Акт приема

[krinescu]

Добрый день всем. Скажите, пожалуйста, архив организации принимает документы всех структурных подразделений по акту приема. Не могу найти форму акта. В " Основные правила работы архивов организаций" есть
Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение (Приложение 36 к п.6.4.1.2.) А как быть с приемом документов в организации, не государственное хранение?

[Tasha]

Посмотрите также "Основные правила работы ведомственных архивов" (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263) - это, в отличие от не являющихся обязательными "Основных правил работы архивов организаций", формально пока ещё нормативный документ Там приведено несколько вариантов актов приема-передачи документов.

Вы можете взять один из актов за основу и разработать свой собственный, учитывающий Ваши специфические условия вариант. Ещё можете попытаться найти образцы такого рода актов в Интернете или у коллег из других организаций.

[krinescu]

То есть, акт обязателен при каждом поступлении документов в архив. Не можем обойтись только описью?

[Tasha]

Сообщение от krinescu

То есть, акт обязателен при каждом поступлении документов в архив. Не можем обойтись только описью?

Акты нужны для того, чтобы в случае конфликта можно было доказать, кто какие документы сдал и принял (в них расписываются обе стороны). Насколько это важно, решайте сами, исходя из традиций и обстановки в Вашей организации.

[Нонна]

я принимаю дела только по сдаточным описям (на бумаге и на флешке), потом на основе их составляю архивные. В сдаточных описях есть и дата сдачи-приема, и ответственные лица.

[krinescu]

Но в случае конфликта можно разобраться и без акта. В сдаточных описях есть и дата сдачи, и ответственные лица. Я хочу узнать если акт обязателен для архива организации и где это прописано. Очень не хочется лишние бумаги разводить.
Но вот дата приема в архив, и ответственные лица не указаны в сдаточной описи структурного подразделения.
Выходит, акт нужен больше структурному подразделению, чем архиву? А архиву необходима сдаточная опись.....

[Tasha]

Никаких обязательных требований на сей счет, насколько я знаю, не существует.

[krinescu]

Все ясно! Принимаю в архив по сдаточной описи структурных подразделений круглый год и в конце года составляю сводную опись за 2012 год. ТАК?

я поддерживаю Tasha в том, что нужны документы , которые фиксировали бы факт произошедшего события, в данном случае прием-передачи документов на хранение в архив орг-ции. Я разработала собственный акт(исходя из правил сост-ия акта по делопроизводству)где фиксируется прием-передача документов, л.д. в архив нашего учреждения.оригиналы у меня, а копии на структур. подразделениях которые передают. Уже было много случаев, когда надо было выяснить, уточнить куда делись документы, когда утверждалось что якобы они передавались в архив., и эти акты мой НСА, и мой аргумент в мою пользу или в пользу оппонента. эти шаблоны актов мы включили в общий нормативный документ по учреждению, и в эл. виде раздали ответственным лицам. 2 года уже как система работает, и все довольны.

[krinescu]

Lemani, я подумала, а ведь Вы правы! Если уже были случаи , когда приходилось что-то доказывать - нет гарантии, что и у меня не повторится Ваша ситуация. И я придерживаюсь мнению, что нужно учится на чужих ошибках. В процессе работы выясняется, что теория не всегда совпадает с практикой. Так как у нас только начинается работа архива, лучше всего с первого приема и начинать правильно. У меня есть возможность прийти к директору и показать какие документы (для эффективной работы архива) нужно утвердить, и он утвердит. Но вот как он выглядит этот АКТ - не нашла в приложениях Правил.....
Нет у меня ни опыта, ни достаточно знаний, чтоб изобретать велосипед, да чтоб он еще и работал 2 года, да еще чтоб и были все довольны. У нас и так сейчас все не довольны, потому что всем подразделениям нужно составить номенклатуру, опись "какую-то". Ведь приносили раньше в архив все "добро" без заморочек - и все были довольными.
lemani, я осмелюсь попросить у Вас, если это возможно Ваш шаблон АКТа приема-передач. Буду очень признательна.
Всем хорошего дня!