Электронный архив

[Saama]

Наша организация планирует ежедневно передавать по электронным каналам всю базу данных на хранение в другую организацию.
Подпадают ли такие действия под регулирование Закона об архивном деле?

[Andrew]

Я считаю что нет, не подпадает.

ФЗ об архивном деле (ст.1) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Архивный документ (ст.3. п.2) - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Даже если Ваша организация 1) является источником комплектования Архивного фонда и 2) эта база документов была признана в целом документом, включена в номенклатуру дел, прошла экспертизу ценности, и ей был установлен постоянный срок хранения, - то даже в этом случае вы всего-навсего передаете в другую организацию копию оригинальных данных. Причем передаете таинственным электронным способом, т.е. нет передачи из рук в руки материального носителя с реквизитами, позволяющими его идентифицировать

[Saama]

насколько я понимаю, если это не Архивный фонд РФ проводить экспертизу не надо.
То есть вы хотите сказать, что если мы передаем в архив дискету, на котором содержаться те же самые данные - это будет являться архивным документом (дискета - материальный носитель)?

[Andrew]

Сообщение от saama

насколько я понимаю, если это не Архивный фонд РФ проводить экспертизу не надо.

Скорее наоборот: окончательно вопрос отнесения документа к Архивному фонду РФ решается в ходе экспертизы ценности, проводимой сотрудниками государственного архива.

Сообщение от saama

...если мы передаем в архив дискету, на котором содержаться те же самые данные - это будет являться архивным документом (дискета - материальный носитель)?

Возможно - если данные действительно ценные. Сегодня ни один госархив не в состоянии принять электронный документ иначе, как на носителе (наше законодательство иного способа передачи, в отличие от ряда зарубежных стран, не предусматривает).

Но давайте по порядку.

1. Вы - источник комплектования? Если да, переходим к пункту 2; если нет - к пункту 5.

2. База данных, либо её содержание, либо создаваемые на её основе отчёты признаны полноправными электронными документами? Если да, переходим к пункту 3; если нет - к пункту 5.

3. Базе данных и/или её содержимому установлен постоянный срок хранения? Если да, переходим к пункту 4; если нет - к пункту 5.

4. Свяжитесь с курирующим Вас госархивом, и предложите им принять на хранение базу данных. Из соображений гуманности, предложите сначала собеседнику присесть. Реакцию подопытного архивиста, пожалуйста, зафиксируйте (диктофон!), и выложите на форуме. Конец опыта.

5. Спите спокойно! Конец.

Говоря попросту, архивный документ - это документ постоянного срока хранения организации-источника комплектования государственного архива, который государственный архив согласен - обычно, в достаточно отдаленном будущем - взять на хранение.

Полноценных государственных электронных архивов у нас нет, электронные документы принимаются на хранение пока что скорее как исключение. Что делать с базами данных, наши архивисты ещё даже не начали задумываться - а вы уже хотите им что-то сдать! Нет, лет пять-десять придётся подождать как минимум...

[Краснова]

[ Сегодня ни один госархив не в состоянии принять электронный документ иначе, как на носителе (наше законодательство иного способа передачи, в отличие от ряда зарубежных стран, не предусматривает).

Неужели? А можно цитату из законодательства? Я знаю случаи передачи на хранение файлов без носителя, на носитель файлы записываются в архиве, составляется Акт записи.

[Oumnique]

Сообщение от Краснова

[ Сегодня ни один госархив не в состоянии принять электронный документ иначе, как на носителе (наше законодательство иного способа передачи, в отличие от ряда зарубежных стран, не предусматривает).

Неужели? А можно цитату из законодательства? Я знаю случаи передачи на хранение файлов без носителя, на носитель файлы записываются в архиве, составляется Акт записи.

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

[Краснова]

Не вижу нарушения закона в приёме от сдающей организации или частного лица файлов на флэшке для записи их на носитель уже в архиве

[Andrew]

Сообщение от Краснова

Не вижу нарушения закона в приёме от сдающей организации или частного лица файлов на флэшке для записи их на носитель уже в архиве

Конечно же, никакого нарушения в этом нет. Но: в архив вы всё же принесли носитель (флешку). А в принципе технологии позволяют, например, закачивать файлы через интернет, не принося в архив носителя; или же присылать их электронной почтой.

[Oumnique]

Сообщение от Andrew

А в принципе технологии позволяют, например, закачивать файлы через интернет, не принося в архив носителя; или же присылать их электронной почтой.

Технологии технологиями, но что же тогда будет подлинником ?

[Andrew]

Сообщение от oumnique

Технологии технологиями, но что же тогда будет подлинником ?

А вот на этот вопрос авторы новых Правил делопроизводства в ФОИВ, рассчитанных в том числе и на работу с электронными документами, уже дали свой конгениальный ответ: «"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа» (ст. 4). Поэтому (если, конечно, воспринимать Правила всерьёз) для государственных органов подлинник – не просто идентичная до бита копия, это первично созданный электронный документ. Если он был первоначально создан на жёстком диске, то будьте любезны подать диск. Никаких копирований с флешек, никаких перезаписей!

Правила, правда, оставляют-таки лазеечку – можно скопировать электронный документ, уничтожив при этом все остальные копии, чтобы он остался единственным.

Imho более разумный путь – признавать, что точная копия электронного документа (включая, в том числе, такие компоненты, как файлы с «внешними» ЭЦП, и, возможно, иные метаданные, подтверждающие целостность и аутентичность документа) имеет равную с оригиналом юридическую силу и все права подлинника (допустив, таким образом, наличие нескольких равносильных подлинников).

Замечу, что на данный момент зарубежные теоретики и практики электронного архивного дела считают, что электронным архивам не стоит гнаться за малореальной целью сохранения электронных подлинников (с учётом быстрого устаревания оборудования, программного обеспечения, форматов и т.д.), и что вполне достаточно обеспечить сохранение качественных заверенных электронных копий первичных электронных документов. Собственно, на этом стоит вся идея миграции: ведь мигрированный документ уже не подлинник, поскольку он претерпел ряд изменений.