Архив с нуля

[Евгения]

Доброго всем времени суток!

Мне нужна помощь. Дело в том, что я в архивном деле совершенно не разбираюсь, но так получилось, что я занимаюсь архивом нашей организации. Все еще усложняется тем, что у нас вне офисное хранение по контракту со сторонней организацией, куча разных филиалов и представительств... но совершенно не систематизирован документооборот. Из методических пособий у меня только "Правила..." ВНИИДАД и "Перечень..." от Росархива 2003г. Короче, я даже представления не имею с какой стороны к этому подступиться. У меня паника... Подскажите хотя бы с чего начать и что почитать?

UPD: "Архивы России" я уже изучаю полным ходом, но здесь нет ответов на все возникающие вопросы, а их много. Интуитивно чувствую, что параллельно нужно изучать делопроизводство, но мне же не все надо знать, а что конкретно - опять же не знаю!

[Andrew]

Предлагаю посмотреть, в частности, статьи:

• Храмцовская Н.А. «Практика разработки номенклатуры дел «с нуля», Делопроизводство и документооборот на предприятии, №11, 12, ноябрь – декабрь 2004 г., и №1, январь 2005 г., http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=10560
  
  
• Храмцовская Н.А. «Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга», Делопроизводство и документооборот на предприятии, N2, февраль 2005 г., http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...il.php?ID=9258

Другие статьи этого автора: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_lib...l.php?ID=11016 (см. подразделы "Номенклатура дел и установление сроков хранения", "Уничтожение документов", "Внеофисное хранение документов" и др.)

Кое-что можно найти в теме форума про интересные ссылки: http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=21

[Евгения]

Спасибо, то что нужно)))

[Евгения]

На вопрос к какому гос архиву может относится наша организация так никто и не ответил... Что же мне звонить по всем, что есть в Москве? Должна же быть какая-то координация, или никто не знает?

[Andrew]

Уважаемая Евгения, если Вы - коммерческая организация, то к архиву Вы относитесь только в том случае, если заключили с ним договор (а это можно узнать в бухгалтерии или у юристов). В противном случае Ваш жизненный путь и пути госархивов не пересекаются

[Oumnique]

В Москве есть Главное архивное управление города Москвы (Главархив Москвы) . Обратитесь за консультацией к ним.

[Евгения]

Сообщение от andrew

Уважаемая Евгения, если Вы - коммерческая организация, то к архиву Вы относитесь только в том случае, если заключили с ним договор (а это можно узнать в бухгалтерии или у юристов). В противном случае Ваш жизненный путь и пути госархивов не пересекаются

То есть? Я знаю, что договор не заключался... значит мы можем безконтрольно писать свои номенклатуры и уничтожать документы без всякого согласования с госархивом?

[Евгения]

Еще один вопрос! Мы работаем со стронней организацией, которая хранит наш архив, какие документы оформляются при передаче архива в организацию?

[Tasha]

Евгения, а какие документы Вы сейчас оформляете, если не секрет?

Если это сторонняя организация то, в первую очередь, оформляется договор, в котором должно быть зафиксировано, что и как передается сторонней организации, её обязанности и ответственность, и т.д.

Передача и возврат документов, оформляется актами приёма-передачи, в которых с достаточной степенью детальности нужно указать, какие именно документы переданы/получены, когда и кем.

[Евгения]

Собственно, вы практически ответили на мой вопрос. Договор, конечно же имеется, меня интересует проблема передачи на хранение, само движение. Сторонняя компания сдает нам какие-то отчеты сформированные в их БД, но для нас они не приемлемы. Мы передовали документы по приемо-сдаточным накладным, возник вопрос, а правильно ли мы оформляем документы по которым осуществляется передача. Как раз интересовало должен ли присутствовать акт передачи, как его оформлять, как оформлять накладную и нужна ли она вообще и прочие мелочи.