дела в номенклатуре

[Шутова Ольга]

в деятельности организации образуются документы по торгам имущества предприятия-банкрота. Документы такие:
1. документы необходимые для проведения оценки (инвентаризационные описи, акты, паспорта зданий,сооружений, оборудования, транспортных средств и т д) - т.е. все те документы которые нужны чтоб оценить транспорт, здания, недвижимость,дебиторскую задолженность.
2. в результате это им-во необходимо продать после оценки. это все происходить публичным предложением - размещение в газете объявления. Т.е. подается заявка на публикацию в газете.
3. покупатель находится после этого с ним заключают договор купли-продажи,акт приема-передачи подписывается и разл бух доки

вопрос такой:можно ли все это объединить в одно дело? и назвать,например, торги ООО "рога и копыта" лот 1. торги ООО "рога и копыта" лот 2. ???? и по какой статье тогда определить срок хранения
если нет, то как лучше систематизировать

у нас просто много предприятий банкротов, и если для каждого создавать поэтапно дела, то запутаться можно

[Г.С.]

У меня возникает два вопроса
1, сфера деятельности Вашей организации
2 Подтверждает факт состоявшихся торгов- протокол? Вот их бы я сформировала отдельно ст.796, а все остальное ст.794, 795. А можно и все вместе, поскольку у всех один срок хранения – постоянно.

[Шутова Ольга]

Сообщение от Г.С.

У меня возникает два вопроса
1, сфера деятельности Вашей организации
2 Подтверждает факт состоявшихся торгов- протокол? Вот их бы я сформировала отдельно ст.796, а все остальное ст.794, 795. А можно и все вместе, поскольку у всех один срок хранения – постоянно.

1. сфера деятельности - оценка имущества, проведение торгов. но так же наша организация оказывает услуги конкурсным управляющим (вот как раз оценка их имущества и продажа имущества предприятий банкротов на торгах)
2. у нас почему то все вместе хранят (по лотам делят)

[Tasha]

Сообщение от Шутова Ольга

вопрос такой:можно ли все это объединить в одно дело? и назвать,например, торги ООО "рога и копыта" лот 1. торги ООО "рога и копыта" лот 2. ???? и по какой статье тогда определить срок хранения

Законодательство устанавливает сроки хранения конкретных видов документов, но не предписывает коммерческим организациям порядок формирования ими дел. Вы вправе сами определить порядок формирования дел по предприятиям-банкротам, и в первую очередь система комплектования дел была удобна Вашим деловым подразделениям.

IMHO документы удобно формировать в дела по компаниям-банкротам. Я бы также предложила подумать о комплектовании дел таким образом, чтобы в одном деле не смешивались документы разных подразделений, создаваемые на разных этапах работы.

Насколько я понимаю, в Вашей компании таких этапов два: 1) проведение оценки имущества, и 2) проведение мероприятий по реализации этого имущества; и соответствующими видами работ занимаются два разных подразделения. Поэтому я бы формировала два вида дел:

• Дело по проведению оценки имущества компании-банкрота
• Дела по реализации этого имущества, отдельно на каждый лот

Состав дел стоило бы закрепить внутренним нормативным документом, в котором, помимо прочего, определить и порядок передачи дела в архив компании. Принимая такого рода документы, я, например, всегда требовала, чтобы сотрудник делового подразделения составил внутреннюю опись дела, отразив в ней все находящиеся в деле документы.

Проще всего установить для всех документов в деле единый срок хранения, равный максимальному из сроков хранения входящих в дело документов. В номенклатуре можно или перечислить все соответствующие статьи, или ту, что устанавливает максимальный срок, или принять решение ЭК и сослаться на него. Как вариант, можно в определенный момент проводить «чистку» дел от документов с истекшими сроками хранения, но это требует больших трудозатрат.

Сообщение от Шутова Ольга

у нас просто много предприятий банкротов, и если для каждого создавать поэтапно дела, то запутаться можно

Подозреваю, что на каждый лот собирается довольно много документов, и если лотов несколько, то собирать их в одно дело бессмысленно - его все равно придется делить на тома.

Если же наладить учет как следует, то путаницы не будет. Используйте продуманную систему нумерации, цветные папки/корешки/ярлычки.

[Г.С.]

Сообщение от Шутова Ольга

2. у нас почему то все вместе хранят (по лотам делят)

Хранят или систематизируют в процессе делопроизводства, это два разных понятия. А как их сформировать для хранения, по моему архивариус должен решить сам в зависимости от того какие документы чаще востребованы для справок и как с этим легче работать, учитывая конечно общие правила
По поему из Вашего архива чаще для справок востребованы окончательные решения, т.е. протоколы, именно поэтому я Вам и предложила их сформировать в отдельные дела. Я конечно могу быть не права, т.к. не знаю вашей специфики

[Нонна]

Подскажите, пожалуйста!
Во всех методических рекомандациях по составлению номенклатуры сказано, что однотипные документы во всех подразделениях должны иметь одинаковый номер в номенклатуре, но у меня так не получится и не получается. На работе мне подсказывают, что нужно все равно, чтобы совпадали - так легче пользваться, а значит можно просто пропускать номера в номенклатуре, чтобы эта рекомендация выполнялась. Как-то это.... мне не очень нравится, а как у вас, коллеги?

[Andrew]

Сообщение от Нонна

Как-то это.... мне не очень нравится

- Для Вас: Пропуск номеров в номенклатуре подразделений оскорбляет Ваше эстетическое чувство и расходится с рекомендациями, не имеющими нормативного характера;

- Для сотрудников деловых подразделений: Разнобой номеров неудобен, поскольку тратится лишнее время, растет вероятность ошибок.

Теперь подумайте, с точки зрения организации, что важнее?

[Нонна]

эстетическое чувство... я не его имела в виду, а именно неудобство интуитивно меня как раз и направляла к мысли, что народ явно запутается.... А первой запутаюсь именно я...