Что делать, если не знаеешь как

[chava]

Вопрос, наверное, покажется для всех простым, но, пожалуйства, если будет время ответье... Как оформляется дело "Приказы...."? В номенклатуре 2010 года отражено дело Приказы....". Это дело закрывать 2010 годом? или ставить переходящим на следующий год. На солько я понимаю, это дело должно быть сформировано ежегодно или все-таки нет. Человек, который ведет приказы у нас в организации отказывается закрывать дело... и уж тем более потом сдавать на хранение. Может в отдельное дело формировать только исполненные приказы? а остальные формировать в переходящее дело? Всем заранее спасибо!

[Павел К.]

В принципе, в дела формируются только исполненные документы.

[chava]

спасибо

[Andrew]

Сообщение от chava

Может в отдельное дело формировать только исполненные приказы? а остальные формировать в переходящее дело?

Любопытно, а что Вы понимаете под "исполненными приказами"? Помимо распоряжений одноразового характера, есть и такие приказы, которые могут исполняться десятилетиями - и что, Вы их не будете подшивать в дело? И как Вы собираетесь впоследствии отыскивать документы - перелистывая все дела за двадцать лет?

Чем Вас не устраивает формирование дела с приказами в порядке их выпуска? Или у Вас подлинники приказов "гуляют" по организации? Что касается закрытия, то ничего страшного, если в соответствующей папочке соберутся приказы за несколько лет. Уже потом, при передаче папки с приказами в архив, можно будет при её обработке оформить приказы за каждый год в самостоятельные дела.

[chava]

Спасибо за ответ!
А что делать приказами, которые утверждают положения индивидуальные должностные инструкции и т.д. Вместе с такими приказами храняться и сами положения и инструкции. Я не могу закрыть дело с такими документами, если они продолжают действовать на протяжении нескольких лет. А руководство отказывается положения и инструкции утверждать и хранить как самостоятельные документы... вот и загвоздка...

[Andrew]

Сообщение от chava

Я не могу закрыть дело с такими документами, если они продолжают действовать на протяжении нескольких лет.

Эти инструкции являются приложениями к приказам т.е. их составной частью. А руководство у Вас грамотное, поступает совершенно правильно - утверждать подобные документы приказами намного удобнее.

На основании какого закона или нормативного акта Вы не можете закрыть дело? Попробуйте-ка найти ссылку! То, что инструкции продолжают действовать, - в этом вопросе не аргумент, очень многие приказы действуют годами, а некоторые - вплоть до ликвидации организации. Однако к формированию дел данный вопрос никакого отношения не имеет.

[chava]

Все верно и справедливо! Но как такие дела сдавать в архив! Допустим, я их закрою. Два года они пролежат на оперативном хранении, а потом -в архив.

Дела с действующими уставными документами, свидетельствами и т.п. не закрываются по окончании года и отмечаются как "переходящие". Я думала, что с делами с документами вроде положений об отделах надо поступать также и дело закрывать только, если это положение замняется новым или отдел перестает существовать. Или, может быть, оригинальный документ - в дело, а дело - в архив, в в организации пользоваться копией?

У нас сейчас дело с приказами состоит из приказов за 8 лет! Закрыть дело и сдать его в архив не дают, т.к. в нем находятся эти самые пресловутые положения...

Мне очень жаль, я совсем новичок в делопроизводстве и архивном хранении.... видимо, не понимаю чего-то самого важного...

[Павел К.]

Мне кажется, что положения, устав и т.д. надо выделить в отдельное дело и пометить "До замены новыми"

[Нонна]

ПОдскажите, пожалуйста, как мне составить предисловие к номенклатуре дел, чтобы это было научно грамотно и описательно и как требуют правила, - нигде не встречала. Если можно, то планчик для Предисловия . Спасибо

[Andrew]

Сообщение от Нонна

ПОдскажите, пожалуйста, как мне составить предисловие к номенклатуре дел, чтобы это было научно грамотно и описательно и как требуют правила

Уважаемая Нонна, номенклатура дел - внутренний нормативный документ организации, обычно составляемый в соответствии с рекомендованной формой, и в нем не место беллетристике (предисловие у Вас будет носить нормативный характер, или как?). Типовая форма номенклатуры предисловия не предусматривает. Если Вы хотите где-то описать порядок составления, ведения и использования номенклатуры - для этого есть инструкция по делопроизводству.