Учет трудовых книжек в архиве

[Пароварка]

Здравствуйте. Помогите, пожалуйста. Как вести учет невостребованных трудовых книжек, поступивших при ликвидации организации.
1. Какова форма описи для невостребованных трудовых книжек?
2. Если она стандартная, то что ставить в графе "Крайние даты"?
3. Как поставлять количество листов? Нумеруются ли они? Составляется ли заверительная запись на каждую трудовую книжку?
4. Как систематизировать трудовые книжки? По алфавиту или как?
5. Как оформлять выдачу их владельцу?

Заранее спасибо

[Andrew]

Для начала хочу обратить Ваше внимание. что с выходом нового Перечня изменился срок хранения трудовых книжек. См. ст. 664 "Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) - До востребования, невостребованные - 75 л." (раньше было 50 лет, ст.342 Перечня 2000 г.).

Мне кажется, может пригодиться следующая информация (источник: http://www.hr-portal.ru/article/pere...uzhby-v-arkhiv )

Кроме вышеуказанных документов, передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации.

Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам...

[Andrew]

В Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) есть такой пункт:

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

[RomanR]

Приведенный Andrew первый пример оторван от реальности. Практичнее будет включать трудовые книжки в конец описи по личному составу или составлять отдельную опись по алфавиту. Зачем нужны годы увольнения в ликвидированной организации что назывется не пришей кобыле хвост. Естественно трудовая книжка не прошивается и не нумеруется графа количество листов сама собой отпадает. Оформление выбытия дела стандартное как для любого другого архивного дела.

[Andrew]

Сообщение от RomanR

Зачем нужны годы увольнения в ликвидированной организации что назывется не пришей кобыле хвост.

Тогда будьте добры, ответьте на вопрос, от какого момента Вы отсчитываете срок хранения этих документов, и на каком основании

[RomanR]

Сообщение от Andrew

Тогда будьте добры, ответьте на вопрос, от какого момента Вы отсчитываете срок хранения этих документов, и на каком основании

Да с момента ликвидации организации. На том простом основании, что есть реальность и с ней приходится считаться. Правда если ваш архив соответствуют стереотипам обывателей - пыль, тишина, медленно двигающиеся старушки-архивистки, тоска и безделье - тогда да, безусловно, можно посидеть и поубивать время, выясняя года увольнения владельцев трудовых книжек.

[Andrew]

Сообщение от RomanR

Да с момента ликвидации организации.

Ну что же - тем самым Вы удлиняете срок хранения документов. Если документов этих немного, а место есть - приём допустимый. Но в иных обстоятельствах так поступать неправильно.

Чисто для информации отмечу, что этот приём сейчас, строго говоря, незаконен: данные документы содержат персональные данные, и должны уничтожаться сразу же после завершения их обработки (т.е. по истечении установленного перечнем срока хранения, который отсчитывается с момента увольнения). Маловероятно, конечно, что кто-то нажалуется. но тем не менее...

Сообщение от RomanR

Правда если ваш архив соответствуют стереотипам обывателей - пыль, тишина, медленно двигающиеся старушки-архивистки, тоска и безделье - тогда да, безусловно, можно посидеть и поубивать время, выясняя года увольнения владельцев трудовых книжек

По этой же логике, все документы проще хранить вечно. Зачем тратить время на экспертизу ценности, ведь это работа для высокооплачиваемых профессионалов? А так архив будет складом, где смогут работать технические специалисты без архивного образования.

[RomanR]

Сообщение от Andrew

По этой же логике, все документы проще хранить вечно. Зачем тратить время на экспертизу ценности, ведь это работа для высокооплачиваемых профессионалов? А так архив будет складом, где смогут работать технические специалисты без архивного образования.

Это чистой воды передергивание. Речь конкретно о трудовых книжках и все.

[Пароварка]

А если в трудовой нет даты увольнения? С какого времени считать 75 лет?

[RomanR]

Пароварка Засучиваете рукава и начинаете лопатить приказы об увольнении и личные карточки, пытаясь найте вожделенную дату. Оно того стоит, если алфавитное расположение ГОРАЗДО удобнее и практичнее.