Просто "документ" или "архивный документ"?

[Маksим]

Как известно, определение "архивного документа" дано пунктом 2 статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" : "Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства".
Исходя из этого определения, все документы, подлежащие хранению в течение какого-либо (любого!) срока, являются "архивными". Иначе говоря, просто "документов" - по крайней мере, управленческих, - не существует: все они, поскольку подлежат хранению, являются "архивными документами" уже с момента создания.
Так ли это? Одна из уважаемых коллег считает, что не совсем так, или совсем не так:
http://rusrim.blogspot.com/2012/02/b...88469891342458
А как считаете Вы?

[Andrew]

Видите ли, коллега. по Вашей логике получается, что обычная бухгалтерская платежка является архивным документов в первые пять лет своего существования - когда она нужна и государству, и организации. После этого она становится просто документом, поскольку никому уже не нужна. Смешно, правда?

[Маksим]

Именно так, коллега. И ничего смешного - это правда.

[Нонна]

Мне в моем курирующем архиве сказали, что архивным документом все-таки можно в узком смысле назвать тот документ, который попал в архивную опись! Т.е. получается тогда, когда с ним провели "манипуляции" в соответствии с Правилами работы ведомственных архивов (1985, 2002)

[Маksим]

Я думаю, что нет никаких "узких смыслов", равно как и не существует, насколько известно, нормативно определенного понятия "архивной описи" (есть "опись дел, документов").
Есть только один смысл, установленный Федеральным законом: архивный документ - это документ, подлежащий хранению. Отсюда совершенно явственно следует, что все то, что хранению не подлежит, - это "просто" документы, не имеющие к архивному делу ни малейшего отношения.

[Tasha]

Сообщение от Маksим

не существует, насколько известно, нормативно определенного понятия "архивной описи" (есть "опись дел, документов")

Здесь Вы правы лишь отчасти. В законодательно-нормативной базе термин "архивная опись" встречается, хотя, конечно, реже, чем просто "опись". Приведу только один пример:

Приказ Минкультуры РФ N 167, Росархива N 13 от 14.03.2000 "Об утверждении Инструкции по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения"

Раздел 3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

Графы 1, 2. Количество описей (всего), из них в полном комплекте - учитывается количество только архивных описей (на правах научного инвентаря), составленных на архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки, а также на документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки (в случае, если музей, библиотека не являются источниками комплектования государственного архива). В объяснительной записке оговаривается, существует ли практика утверждения архивных описей экспертно - проверочными комиссиями (ЭПК) органов управления архивным делом.

Примечание. Полный комплект архивной описи состоит из 3-х ее экземпляров, при этом, если архивная опись включает несколько томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.

В нормативных документах, действительно, определение не дается. Оно есть в ненормативных, однако достаточно авторитетных документах:

"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28)

132 АРХИВНАЯ ОПИСЬ: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания

"Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.7. Составление и оформление описей дел

3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Однако эти факты не служит подтверждением Вашей позиции - скорее, они её опровергают. На времянку до 10 лет хранения, по правилам работы архивов организаций, допустимо описи не создавать вообще

[Tasha]

Сообщение от Маksим

все то, что хранению не подлежит, - это "просто" документы, не имеющие к архивному делу ни малейшего отношения.

Не приведёте ли примеры "просто" документов, не являющихся, согласно Вашей теории. архивными?

[Маksим]

1. Не скрою, я тоже являюсь большим поклонником архаики - от Генерального регламента к Правде Русской и Законам XII таблиц. Однако все эти документы, как и те, на которые ссылаетесь Вы, приняты до введения в действие 125-ФЗ.
2. У меня нет никакой теории - я только буквально воспроизвожу смысл норм действующего законодательства. И именно это, к моему удивлению, вызывает почему-то иронию и улыбку.
3. "Просто" документов бесчисленное множество: оставленная на скамейке вчерашняя газета; использованный проездной на метро (если он не служебный - и, следовательно, не подотчетный); открытка к празднику 8 Марта, отправленная - к примеру - мною Вам; бухгалтерская платежка, описанная коллегой Andrew, и т.д. и т.п. до бесконечности - все те носители информации, хранение которых законодательством не предписано. А уж если предписано, то перед нами не что иное, как не "просто" документ, а именно архивный: от подлинника Указа Президента Российской Федерации до счет-фактуры, выставленной ООО "Рога и копыта" ФГУП "Остап Б. и Ко".

[Tasha]

Сообщение от Маksим

2. У меня нет никакой теории - я только буквально воспроизвожу смысл норм действующего законодательства. И именно это, к моему удивлению, вызывает почему-то иронию и улыбку.

В законе об архивном деле понятие "архивного документа" сформулировано из рук вон плохо - потому, что оно допускает различные толкования, в том числе и то, которое предлагаете Вы. Ваше толкование и есть Ваша теория

На практике, однако, закон толкуется иначе. Последнее же слово будет за судебной практикой, которая пока ещё не сложилась. Возможно, усилиями "Норильского никеля" она таки появится.

Сообщение от Маksим

3. "Просто" документов бесчисленное множество: ...

Вы, в основном, привели примеры того, что практики документами не считают.

Хорошее, четкое определение документа есть в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в котором "документность" увязывается с законодательно-нормативными требованиями и потребностями деловой деятельности.

Определение "архивного документа" в ФЗ об архивном деле иначе, как детским, не назовёшь: для коллекционера билетов метро сохранение этих билетов - вопрос, не вызывающий никаких сомнений. И он Вам легко объяснит, почему это крайне важно и для общества в целом!

[Маksим]

Сообщение от Tasha

...понятие "архивного документа" сформулировано из рук вон плохо - потому, что оно допускает различные толкования ... На практике, однако, закон толкуется иначе.

Это Ваше субъективное и оценочное суждение, в связи с которым:
- нельзя ли сформулировать обсуждаемое понятие "хорошо" и
- возможно ли привести примеры иных, отличных от "моего", толкований - существующих в том числе, по Вашим словам, "на практике"?

Сообщение от Tasha

Хорошее, четкое определение документа есть в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007...

Это определение, возможно, и вполне похвально, однако:
- определяет "документ", а не "архивный документ" и
- в сущности является не более чем этимологией латинского слова "documentum".

Сообщение от Tasha

И он Вам легко объяснит, почему это крайне важно...

Значение - в силу, например, пункта 13 статьи 3 125-ФЗ, - имеют необходимость и сроки хранения архивных документов, установленные нормативными правовыми актами, а отнюдь не чьи-либо "объяснения", сколь бы коллекционными, детскими или легкими они ни были.