Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Методы и технологии архивных работ > Традиционные методы и технологии архивных работ

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 27.05.2011, 11:53
Соловьёва Ольга Соловьёва Ольга вне форума
Новичок
 
Регистрация: 17.03.2008
Сообщений: 11
По умолчанию Опись дел по личному составу

Добрый день всем!
Прошу помочь ответить на мой вопрос по поводу формирования описи дел по личному составу на крупном предприятии. В компании существует пять крупных подразделений, структурно отделенных друг от друга, но не филиалов. Подразделения имеют свою индексацию и ведут кадровое делопроизводство отдельно, формируют приказы по личному составу, хранят личные дела своих сотрудников. Хранить долгосрочно планируем в централизованном архиве.
Вопрос - могут ли архивариусы на местах формировать описи дел по личному составу, которые будут включаться в сводную опись.
Могут ли дела по личному составу в описи быть разделены по разделам - структурным подразделениям предприятия или обязательно нужна сквозная нумерация по алфавиту по всем сотрудникам?
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 27.05.2011, 19:24
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Если у Вас централизованный архив уже есть, то вопрос надо сначала задать его руководителю – ему принимать и хранить эти документы.

Способ хранения зависит от того, в каком веке Вы живете – в каменном (т.е. бумажном) или в электронном. В конце концов, главная задача архива – быстро находить нужные документы, а не расставлять их на полках по полному алфавиту

Вот один из умеренно-прогрессивных вариантов, возможных для тех, кто не чужд компьютера:
  • Создается система нумерации дел, обеспечивающая уникальность их номеров в масштабе предприятия.

  • Каждое подразделение ведет и сдает в электронном виде опись своих дел, физически упорядочивает их у себя по алфавиту.

  • Центральный архив эти дела ставит у себя на полки единым блоком, к данным в электронной описи добавляет сведения о местоположении документов.

  • Далее в компьютере электронные описи подразделений сводятся, формируется единая опись, которую можно сортировать по всем имеющимся в описи полям, в т.ч. по алфавиту.

  • При необходимости отыскать дело, его «координаты» определяются по сведениям сводной электронной описи в компьютере.
Много интересного можно придумать, если использовать штрих-кодирование дел. Кстати, знаю, что у нас уже есть организации, которые заносят в компьютер координаты каждой единицы хранения с точностью до места на полке.

Чтобы сдать документы в централизованный архив, ваши архивариусы на местах все равно должны будут составить описи дел. Поэтому резонно постараться не делать двойную работу, и продумать систему, позволяющую из этих сдаточных описей сформировать сводную.
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
личный состав, составление описей

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Документы по личному составу? Lana Архивы организаций 15 07.10.2016 08:43
подготовка дел по личному составу к архивному хранению Елена Викторовна Традиционные методы и технологии архивных работ 1 18.04.2012 14:20
Внутренняя опись дела ЕвGения Традиционные методы и технологии архивных работ 2 06.06.2011 18:12
что хранится в архивах по личному составу? NikP Поиск архивных документов 3 27.10.2010 23:38


Часовой пояс GMT +4, время: 10:08.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015