переходящие дела

[katelu]

Здравствуйте, уважаемые коллеги!

Помогите, пожалуйста, найти ответы на вопросы начинающего специалиста по ведению переходящих дел в организации:
1. Если переходящими делами являются заявление на получение лицензий (раз в 5 лет) - объем такого заявления 4 см., сами лицензии (получаем раз в пять лет), документы по аттестации автоматизированной системы (которая проходит раз в три года).
1.1. Как вести такие дела?
1.2. Какие крайние даты будут у дел?
1.3. Как отмечать такие дела в номенклатуре из года в год?
1.3. Как формировать опись дел (в случае постоянного срока хранения)

2. Мое видение проблемы:
1. Заводим переходящее дело и ставим дату заведения - дату первого документа в деле затем переносим заголовок из номенклатуры в номенклатуру с этой датой (т.е "Переходящее с 2003 года) и фомируем тома в течении лет...Но тогда непонятно как быть например с переходящим делом "Лицензии ОАО "Ромашка", ведь лицензии раз в пять лет переобновляются, следовательно, одна из них будет актуальна, а вторая уже нет...но из дела мы ее не убираем, так как оно же переходящее и дата начала уже проставленна...
тоже самое с заявлениями на получение лицензий - оно актуально пять лет до написания следующего заявления, следовательно, если пишем "переходящее с 2005", а в 2010 появляется новое заявление, то это будет уже второй том? но зачем тащить с собой сквозь года тома, некоторые из которых будут неактуальны (так как появится новое заявление на лицензию). И срок хранения у таких документов 5 лет после истечения срока действия лицензии...следовательно, какую дату закрытия дела писать, чтобы начать отсчет данного срока и все уничтожить во время...

Вообщем запуталась в край, а номенклатуру составлять нужно..да и разобраться хочется, чтобы вести свою работу качественно..