вопрос к специалистам

Уважаемые участники форума. Нужна ваша точка зрения и опыт, а также мнение вот по какому поводу: у нас есть сайт нашего учебного учреждения. В принципе он отображает жизнь, и справочную инфо по разным сферам учреждения. Но у руководства возникла мысль создать на этом сайте страницы чуть ли не каждого структурного подразделения(ссылаясь на распоряжение с вышестоящей орг-ции). Отобразить инфо, которую это подразделение может предоставить или надо. Коснулся вопрос и архива. Но я была против этой идеи вот по какой причине: 1. нет точной инфо сколько документов и какого рода находятся на хранении(только приблизительно);2. спорный вопрос встал когда у них возникла мысль чуть ли не список выпускников выкладываеть(идея разделов которые бы обновлялись);3.есть документация только для служебного пользования(оглашать ее даже на сайте мне бы не хотелось)
Я решила посмотреть как в других уч. заведениях нашего города это продвигается. Увидела у ведущего института такую деталь: если они и выложили инфо о структуре своего учреждения, то такие подразделения как "архив", "издательство"., "приемная"....и т.д. они выделили как "специализированные отделы", и конкретно страницы "архива" нет. Т.е. она недоступна.
Заранее благодарна что вы скажете

[Tasha]

Выкладывание информации о таких подразделениях, как архив – это инициатива Вашего руководства. В то же время я бы рекомендовала Вам её подхватить и «развернуть» в собственных интересах – это редкая возможность привлечь внимание и к архиву, и себе любимой, а также сообщить полезную информацию потенциальным пользователям архива (не говоря уже о том, что с «хотелками» руководства спорить вредно).

Настройтесь позитивно, подготовьте красивую фотографию себя в архиве, напишите на страничку рассказ о том, какие замечательные – и, главное, высококвалифицированные – специалисты в нём работают, какую неоценимую помощь они оказывают людям. Точное количество хранящихся у Вас документов вряд ли кому интересно; я бы использовала для украшения рассказа приблизительную цифру – столько-то тысяч дел или погонных метров документов (Вообще, Вы можете ненавязчиво дать понять, что архив выполняет очень большой объём работы, и ему неплохо бы помочь. Можете даже назвать некоторые свои пожелания – в положительном контексте. Например, «у нас документов так много, что уже надо думать о новом помещении»). Что касается примера других организаций, то я смотрю на это так: те подразделения, для которых странички не создаются – это подразделения с низким статусом.

Дайте контактную информацию архива, укажите часы работы, коротко опишите основные виды услуг, образцы/бланки заявлений (если есть). Если созданы регламенты оказания услуг архивом, выложите их. Можете сразу подготовить и ответы на часто задаваемые вопросы, рассказать о типичных ошибках тех, кто к Вам обращается.

По поводу списка выпускников, я бы обратила внимание руководства на то, что это персональные данные, подпадающие поз закон «О персональных данных», и есть небольшой риск того, что кто-нибудь нажалуется и накличет на Вас регулятора с проверкой. Вообще документы, содержащие действительно конфиденциальную информацию, лучше не выкладывать – особенно если они не требуются пользователям архива. Если же там есть что-то полезное для пользователей, можно выложить выписку (но только с одобрения руководства!).

В общем, постарайтесь сделать так, чтобы страничка стала и рекламой архива, и помогла Вам в общении с потенциальными пользователями.

Ваш ответ мне дал повод задуматься кое над чем, и в то же время подтвердить свои сомнения. Фотографии уже делали моей рабочей комнаты и архивохранилища(но без моего личного фото). А описание остается за мной, как и режим работы(который я хочу пересмотреть и вынести на согласование с руководством)и график предоставления услуг(скорее всего я думала уже об определенных днях по "выдачи документов-оригиналов" и "передачи документов на хранение"). Своего рода это как график, хотя до него еще далеко, но хотя бы так приучать сотрудников хоть к какому-то порядку или организации труда своего собственного. Спасибо за мысли. Возможно тут еще будут мнения, но ваше без внимания не оставила.

[Нонна]

В моем случае инициатива исходила от меня. Несмотря на наш ужасный сайт, я написала заявку и мне IT-ники выложили то, что я хотела.
Часы работы (приема), ФИО мое и архивариуса, телефоны, заявление, как заполнить и как послать (почтой, факсом, лично, по эл. почте).
Кол-во документов я не писала, потому как точно пока не знаю сколько - та же проблема, что и у всех. Поэтмоу писала просто состав архивного фонда: Личные дела ... 1955-2008, личноые дела.... 1955- 2007, личные дела.... 1955-2005, документы по личному составу (приказы, Т-2 и пр.) 1955- 2008 и пр. и пр.
Выложила туда информацию о Положении об архиве, информацию о нашем Центральном архиве с адресом и телефоном

[Нонна]

Положение об архиве Университета я писала сама! Именно там я пропечатала и часы работы, и то, что именно я принимаю в архив, как принимаю, и обязательный методический день, и санитарный день и пр. Положение обязательно согласовала и утвердила в Центральном архиве, подписала в Универе и поставила печать гербовую

Спасибо Нонна и вам. Вы знаете вы мне добавили "вес" моим соображениям...по-поводу Положения. У меня вроде оно есть, но оно старое и я догадываюсь что не совсем отображает то, что надо. Зам.директора сразу дал добро чтоб я его обновила, составила, и выложила. Теперь я понимаю что на это тоже время понадобится не маленькое, т.к. такие серьезные документы я тоже согласовываю с нашим обл.управлением по делам архивов, там у меня сокурсница работает начальником организационно-методического отдела, и уделяет мне время и свои знания чтоб помочь, подключить кого надо....Мне просто повезло. Но в том-то и проблема сейчас я вижу, что времени у меня нет, я делаю плановую работу в авральном режиме(хочу успеть до отпуска в июле), а зам. куда-то "гонит" лошадей, хотя я предлагала что можно без суеты с нов.учебного года начать это продвигать без травматизма для всех. Все ваши мнения и опыт я приведу как аргумент, что сейчас я просто физически не смогу всё это предоставить в том виде, за который будет не стыдно.

[Нонна]

возьмите какое-нибудь стандартное, и впишите то, что нужно вам. Я бы обратила внимание на:
часы приема
часы работы
методический день
санитарный день
что принимаете, а что не принимаете в архив
после сколько лет оперетивного хранения принимаете от подразделений
как принимаете
в каком виде принимаете (только по Правилам!!!)
ваши функции очень подробно (но не переусердствуйте)
кому подчиняетесь (конкретно должность_
кто оказывает методическую помощь (гос. архив, адрес)
все об ЭК, ЭПК
как взаимодействуете и по каким вопросам с др. подразедлениями
кто подписывает документы (арх. спр., копии и пр.), кто наделен полномочиями подписывать ответы для вышестоящих организаций и органов исполнительной власти и пр.

ой чувствую у меня будет взрыв мозга...

[Нонна]

зато обезопасите себя от ненужных функций, поднимите свой рейтинг и имидж. У меня Положение об архиве висит на стене над головой. Как только кто-то начинает посягаться на меня, я сразу тычу в Положение, где, например, не написано, что я должна руководить ремонтными работами и контролировтаь гастербайтеров . Еще там не написано, что вынос мусора - "это проблемы архива"

с этим трудно не согласиться....тем более с нашим бардаком, только бумажкой и обезопасишь