Инфодокум-2012: Некоторые впечатления и выводы

[Tasha]

Инфодокум-2012: Некоторые впечатления и выводы

Конференция «Инфодокум-2012: Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления» проходила 21-22 мая в конгресс-центре Правительства Москвы (бывшем здании СЭВ). Участников было меньше, чем год назад, зато приехало много специалистов их регионов и из муниципальных органов власти, с которыми было очень интересно пообщаться.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.com/2012/05/2012_24.html

[Г.С.]

Наши специалисты всё настойчивее требуют официальных рекомендаций относительно того, как им работать с электронными документами, и особенно – как их хранить.

Вот вопрос, который меня интересует уже в течении нескольких лет. Будут ли документы постоянного и долговременного хранения храниться в электронном виде? Если будут, то как?? Будут ли востребованы описи, которыми можно пользоваться, как в электронном, так и в бумажном (т.е. распечатанном) виде?

[Tasha]

Сообщение от Г.С.

Будут ли документы постоянного и долговременного хранения храниться в электронном виде?

На этот вопрос ответ уже дан. Скажем, госконтрактам установлен срок хранения "постоянно", а при проведении электронных закупок такие контракты могут заключаться только в электронном виде. Есть и другие виды изначально-электронных документов, которым установлены длительные и постоянные сроки хранения, а в ближайшее время появится ещё и электронный нотариат, электронное кадровое делопроизводство и т.п.

Если будут, то как??

На этот вопрос ответа пока нет. Технические решения есть, но нужно, чтобы эти технические решения признавались нашим правом.

Будут ли востребованы описи, которыми можно пользоваться, как в электронном, так и в бумажном (т.е. распечатанном) виде?

Те, кто ещё не ведёт и не хранит описи в электронном виде (пусть даже есть распечатанные официальные экземпляры), IMHO сам себе на будущее готовит проблемы

[Нонна]

Сообщение от Tasha

Технические решения есть, но нужно, чтобы эти технические решения признавались нашим правом.

Где прочитать эти технические решения?

[Tasha]

Сообщение от Нонна

Где прочитать эти технические решения?

По некоторым вопросам можно найти отдельные статьи и документы на русском языке, но, к сожалению, в большинстве случаев за сколько-нибудь подробными разъяснениями и рекомендациями приходится обращаться к зарубежной литературе.

Если интересует что-то конкретное, спрашивайте - постараюсь подобрать ссылки. Список моих собственных статей с гиперссылками на их тексты можно скачать в виде PDF-файла здесь: http://files.mail.ru/PXUQSA

[Нонна]

Интересует
- на чем сохранять (диски, дискеты, флешки и т.д.)
- как хранить в архиве (ведомственном) - какие требования к хранению?
- как описывать (учитывать по архивным правилам) + согласовывать с гос. архивом - они ведь как-то должны проверять все это

И вообще что-нибудь о том, кто гарантирует и какая технология, постоянное (вечное) хранение, и вообще хранение более 10 лет, в электронном виде. Кто гарантирует, что данный вид носителя 2012 года будет прочитан в 2050, 2100 ... годах?

[Tasha]

Сообщение от Нонна

Интересует - на чем сохранять (диски, дискеты, флешки и т.д.)

Выбор носителей зависит от оснащённости ведомства. На мой взгляд, удобнее хранить документы в онлайн-системах на жёстких дисках, изготовляя, по мере надобности, резервные копии на съёмных носителях. С точки зрения доказательства неизменности документов, удобны носители однократной записи (в частности, CD и DVD-диски).

Вообще говоря, можно использовать самые разные технологии, но они должны подкрепляться соответствующими организационными мерами, тем более жёсткими, чем менее надёжны и защищены носители информации.

...как описывать (учитывать по архивным правилам)

IMHO описание должно вестись в электронном виде, лучше - в виде базы данных с хорошей системой поиска. Описание, естественно, должно учитывать имеющиеся требования; стоит также принять во внимание на международные стандарты архивного описания, выпущенные, например, Международным советом архивов.

...кто гарантирует и какая технология, постоянное (вечное) хранение, и вообще хранение более 10 лет, в электронном виде.

На сегодня этого можно добиться только путем постоянных совместных усилий архивистов, ИТ и юристов, включающих в том числе выбор форматов, регулярную конверсию и миграцию документов, контроль читаемости, резервирование, обеспечение информационной безопасности, тщательнейшее документирование всех действий с документами и многое другое. Технологии хранения будут меняться в течение срока хранения. Просто поставить документы на полку, как бумажные, пока что нельзя.

У нас в стране уже накоплен успешный опыт сохранения информации в течение десятилетий. За рубежом имеется и опыт сохранения правового статуса электронных документов, но для того, чтобы им воспользоваться в полной мере, нужно менять законодательство.

как хранить в архиве (ведомственном) - какие требования к хранению?

Если в двух словах, то нужно с умом выбрать носители и форматы, организовать резервирование и регулярный контроль читаемости. Желательно хранить электронные документы в холодном и сухом помещении, с минимальными перепадами влажности, - но в крайнем случае можно вместо этого жёстче контролировать состояние носителей и чаще их обновлять. Само собой, нежелательно хранить бумажные и электронные документы вперемешку.

[Tasha]

Для начала можно посмотреть следующие документы и статьи (честно скажу: перечисляю те статьи, ссылки на которые быстро удалось найти; есть много других интересных публикаций):

Текст проекта стандарта ГОСТ Р «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», http://www.pk6.eos.ru/upload/pk6/fil...-2005_1red.pdf

Текст проекта стандарта ГОСТ Р «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности», http://www.pk6.eos.ru/upload/pk6/fil...15801-2009.pdf

РД 52.19.568 – 2010 (Росгидромет), «Руководящий документ. Организация комплектования, учета, хранения и использования документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении», 2011, http://www.meteo.ru/egfd/law/rd3.htm

«Архив электронных документов и информационных ресурсов. Порядок учета, хранения и применения электронных документов и информационных ресурсов», технический кодекс устоявшейся практики Республики Беларусь, http://tnpa.by/tnpa/TnpaFiles/pdf/tk...ive-proekt.pdf

В.Тихонов «Обеспечение сохранности электронных документов», http://www.aiteh.ru/index.php?page=o...nyh-dokumentov

С.Зверева «Длительное хранение электронных документов. Проблемы и решения», 2006, http://citcity.ru/13935/

В.Тихонов «Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения», 2006, http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5150 (в Интернете можно найти ещё несколько статей Тихонова по этой тематике)

Н.Храмцовская «Как хранить электронные документы? Советы эксперта», 2008, http://ecm-journal.ru/docs/Kak-khran...ehksperta.aspx

«Электронные госархивы: отечественные традиции», 2011, http://www.cnews.ru/reviews/free/gov...rticle11.shtml

Н. К. Карачун «Долговременное сохранение электронной информации», http://belarus.iba.by/pub/28_12_2005.pdf

[Tasha]

На сайте Гильдии управляющих документацией выложены материалы Инфодокума 2012

См. подробнее6 http://www.gdm.ru/meropr/31.05.2012/5567//5623/