Вопрос по личному делу

[Троеборец]

Имеется личное дело в 130 листов,примерно.
В деле есть опись внутренняя в самом начале,но она составлена на советском бланке и не по современному образцу,а в произвольном порядке. Мало того, по описи выходит листов на 15 меньше,чем есть в деле.
Вопрос-что делать с этой описью теперь и как правильно оформить дело?

[Tasha]

Как мне кажется, можно поступить следующим образом:
- Задокументировать выявленный факт отсутствия документов в деле и/или несоответствия внутренней описи документам дела
- Либо внести корректировки в существующую опись и составить новую итоговую запись к ней; либо, сохраняя старую опись в составе дела, составить новую.

Приказ УФК по МО от 14.07.2009 N 01-04/229 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Управления Федерального казначейства по Московской области"

7.10. ..Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела: изъятии документов, копировании, замене оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе "Примечание" со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

Из статьи «Ведение, оформление личных дел сотрудников», http://123-job.ru/articles.php?id=1306

При завершении формирования личного дела для передачи на архивное хранение необходимо пронумеровать его листы. В соответствии с п. 3.6.8 Основных правил нумерация осуществляется простым карандашом в правом верхнем углу каждого документа.

Листов в деле должно быть не меньше их количества, указанного во внутренней описи. Хотя на практике иногда фактически листов оказывается меньше, чем указанно их количество во внутренней описи. В таком случае данное дело не следует сдавать в архив, а необходимо исправить допущенную ошибку. Руководителем назначается лицо, которому поручается расследование с целью установления причин недостачи документов. Далее возможны следующие варианты:
- документы обнаружены. Они оформляются и подшиваются должным образом в дело;
- документы не обнаружены. По факту их недостачи составляется акт, один из экземпляров которого вкладывается в личное дело. По нашему мнению, целесообразно составить новую внутреннюю опись документов данного личного дела, причем прежнюю необходимо оставить в деле.

[Троеборец]

Саму старую опись при этом тоже пронумеровать,получается?

[Tasha]

Да.

[Троеборец]

Ясно,спасибо большое.
Еще такой момент-на обложке личного дела в записи "На .... листах хранить 75 лет" мы указываем количество листов вместе с внутренней описью и листом заверителем? Или же количество листов собственно личного дела?

[Tasha]

Сообщение от Троеборец

на обложке личного дела в записи "На .... листах хранить 75 лет" мы указываем количество листов вместе с внутренней описью и листом заверителем? Или же количество листов собственно личного дела?

По правилам, на обложке указывается количество пронумерованных листов дела (не считая листы внутренней опии)

"Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76)

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно...

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью...

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

Для сравнения:

Приказ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200 "Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации"

41. На обложках (титульных листах) дел, книг, журналов и т.п. (форма N 2) указывается:

з) количество пронумерованных в деле листов. На обложках дел, имеющих грифы секретности, помимо этого должно быть указано количество листов внутренней описи и количество приложений к делу.

[Троеборец]

Спасибо! Еще вопрос:
в личном деле нет приказа об увольнении и заявления работника тоже нет. Как быть? Последний документ-приказ на повышение работника в должности. Последней датой дела тогда считаем дату этого приказа?

[Нонна]

ДОкументы формируют и описывают по окончанию дела. Окончание для личного дела является дата (хотя бы год) увольнения работника. Вы же по годам увольнения в опись все вносите, и по годам увольнения у вас на стеллажах хранится? Придет, к примеру, к вам человек за справкой какой-нибудь или за копией какого-то документа, - вы его спросите, когда он уволился, он скажет или посмотрит обязательно по трудовой год увольнения, вот вы и будете искать его дело по году увольнения

[Троеборец]

Нет вообще никаких документов на увольнение. И не представляется возможным их найти и даже узнать дату увольнения.
Может быть задокументировать этот факт во внутренней описи,а дату окончания проставить датой последнего документа? А найти,если что, я легко смогу в экселевских описях

[Нонна]

думается, что можно. Главное пометку сделать. А что, не существует никаких списков по движению кадров? Раньше были такие книги по алфавиту, где писались люди и начало-конец его работы. Может, у них что-то сохранилось?