Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций

Архивы организаций Обсуждение опыта и проблем

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #31  
Старый 26.03.2013, 20:36
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Vikki, если у Вас не появится каких-то совершенно новых видов документов (что вряд ли!), то и номенклатура дел не изменится - нужно лишь будет пометить, что некоторые дела полностью или частично будут формироваться в электронном виде.
Ответить с цитированием
  #32  
Старый 26.03.2013, 23:00
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

во всех гос. архивах, да и на страницах печати проскакивает мысль, что документы со сроком хранения более 10 лет надо дублировать все равно на бумаге
Ответить с цитированием
  #33  
Старый 27.03.2013, 11:02
Vikki Vikki вне форума
Новичок
 
Регистрация: 03.05.2011
Сообщений: 25
Talking

Цитата:
Сообщение от Tasha Посмотреть сообщение
Vikki, если у Вас не появится каких-то совершенно новых видов документов (что вряд ли!), то и номенклатура дел не изменится - нужно лишь будет пометить, что некоторые дела полностью или частично будут формироваться в электронном виде.
Я не об этом,а о том,что при появлении ЭЦП наверняка необходимо заводить какие то журналы,реестры ,акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами ЭЦП и т.п.(у некоторых документов ,по перечню, постоянный срок хранения ).
Просто наши айтишники такие далекие от всех этих организационных вопросов, приходится помогать,да и не хочется чтобы мы делали что то неправильно

Последний раз редактировалось Vikki; 27.03.2013 в 11:13.
Ответить с цитированием
  #34  
Старый 27.03.2013, 19:07
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Vikki Посмотреть сообщение
при появлении ЭЦП наверняка необходимо заводить какие то журналы,реестры ,акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами ЭЦП и т.п.
Конечно, такие документы будут. Некоторые, возможно, пойдут в уже заведенные дела; для других можно и новые дела открыть - но, наверное, сначала стоит разобраться, как у Вас будет документироваться использование электронных подписей

Цитата:
Сообщение от Vikki Посмотреть сообщение
у некоторых документов ,по перечню, постоянный срок хранения
Будьте осторожны со сроками в перечнях ...

Например, ст.232. Вы сертификаты подписей ещё и распечатывать будете, как подразумевается в Перечне? А в законодательстве написано следующее:

Цитата:
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (утрачивает силу 30.06.2013)

Статья 7. Срок и порядок хранения сертификата ключа подписи в удостоверяющем центре

1. Срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре определяется договором между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи. При этом обеспечивается доступ участников информационной системы в удостоверяющий центр для получения сертификата ключа подписи.

2. Срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре после аннулирования сертификата ключа подписи должен быть не менее установленного федеральным законом срока исковой давности для отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

По истечении указанного срока хранения сертификат ключа подписи исключается из реестра сертификатов ключей подписей и переводится в режим архивного хранения. Срок архивного хранения составляет не менее чем пять лет. Порядок выдачи копий сертификатов ключей подписей в этот период устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Сертификат ключа подписи в форме документа на бумажном носителе хранится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивах и архивном деле.

Статья 17. Использование электронной цифровой подписи в корпоративной информационной системе

1. Корпоративная информационная система, предоставляющая участникам информационной системы общего пользования услуги удостоверяющего центра корпоративной информационной системы, должна соответствовать требованиям, установленным настоящим Федеральным законом для информационных систем общего пользования.

2. Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе устанавливается решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением участников этой системы.

3. Содержание информации в сертификатах ключей подписей, порядок ведения реестра сертификатов ключей подписей, порядок хранения аннулированных сертификатов ключей подписей, случаи утраты указанными сертификатами юридической силы в корпоративной информационной системе регламентируются решением владельца этой системы или соглашением участников корпоративной информационной системы.

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"

Статья 13. Удостоверяющий центр

6. Информация, внесенная в реестр сертификатов, подлежит хранению в течение всего срока деятельности удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами. В случае прекращения деятельности удостоверяющего центра без перехода его функций другим лицам он должен уведомить об этом в письменной форме владельцев сертификатов ключей проверки электронных подписей, которые выданы этим удостоверяющим центром и срок действия которых не истек, не менее чем за один месяц до даты прекращения деятельности этого удостоверяющего центра. В указанном случае после завершения деятельности удостоверяющего центра информация, внесенная в реестр сертификатов, должна быть уничтожена. В случае прекращения деятельности удостоверяющего центра с переходом его функций другим лицам он должен уведомить об этом в письменной форме владельцев сертификатов ключей проверки электронных подписей, которые выданы этим удостоверяющим центром и срок действия которых не истек, не менее чем за один месяц до даты передачи своих функций. В указанном случае после завершения деятельности удостоверяющего центра информация, внесенная в реестр сертификатов, должна быть передана лицу, к которому перешли функции удостоверяющего центра, прекратившего свою деятельность.
Таким образом, законодательство возлагает обязанность по хранению сертификатов на УЦ либо на владельца корпоративной системы, выполняющей роль УЦ.

По делу, сертификаты хранить, возможно, и стоит (а ещё может быть полезно сохранять и списки отозванных сертификатов, и другие аналогичные документы) - но IMHO незачем хранить их в бумажном виде, и незачем хранить их дольше, чем документы, электронные подписи для которых создавались на основе этих сертификатов.
Ответить с цитированием
  #35  
Старый 29.03.2013, 13:14
Vikki Vikki вне форума
Новичок
 
Регистрация: 03.05.2011
Сообщений: 25
По умолчанию

Спасибо за ответ,но как-то мне трудновато разобраться.

Последний раз редактировалось Vikki; 09.04.2013 в 17:16.
Ответить с цитированием
  #36  
Старый 29.03.2013, 14:07
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Vikki Посмотреть сообщение
Спасибо за ответ,но как-то мне трудновато разобраться.
Вообще-то сроки хранения- это "высший пилотаж" делопроизводства

Действуйте не торопясь Можете, например, начать с собирания документов Вашей организации, определяющие использование электронных подписей. Если УЦ свой - добудьте положение об УЦ; если третьей стороны - посмотрите соответствующий договор.

Узнайте, кто и в каких правоотношениях имеет право использования электронной подписи. По нормативным документам и договорам Вы увидите, что должны создаваться и храниться определенные документы и информация (сами подписанные электронные документы, разного рода квитанции о получении и принятии и т.д.; а если есть свой УЦ, то у него должен храниться целый массив как электронных, так и бумажных документов, включая сертификаты, списки отозванных сертификатов и т.д.).

Поговорите с теми, кто с этими документами и информацией работает; выясните, где и как они их хранят, и в течение какого времени они будут им нужны. По срокам хранения проконсультируйтесь также с юристами.

По мере прояснения ситуации с отдельными видами документов, включайте их в номенклатуру. Сроки хранения утверждайте на экспертной комиссии, чтобы не брать всю ответственность на себя. На первых порах, наверное, важно не уничтожить что-нибудь преждевременно, поэтому завышенные сроки хранения будут не так страшны - но позднее к ним нужно будет обязательно вернуться, т.к. избыточно длительное хранение приводит к напрасному расходованию средств, а в определенных случаях не уничтоженные вовремя документы могут стать для организации причиной крупных неприятностей.
Ответить с цитированием
  #37  
Старый 01.04.2013, 13:20
Маksим Маksим вне форума
Участник форума
 
Регистрация: 11.11.2010
Сообщений: 83
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Andrew Посмотреть сообщение
а в определенных случаях не уничтоженные вовремя документы могут стать для организации причиной крупных неприятностей.
Об этих случаях поподробнее нельзя ли?
Ответить с цитированием
  #38  
Старый 01.04.2013, 14:24
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Маksим Посмотреть сообщение
Об этих случаях поподробнее нельзя ли?
Если, например, организация, в полном соответствии с законодательством, своевременно уничтожает документы бухгалтерского и налогового учета по истечении сроков их хранения, то многие старые "грешки" уже никогда не будут обнаружены ни государственными органами, ни акционерами
Ответить с цитированием
  #39  
Старый 11.11.2013, 12:23
igp igp вне форума
Новичок
 
Регистрация: 08.11.2013
Сообщений: 2
Post делопроизводство

Здравствуйте!!!
1.Подлежат ли регистрации такие документы как : "Ведомость","Счет" (об оплате телефона)?
2. Как обозвать документ))) "сбор подписей о получении какого либо документа"(тем самым страхуешь себя в том, что ты передал человеку тот или иной документ). и нужно его регистрировать?
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архивы организаций, номенклатура дел

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Номенклатура дел в организации Шутова Ольга Архивы организаций 64 25.02.2016 09:50
Номенклатура дел Госжилинспекции Стася Традиционные методы и технологии архивных работ 0 06.06.2011 21:18
Примерная номенклатура дел поликлиник Львица Архивы организаций 20 13.05.2011 14:26
номенклатура вуза, в части руководства Нонна Архивы организаций 0 30.04.2011 00:00
типовая номенклатура дел предприятия Соловьёва Ольга Традиционные методы и технологии архивных работ 3 21.06.2008 13:32


Часовой пояс GMT +4, время: 03:54.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015