регистрация: 14.02.2009
Сообщений: 17
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от andrew Посмотреть сообщение
Это один из возможных вариантов (хотя я бы номер структурного подразделения так бы и называл, а не переименовывал зачем-то в "номер фонда"). Этот вариант хорош для организаций с редко меняющейся структурой.

Если же структура меняется часто, то может оказаться выгодней упорядочивать документы по функциональному признаку (и так же строить и номенклатуру дел). Т.е. 01 - Административные документы (могут вестись несколькими подразделениями), 02 - Документы бухгалтерского и налогового учёта и т.д. Для России это нестандартный подход, но за рубежом он очень широко распространён.
в книге учета всегда есть название фонда и номер фонда тем более даже есл структура меняется, то номер фонда ликвидированного структурного пораделения больше не используется, а в случае переименования отдела- идекс по структуре остается прежний у нас
Ответить с цитированием
  #8  
Старый 15.08.2009, 13:12
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от ludmila Посмотреть сообщение
в книге учета всегда есть название фонда и номер фонда
А кто запретит - в коммерческой организации, не являющейся источником комплектования - поставить любые иные названия граф в этой самой книге?
Ответить с цитированием
  #9  
Старый 17.08.2009, 08:31
Ludmila Ludmila вне форума
Новичок
 
Регистрация: 14.02.2009
Сообщений: 17
По умолчанию

Да даже в государственной никто не запретит, так как наше государство архивы не контролирует, даже государственые организации, контроль чисто формальный. Тем более правила работы архивов чисто формальные, никого ни к чему не обязывают.

Последний раз редактировалось Ludmila; 17.08.2009 в 08:34.
Ответить с цитированием
  #10  
Старый 10.08.2009, 16:11
Olia Olia вне форума
Новичок
 
Регистрация: 06.08.2009
Сообщений: 6
По умолчанию

Спасибо. Если я правильно сделала вывод, то получается, что в учетных документах архива, где должен указываться номер фонда, я данную информацию просто "опускаю". И к примеру, архивный шифр, который наносится на каждую единицу хранения будет состоять только из номера описи и через дробь единицы хранения?
Кстати если не составлять архивную опись на дела временного хранения (до 10 лет) получается этим делам и архивный шифр не надо присваивать?
Существует еще один вопрос по размещению дел в хранилище. Действительно ли дела в архиве должны располагаться в последовательности предусмотренной описью? В нашем хранилище дела вне зависимости от сроков хранения располагаются по структурно-хронологическому принципу, и в последовательности согласно описям. Опись структурного подразделения составлялась одна на все дела - временного (до 10 лет) и постоянного хранения. Но так как на дела постоянного хранения нужно составить отдельную архивную опись возникает вопрос, обязательно ли чтобы дела временного (до 10 лет) и постоянного хранения стояли на разный стеллажах или можно оставить как есть, а в архивной описи дел постоянного хранения в примечании указать номера стеллажей и полок на которых они размещены?
Поделитесь, пожалуйста опытом. Вроде бы пустяк, а у меня получилась проблема))
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архивы организаций, учет документов

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра
Комбинированный вид Комбинированный вид

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход


Часовой пояс GMT +4, время: 22:59.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015