Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций

Архивы организаций Обсуждение опыта и проблем

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 31.05.2012, 13:43
Троеборец Троеборец вне форума
Новичок
 
Регистрация: 29.03.2012
Сообщений: 17
По умолчанию Вопрос по личному делу

Имеется личное дело в 130 листов,примерно.
В деле есть опись внутренняя в самом начале,но она составлена на советском бланке и не по современному образцу,а в произвольном порядке. Мало того, по описи выходит листов на 15 меньше,чем есть в деле.
Вопрос-что делать с этой описью теперь и как правильно оформить дело?
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 31.05.2012, 14:42
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Как мне кажется, можно поступить следующим образом:
- Задокументировать выявленный факт отсутствия документов в деле и/или несоответствия внутренней описи документам дела
- Либо внести корректировки в существующую опись и составить новую итоговую запись к ней; либо, сохраняя старую опись в составе дела, составить новую.

Цитата:
Приказ УФК по МО от 14.07.2009 N 01-04/229 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Управления Федерального казначейства по Московской области"

7.10. ..Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела: изъятии документов, копировании, замене оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе "Примечание" со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

Из статьи «Ведение, оформление личных дел сотрудников», http://123-job.ru/articles.php?id=1306

При завершении формирования личного дела для передачи на архивное хранение необходимо пронумеровать его листы. В соответствии с п. 3.6.8 Основных правил нумерация осуществляется простым карандашом в правом верхнем углу каждого документа.

Листов в деле должно быть не меньше их количества, указанного во внутренней описи. Хотя на практике иногда фактически листов оказывается меньше, чем указанно их количество во внутренней описи. В таком случае данное дело не следует сдавать в архив, а необходимо исправить допущенную ошибку. Руководителем назначается лицо, которому поручается расследование с целью установления причин недостачи документов. Далее возможны следующие варианты:
- документы обнаружены. Они оформляются и подшиваются должным образом в дело;
- документы не обнаружены. По факту их недостачи составляется акт, один из экземпляров которого вкладывается в личное дело. По нашему мнению, целесообразно составить новую внутреннюю опись документов данного личного дела, причем прежнюю необходимо оставить в деле.
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 31.05.2012, 16:43
Троеборец Троеборец вне форума
Новичок
 
Регистрация: 29.03.2012
Сообщений: 17
По умолчанию

Саму старую опись при этом тоже пронумеровать,получается?

Последний раз редактировалось Троеборец; 31.05.2012 в 17:27.
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 31.05.2012, 20:56
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Да.
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 01.06.2012, 11:14
Троеборец Троеборец вне форума
Новичок
 
Регистрация: 29.03.2012
Сообщений: 17
По умолчанию

Ясно,спасибо большое.
Еще такой момент-на обложке личного дела в записи "На .... листах хранить 75 лет" мы указываем количество листов вместе с внутренней описью и листом заверителем? Или же количество листов собственно личного дела?
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 01.06.2012, 19:46
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Троеборец Посмотреть сообщение
на обложке личного дела в записи "На .... листах хранить 75 лет" мы указываем количество листов вместе с внутренней описью и листом заверителем? Или же количество листов собственно личного дела?
По правилам, на обложке указывается количество пронумерованных листов дела (не считая листы внутренней опии)

Цитата:
"Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76)

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно...

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью...

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
Для сравнения:

Цитата:
Приказ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200 "Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации"

41. На обложках (титульных листах) дел, книг, журналов и т.п. (форма N 2) указывается:

з) количество пронумерованных в деле листов. На обложках дел, имеющих грифы секретности, помимо этого должно быть указано количество листов внутренней описи и количество приложений к делу.
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 07.06.2012, 13:36
Троеборец Троеборец вне форума
Новичок
 
Регистрация: 29.03.2012
Сообщений: 17
По умолчанию

Спасибо! Еще вопрос:
в личном деле нет приказа об увольнении и заявления работника тоже нет. Как быть? Последний документ-приказ на повышение работника в должности. Последней датой дела тогда считаем дату этого приказа?
Ответить с цитированием
  #8  
Старый 07.06.2012, 13:48
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

ДОкументы формируют и описывают по окончанию дела. Окончание для личного дела является дата (хотя бы год) увольнения работника. Вы же по годам увольнения в опись все вносите, и по годам увольнения у вас на стеллажах хранится? Придет, к примеру, к вам человек за справкой какой-нибудь или за копией какого-то документа, - вы его спросите, когда он уволился, он скажет или посмотрит обязательно по трудовой год увольнения, вот вы и будете искать его дело по году увольнения
Ответить с цитированием
  #9  
Старый 07.06.2012, 14:18
Троеборец Троеборец вне форума
Новичок
 
Регистрация: 29.03.2012
Сообщений: 17
По умолчанию

Нет вообще никаких документов на увольнение. И не представляется возможным их найти и даже узнать дату увольнения.
Может быть задокументировать этот факт во внутренней описи,а дату окончания проставить датой последнего документа? А найти,если что, я легко смогу в экселевских описях
Ответить с цитированием
  #10  
Старый 07.06.2012, 15:27
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

думается, что можно. Главное пометку сделать. А что, не существует никаких списков по движению кадров? Раньше были такие книги по алфавиту, где писались люди и начало-конец его работы. Может, у них что-то сохранилось?
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
личное дело, оформление описей

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра
Комбинированный вид Комбинированный вид

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Документы по личному составу? Lana Архивы организаций 15 07.10.2016 08:43
Совета по архивному делу, Казань, 15-16 сентября 2011 г. Tasha Конференции, семинары 9 24.10.2011 22:13
Опись дел по личному составу Соловьёва Ольга Традиционные методы и технологии архивных работ 1 27.05.2011 19:24
Конференция по архивному делу в Румынии Tasha Конференции, семинары 0 31.05.2010 09:25
Материалы с заседания Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве Oumnique Автоматизированные архивные технологии 1 24.06.2008 08:31


Часовой пояс GMT +4, время: 06:41.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2021, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015