Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Методы и технологии архивных работ > Традиционные методы и технологии архивных работ

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 13.10.2010, 22:36
katelu katelu вне форума
Новичок
 
Регистрация: 11.10.2010
Сообщений: 14
Exclamation прошито, пронумеровано (оформление)

Друзья!

Помогите пожалуйста профессиональным советом.
Как оформлять и кто подписывает нашлепку "прошито, пронумеровано"?
1. Если это копия документа, то мы ее прошиваем, клеим нашлепку на обороте документа, ставим печать, захватывая край нашлепки, а вот кто должен ставить подпись - уполномоченное на то лицо (имеющее право подписи документов в компании) или может расписаться и делопроизводитель?
Просто здесь, видимо, суть в чем - если мы имеем ввиду заверение копии документа, то тогда полномочным лицом подписываем, а если просто защита документа от подделки и фиксация количества листов, то - делопроизводитель...
Но дело в том, что ГОСТ и Метод. рекомендации 2009 года устанавливают реквизит и правила заверения документов..а не нашлепки..
2. Если прошивается оригинал документа (например, договор). Чья подпись и нужна ли печать...

Просто крик души...Хочется ясности и понимания.

заранее спасибо!
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 13.10.2010, 23:26
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Посмотрите здесь:
Ваш вопрос: Кто имеет право заверять копии? // Секретарь-референт. - 2009. - № 11. - С.48-49. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=64976
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 14.10.2010, 07:08
katelu katelu вне форума
Новичок
 
Регистрация: 11.10.2010
Сообщений: 14
По умолчанию

Спасибо, но это немного не то, что хотелось бы узнать.
Важно понять заверяем мы реквизитом "Верно" или нашлепкой "прошито, пронумеровано"?
И каким порядком мы прошиваем документ (копии и оригиналы).

заранее спасибо!
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 14.10.2010, 10:13
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

Если суммировать то, что можно найти в разношёрстных нормативных документах, то картина получается примерно следующая:

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три или четыре прокола [если три, то в центре, от центра вверх и вниз по 5 см; если четыре – то на расстоянии 5 см], через которые пропускается скрепляющий материал (нить).

Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить плотный лист бумаги (размер и форма варьируются, чаще – прямоугольной формы 10 x 6 см или 5 x 6 см, но иногда встречается, например, круг диаметром 40-45 миллиметров), обычно с заверительной надписью вида:

┌─────────────────────────┐
│В данном документе прошито и
│пронумеровано 6 (шесть) листов
│ Верно
│Начальник протокольного сектора
│Личная подпись Н.Г.Двигалева
│"___" ____________ 2004

│М.П.
└─────────────────────────┘

Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен.

Иногда на наклейке текст не печатается, и в этом случае печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажную наклейку, заклеивающую концы нити.
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 16.10.2010, 20:01
katelu katelu вне форума
Новичок
 
Регистрация: 11.10.2010
Сообщений: 14
По умолчанию

Спасибо Вам, Andrew!

Теперь ясно как сброшуровывать копии. Уже легче.
А что делать, если сброшуровываются оригиналы документов (договоры, инструкции, объемные протоколы и др.)? как в этом случае оформляется нашлепка и кто ставит подпись?

Спасибо!
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 16.10.2010, 21:16
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от katelu Посмотреть сообщение
А что делать, если сброшуровываются оригиналы документов (договоры, инструкции, объемные протоколы и др.)? как в этом случае оформляется нашлепка и кто ставит подпись?
А зачем Вы их брошюруете?
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 18.10.2010, 15:03
katelu katelu вне форума
Новичок
 
Регистрация: 11.10.2010
Сообщений: 14
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Tasha Посмотреть сообщение
А зачем Вы их брошюруете?
Просто это конфиденциальные документы, которые необходимо защитить от подмены листов. Разве мы не правы? Не будут же такие документы передаваться в другую организацию или храниться у нас просто в файле папки-скоросшивателе.
или в принципе не брошюруются оригиналы документов? Те же договоры.
Ответить с цитированием
  #8  
Старый 18.10.2010, 20:53
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от katelu Посмотреть сообщение
Просто это конфиденциальные документы, которые необходимо защитить от подмены листов... или в принципе не брошюруются оригиналы документов?
Насколько мне известно (пусть коллеги меня поправят, если я ошибаюсь), нет каких-либо нормативных требований брошюровать подлинники документов организации. Вы, конечно, вправе это делать, если видите в этом смысл, - но даже в секретном делопроизводстве нет обязательного требования брошюровать многостраничные документы Такие требования есть в отношении заверенных копий многостраничных документов.

Что касается конфиденциальности: всё-таки предполагается, что в своей организации Вы доверяете тем сотрудникам, которые получают доступ к документам. Брошюровка, как правило, используется при передаче ответственных документов сторонним лицам и организациям, не вызывающим особого доверия.

Ну а если бы я всё-таки брошюровала подлинники, то делала бы технически всё точно так же, как с копиями, только не писала бы слова «Верно» или «Копия верна» в надписи – оставила бы лишь сведения о числе листов (т.е. надпись уже стала бы не заверяющей, а лишь информирующей о числе листов и о том, кто сшил документ).
Ответить с цитированием
  #9  
Старый 20.10.2010, 22:43
katelu katelu вне форума
Новичок
 
Регистрация: 11.10.2010
Сообщений: 14
По умолчанию

Здравствуйте,Tasha!

То есть, если брошюруем оригиналы, то печать на нашлепку не ставим и подпись может ставить хоть кто, даже сам делопроизводитель? Или все же подпись нужна должностного лица, имеющего право подписи документов в организации?

Спасибо!
Ответить с цитированием
  #10  
Старый 21.10.2010, 10:08
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от katelu Посмотреть сообщение
То есть, если брошюруем оригиналы, то печать на нашлепку не ставим и подпись может ставить хоть кто, даже сам делопроизводитель?
Ставим на нашлёпку печать или штамп подразделения (если есть), а расписаться IMHO может или тот, кто сшивал, или его начальник (ФИО и должность подписавшегося указываем).

Кроме того, на всякий случай лучше подстраховаться и получить одобрение своего юриста.

Применяемый Вами порядок брошюровки, в любом случае, лучше закрепить в Вашей инструкции по делопроизводству.
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архивы организаций

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Правильное оформление документов Евгения Архивы организаций 8 15.09.2011 20:20
отметка о приложении и гриф утверждения(оформление) katelu Традиционные методы и технологии архивных работ 4 18.10.2010 15:08
Подскажите куда обратиться. Нужна справка о зарплате на оформление пенсии. krapovick Поиск архивных документов 4 29.09.2009 08:28
оформление выписки Елена Викторовна Традиционные методы и технологии архивных работ 0 03.12.2008 19:14


Часовой пояс GMT +4, время: 08:11.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015