Внутренняя опись дела

[ЕвGения]

Уважаемые специалисты, помогите в следующей ситуации: например, есть личное дело, которое уже технически отработано (т.е. пронумеровано, описано, прошито и др.), но появляются новые документы, которые следует в это дело включить… Я работаю в Вузе – речь идет о личных делах студентов, дела приходиться дополнять академическими справками, зачетными книжками (в принципе, это стандартная ситуация – если кто-то через много лет за академкой обратился, дубликатом диплома и т.д., вот данными документами дела и пополняются).
Вопрос следующий: как эти «манипуляции» (учесть включенный документ) отразить на бланке внутренней описи, если дело уже сдано в архив, оформлено; стандартный бланк подразумевает, что в описи уже стоит отметка сколько в деле документов… Допускается ли дополнить сей заверительный бланк, чтобы не создавать новый? Может, что-то в виде отметки в нем отразить – при повторном формировании дела, что переформировано тогда-то, включает столько-то листов…

Личное дело сформировано
«____» ____________ 20 ___ г.
____________ (_________________)
подпись расшифровка подписи

[Марина Данилова]

Ну как вариант - лист-заверитель. В нём предусмотрена такая фишка, как "особенности ... формирования дела". можно там указать что такие-то листы добавлены в дело тогда-то.

[Анастасия Н]

А у меня такой вопрос по внутренним описям, заголовки пишутся полностью или можно вкратце написать? И порядок нумерации валовой?