О сроках хранения документов по ЛС

[Дмитрий АЛ]

В нашей Организации лицевые счета сотрудников не распечатываются.

В "Перечне типовых управленческих документов, ..." (6.10.2000 г.) для таких ситуаций есть статья: ст.155 - Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат - хранятся 75 лет.

Есть документы:
1-2. "Сводные расчетные вед-ти", "Расчетно-платежные вед-ти" - и те и др. необходимо хранить 75 лет?
3. Ведомости на зачисление зар.платы на счета сотрудников в банке.
4. Ежемесячные распечатки "квиточков" по зар.плате.
5. Ведомость с отметками о получении денег через кассу.
Предполагаю, что вариант документов - 3 должен храниться 5 лет, но на какую. статью при этом можно ссылаться?
Т.е. вопрос: Какие сроки хранения выбрать и на какие №№ статей из Перечня при этом можно сослаться?
Есть и другие вопросы по применению статей из "Перечней".

[Дмитрий АЛ]

Жаль, что ни у кого нет предложений по применению перечней!
Интересно, а для кого эти документы разрабатывали, если лишь по 1/3 документов можно напрямую, без надписи "применительно" подобрать статью для определения срока хранения???

Рад за тех, у кого есть ведомственные справочники, в которых, вероятно, поиск подходящей статьи более однозначен!

Есть ли вообще такие сотрудники архивов, которые пользуются двумя указанными в предыдущем соообщении перечнями и находят в них ответы по всем позициям?

[Tasha]

Сообщение от Дмитрий АЛ

Интересно, а для кого эти документы разрабатывали, если лишь по 1/3 документов можно напрямую, без надписи "применительно" подобрать статью для определения срока хранения?

В последние годы происходит много перемен, одни виды документов появляются, другие исчезают, и Перечни за ними не успевают. Составление такого документа - очень трудоемкая и кропотливая работа.

Зарубежные коллеги решают эту проблему за счет использования перечней, составленных по функциональному признаку - срок хранения в таких перечнях устанавливается для той функции, которую выполняет документ, а не для конкретного вида документа.

Имейте в виду, что, согласно закону "Об архивном деле", сроки хранения устанавливаются на основе 1) законов, 2) нормативных актов, а также 3) перечней (ведомственных, а также несуществующих пока перечней архивных документов). Устанавливая срок хранения, Вы можете напрямую ссылаться на закон или нормативный акт.

Например, ведомости на зачисление заработной платы – первичный бухгалтерский документ, и как таковой, должны храниться не менее 5 лет по закону «О бухгалтерском учете». Ст.155 перечня «Типовых управленческих документов» устанавливает для них те же 5 лет, и 75 лет в случае отсутствия лицевых счетов. Требование о 75 годах в случае отсутствия лицевых счетов отражает хорошую практику, но на законодательство не опирается, и в случае его нарушения организацию будет сложно привлечь к ответственности.

Вы, наверное, уже заметили, что архивисты не очень интересуются перечнями и сроками хранения (что понятно – они, главным образом, работают с документами длительного и постоянного хранения). Зато эти вопросы активно обсуждаются в среде специалистов ДОУ, в специализированных делопроизводческих журналах и т.д.

Рекомендую посмотреть:
«Установление сроков хранения: проблемы и подходы к решению», Секретарь референт, № 11, ноябрь 2007 г.
http://www.eos.ru/upload/analitica/U...0hraneniya.pdf

«Сроки хранения документов: тенденции происходящих перемен», Делопроизводство и документооборот на предприятии, № 1, январь 2006 г
http://www.eos.ru/upload/analitica/market_d_06-01.pdf

[Дмитрий АЛ]

Tasha! Большое Спасибо за ответ! Напишу ответ и обязательно пройдусь по ссылкам.
Мы живем в Эпоху перемен. Это всем известно! И действительно, тяжело успевать за всеми изменениями...
Но! Пытаясь подобрать подходящую строку из перчней, на которые я ранее ссылался, у меня само собою проявляется предположение о том, что сами перечни делались на скорую руку. В них часто отсутствует логика...
Пример: Возьмем тему Договоры.
ст.186: Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)
ст.125: Кредитные договоры
ст. 391: Договоры, соглашения, контракты о снабжении-сбыте, купле-продаже.

Логика есть? В ст.186 все объединили, в ст.125 - выделили часть, в ст. 391 вообще не совсем понятно что имелось ввиду (купля-продажа чего? продуктов питания, недвижимости, "...оборудования... для гос. нужд"(ст.393 со сроком хранения Пост.-!)

Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи удостоились отдельной ст. №454. Почет Внутренней связи и Уважение!

Я сделал выборку по договорам из перечня и передал в отдел, где регистрируют этот вид документов. Попросил сотрудников соотнести реальные договоры со статьями. Результат: Для части договоров можно подобрать несколько статей (в т.ч. "дублирующих"; для части - даже не за что зацепиться)

Критиковать конечно легче чем создавать. Но может стоило взять Граждансий кодекс часть 2 и посмотрет там какие бывают договоры? А потом уже определяться с формулировками для внесения в перечень.

На мой взгляд в данной ситуации Эпоха перемен ни при чем!

[Tasha]

Сообщение от Дмитрий АЛ

Критиковать конечно легче чем создавать. Но может стоило взять Гражданский кодекс часть 2 и посмотреть там какие бывают договоры? А потом уже определяться с формулировками для внесения в перечень.

На мой взгляд в данной ситуации Эпоха перемен ни при чем!

Как же это ни при чем? Если раньше, кроме Перечней, специалисту ДОУ ничего знать было не нужно, то сейчас, чтобы хоть как-то сориентироваться, приходиться «дневать и ночевать» в «Консультанте», «Гаранте» или «Кодексе», а потом надоедать юристам и деловым подразделениям.

Как мне кажется, Вы совершенно правы в том, что в отношении договоров начинать стоит с Гражданского кодекса, где все их виды юристами по полочкам разложены. Кстати, как по-вашему, к какому виду документации относятся договора? Что это - ОРД, первичная бухгалтерская документация, банковская документация, ….?

Что касается разработки Перечней, то, сами понимаете, чтобы создать качественный документ, нужно, чтобы был выполнен ряд условий: достаточное государственное финансирование, привлечение наиболее квалифицированных и заинтересованных специалистов (единая команда практиков и ученых), публичное обсуждение проекта документа в профессиональной среде. Этого пока у нас нет.

Возможно, Вам также будут интересны примеры нового подхода к назначению сроков хранения:

"Срок хранения договоров по операциям с ценными бумагами", Делопроизводство и документооборот на предприятии, № 4, апрель 2006 г.
http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=11915

«Сроки хранения протоколов Кредитного комитета банка», Делопроизводство и документооборот на предприятии, № 3, март 2006 г.
http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=11704

[СЗФ РАП]

Здравствуйте! У меня как раз проблема по вашей теме...Поздно заметила вашу тему написала в другой...... В кратце: Работаю в учебном заведении делопроизводителем, нужно составить номенклатуру дел на 2009 год. Как заполнять графу срок хранения и статья по перечню, незнаю, в связи с тем что не могу найти подходящего перечня по нашей документации. Например: личные дела студентов, журналы регистрации курсовых, контрольных работ студентов ну и т п.Может быть вы мне подскажете каким перечнем руководствуются ВУЗы? И где его найти?

[Cris]

"Перечни" в принципе не могут и не должны точно соответствовать тем или иным видам документов. Они отражают типичные группы документов. Еще и потому, что
1. Мало где номенклатуры создаются в точном соответствии с "Перечнем".
2. Если составить номенклатуру в точном соответствии, она будет малоприменима в реальной практике и будет просто номинальным документом для проверок (что часто и случается). Жизнь всегда сложнее схемы.
3. Документы в структурных подразделениях далеко не всегда заводятся в соответствии с номенклатурой.

Точное соответствие перечней, номенклатур и реальных документов возможно только при идеально поставленном делопроизводстве, чего лично я не встречал не разу.
Соответственно, требование к перечню, чтобы он точно соответствовал документам той или иной оргнанизации - требование нерелистичное.
Отнесения же конкретных документов к статьям "Перечней" требует некоторой квалификации и привычки, лучше проконсультироваться в профильном архивном учреждении.
Имеет смысл также пользоваться не столько "Перечнем", сколько ведомственной типовой номенклатурой дел. Они есть почти во всех ведомствах, составлены, обычно, довольно полно и отражают типичные именно для этого ведомства документы и статьи по соответствующему перечню. Достать такую номенклатуры можно или в общем отделе (управлении делами и т.п.) вышестоящей структуры, или в архивной службе профильного министерства.

[Евгения]

Сообщение от cris

Мало где номенклатуры создаются в точном соответствии с "Перечнем".
2. Если составить номенклатуру в точном соответствии, она будет малоприменима в реальной практике и будет просто номинальным документом для проверок (что часто и случается). Жизнь всегда сложнее схемы.
3. Документы в структурных подразделениях далеко не всегда заводятся в соответствии с номенклатурой.

А у вас есть какие-либо мысли по решению таких несостыковок и что необходимо сделать, чтоб привести делопроизводство организаций и т.д. близко к идеальному состоянию?

[Tasha]

Сообщение от СЗФ РАП

Работаю в учебном заведении делопроизводителем, нужно составить номенклатуру дел на 2009 год...

Могу предложить использовать в качестве методического пособия "Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения" (утв. Министерством юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82), http://www.levonevski.net/pravo/razd...t56/index.html

Смотрите главу 16 "Профессионально-техническое и среднее специальное образование, довузовская подготовка и высшее образование", ст.411 и далее.

[Tasha]

Сообщение от cris

...Отнесения же конкретных документов к статьям "Перечней" требует некоторой квалификации и привычки...

Это - уровень специалиста средней квалификации, которого пока еще в большинстве случаев достаточно (особенно, если принятые им решения реально проверяет экспертная комиссия организации).

Специалисты же высшей квалификации способны устанавливать сроки хранения, учитывая не один только (и не самый главный) фактор (Перечни), а шесть-семь. Но таких, конечно, немного