План архивных работ

[Шутова Ольга]

Добрый день. Я работаю в коммерческой организции помощником руководителя. Организация небольная 10 человек. Документов тоже не особо много в архивной комнате. Папок 50 думаю. На днях он написал мне письмо на почту с таким заданием: составить план архивных работ и предоставить до 15.06. Времени у меня конечно осталось мало. И я не понимаю, что он имеет вввиду.
Помогите, пожалуйста

[Tasha]

Ольга, а почему бы не позвонить начальнику и не спросить его, что он конкретно имел в виду - составление инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, или что-либо ещё? IMHO это лучше, чем писать бумагу наугад.

[Шутова Ольга]

У нас ситуация не такая обычная как в других организациях.
Я работаю в одной, но у руководителя еще по мимо ее 4 орагнизации в которых он либо директор, либо конкурсный управляющий и т п. И документы все находятся в одной архивной комнате. Одну номенклатуру дел не составшь на них, инструкцию тоже (нужно на каждую организацию) Поэтому он явно не это имел ввиду. Может какой то определнный план по работе архива, в котором указать нужно что включает в себя подготовка, оформление дел в архиве нашем.
Например,
1.Проведение экспертизы ценности документов
Осуществить отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел
2.Систематизация документов внутри дела
3.Оформление дела (подшивка дела; нумерация листов дела; составление листа-заверителя; оформление обложки дела)

Как Вы считаете?

[Нонна]

все правильно, но главное еще - классификация и систематизация. Исходя из деятельности вашей организации надо выделить и группы дел внутри сроков хранения, т. е. взаимосвязанных между собой, Систематизировать: по какому принципу? - по годам закрытия дел или по видам документов, а внутри - по годам. И если среди этих дел документы по личному составу - это очень важно. Сейчас эти документы не менее важны. Надо о людях думать обязательно!

[Tasha]

Сообщение от Шутова Ольга

у руководителя еще по мимо ее 4 орагнизации

Если организации независимые, документы каждой из них желательно четко отделить от документов других организаций, и учет и делопроизводство, возможно, придется вести по каждой из них в отдельности.

[Шутова Ольга]

Сообщение от Tasha

Если организации независимые, документы каждой из них желательно четко отделить от документов других организаций, и учет и делопроизводство, возможно, придется вести по каждой из них в отдельности.

они итак ведуться отдельно. просто номенклатру и инструкцию я думаю не надо на каждую составлять. он именно хочет план какой то. я так полагаю это именно план работ архива, но что в нем писать я не имею поняти. может что то посоветуете. (задание было навести порядлок в архивной комнате, разложить все по полочкам, прошить и т д)

[Tasha]

Сообщение от Шутова Ольга

задание было навести порядлок в архивной комнате, разложить все по полочкам, прошить и т д

Вот с этого и начинайте. Серьёзно. Разбор документов по организациям и видам, брошюрование, сверка (если есть описи, или их составление, если нет). Номенклатуры и инструкции для всех организаций (для акционерных обществ их точно лучше иметь! Вам сделать 4 инструкции - лишь на 10% больше работы, чем на одну, а отчитаться можно красиво). Дайте пяток идей, - пусть начальник выберет нужные.

[Шутова Ольга]

Спасибо. Послезавтра начальник приедет, поговорим с ним, обсудим. Если что я к Вам обращусь)

[Шутова Ольга]

И все же мне руководитель дал задание составить номенклатуру дел с указанием сроков хранения.
В номенклатуре расписываются все возможные документы (дела), которые может иметь организация в своей деятельности?

"В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. Чтобы знать о том, какие бумаги и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться составляют номенклатуру дел. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.

Современная жизнь диктует четкую систему учета и архивирования документов. А ведь именно номенклатура дел отражает такую систему. Надо сказать, что большинство специалистов отдают себе отчет в важности такого документа. В 70 процентов организаций оформляется номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 1).

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации."