Электронный архив. Утрата носителя = Утрате бумажного дела?

[Дмитрий АЛ]

В нашей организации группы документов в эл. виде хранятся в 3-х местах: на сервере, Основном и Резервном СD дисках. Сейчас готовим Положение по эл. архиву.
Рассмотрим ситуацию, когда вышел из строя один из носителей информации, например Основной диск. Необходимо ли формировать Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (Прил. № 36 Основных правил работы архивов организаций)?
Ведь утраты документов фактически не произошло. Утрачен носитель, восстановить который можно за 10 минут. А хранить Акт об утрате неутраченных докуметнов (с отметкой ЭК и подписью руководителя) будем постоянно -
Или есть возможность ничего не нарушив избежать сложных процедур и создания Акта (по Прил. № 36)? -

[Tasha]

Уважаемый коллега, на Вашем месте я бы постаралась разработать и включить в инструкцию (регламент) работы подразделения порядок действий в случае утраты или нечитаемости какого-то из экземпляров документов, в т.ч. порядок документирования этих действий. Это, в случае «разбора полетов», снимет вопрос о том, почёму Вы поступили именно так, а не иначе.

При утрате одного (и даже двух) комплектов информации, действительно, никакой утраты документов не происходит. Но на всякий случай нужно задокументировать происшествие (например, в каком-либо журнале), задокументировать корректирующие действия по восстановлению (созданию новых) экземпляров информации, а также факт сверки исправленных экземпляров с эталоном. Где-то следует отразить снятие с учета нечитаемых носителей и принятие на учёт новых. Нечитаемые носители, думаю, имеет смысл по акту уничтожить. В отсутствие общей нормативной базы, регламентирующей долговременное хранение электронных документов, этот журнал (или иной документ) имело бы смысл хранить достаточно долго – как минимум, столько же, сколько будут храниться сами электронные документы.

Вот если Вы сформируете акт утраты на неутраченные документы, - это точно будет нарушением!

[Дмитрий АЛ]

Таша!
Спасибо за оперативный ответ!

По поводу документирования факта порчи диска пердложил след.:
При обнаружении испортившегося диска даю сигнал в отдел безопасности. Там проводят расследование. Если нет криминала, то формирую акт в котором прибл. след. текст:
ЕХ(единица хранения) №... вышла из строя по причине ..., ЕХ № уничтожена, взамен необходимо сформировать новую.
Подпись: Зав Архивом и представитель безопасности.

В Журнале учета поступления ЕХ (для док-ов эл. вида) делаю отметку в примечании: Диск уничтожен по Акту от ..., Переформирован ...(дата)

Как Вы думаете, Можно ли сформировать новый диск и присвоить ему тоже имя, что и у вышедшего из строя?

[Tasha]

Сообщение от Дмитрий АЛ

Как Вы думаете, Можно ли сформировать новый диск и присвоить ему тоже имя, что и у вышедшего из строя?

Если речь идёт об оптических дисках, то я бы предложила использовать болванки, на которых есть уникальные номера производителя. Тогда в документах можно было бы на эти номера ссылаться. А в остальном экземпляры носителей, как мне кажется, могут быть полностью идентичными (включая имя диска, присвоенное при форматировании). В каких-то случаях подобная идентичность может оказаться очень удобной – например, на сервере может храниться ISO-образ, с которого, по мере необходимости, записываются оптические диски.

Можно также - как в бумажном делопроизводстве - давать дискам одинаковое имя, но присваивать им различные номера экземпляров.

У Вас, случаем, не задача ли хранения бухгалтерских документов в электронном виде решается? (Это я по поводу аббревиатуры ЕХ)

[Дмитрий АЛ]

Да! Процесс подготовки идет с нового года:
Разработка Положения, подстройка ПО...

[Tasha]

Тогда Ваша главная задача - выполнить все требования Банка России. Проверять и наказывать будут они, а не Росархив

[Tasha]

Рекомендую познакомиться со статьей

Носарева Н.А. Как банкам выполнить указание ЦБ РФ о хранении в электронном виде отдельных документов? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2010. - №10.

Попытки перевести кредитные организации на полноценный электронный юридически значимый документооборот предпринимаются давно. Пожалуй, самым значимым документом в этой связи является указание Центрального Банка РФ «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».
Из статьи вы узнаете, какие важные вопросы этот документ оставил без внимания. Но мы занимаемся не только критикой. В условиях недостающей методической проработки вопроса объясняем, как можно действовать: даем технологию работы и предлагаем формы удобных документов. Это самое ценное и интересное!

Носарева Н.А. Как банкам выполнить указание ЦБ РФ о хранении в электронном виде отдельных документов? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2010. - №11

Продолжаем разговор о том, как в отсутствие полноценной методической проработки вопроса обращения юридически значимых электронных документов кредитной организации все*-таки справиться с данной задачей. В этом номере мы разобрались с передачей электронных документов на архивное хранение, с организацией их поиска и выдачи по запросам сотрудников, с выделением к уничтожению единиц хранения с истекшими сроками, а также с проверкой сохранности оставшихся носителей.

Носарева Н.А. Как банкам выполнить указание ЦБ РФ о хранении в электронном виде отдельных документов? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2010. - №12

Мы выявили требования, которым должна удовлетворять система электронного документооборота, чтобы с ее помощью можно было организовать работу в соответствии с указанием Центрального Банка России «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов...». А потом проверили на соответствие этим требованиям две СЭД: «Directum» и «Дело».

[Дмитрий АЛ]

Судя по названиям, темы для нас актуальны.
А где можно ознакомиться с электронной версией статей?

[Tasha]

К сожалению, не все статьи этого журнала выкладываются в электронном виде. Журнал достаточно популярен и многие его выписывают. Спросите у своих специалистов ДОУ может быть у них он есть.

В вообще сайт журнала http://www.delo-press.ru/magazines/documents/