дела постоянного хранения оформление

[Соловьёва Ольга]

Добрый день! Уважаемые специалисты, прошу дать ссылки на информационные статьи или просто ответить на следующий вопрос. На предприятии необходимо сформировать дела постоянного хранения (до ликвидации организации" "Приказы директора и членов дирекции по основной деятельности" и "Протоколы собраний учредителей". Предпритие функционирует с 2003 года, за это время накопилось с десяток тех и других документов. Можно ли все протоколы и все приказы объеденить в 2 дела и указать с 2003 по 2011 год и сшить в твердый картон, с внутренней описью и листом-заверителем? Верно я себе это представляю?) спасибо!

[Andrew]

По-моему, так можно - если только в Вашей инструкции по делопроизводству прямо не записано иное.

В принципе, рекомендуется группировать в дело документы одного года, и многие госорганы записывают это в свои инструкции.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

При формировании дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти необходимо соблюдать следующие правила:
…группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, нормативным документов не являются)

3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
…группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263)

2.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы Советов народных депутатов и других выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, - в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

Если Ваша организация - источник комплектования, то, на всякий случай, стоит посоветоваться с курирующим архивом. И ещё, для спокойствия душевного, можно своего юриста спросить, нет ли у него возражений.