Сроки хранения в законодательстве и нормативных актах

[Tasha]

Федеральная служба по финансовым рынкам установила сроки хранения документов внутреннего контроля профессиональных участников рынка ценных бумаг

Среди федеральных органов государственной власти есть такие, которые при разработке нормативно-правовых актов в подконтрольной им сфере деятельности никогда не забывают о документах и сроках их хранения.

Вот и на этот раз в «Положении о внутреннем контроле профессионального участника рынка ценных бумаг», утвержденном приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 24 мая 2012 г. № 12-32/пз-н, ФСФР России не забыла установить требования к порядку хранения отчетности контролеров профессиональных участников рынка ценных бумаг.

Контролер организует учет и хранение отчетов путем формирования отдельного дела отчетов контролера. Отчеты контролера хранятся не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами Российской Федерации.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.com/2012/10/blog-post_1766.html

[Vikki]

Добрый вечер!Подскажите пожалуйста сколько должны храниться удостоверения муниципальных служащих,которые возвращаются ,при увольнении, в кадровую службу? В перечне нашла статьи где срок хранения удостоверений 75 лет, по-моему это слишком долго,да и зачем?!

[Tasha]

Сообщение от Vikki

В перечне нашла статьи где срок хранения удостоверений 75 лет, по-моему это слишком долго,да и зачем?!

Коллега, что за статьи Вы нашли? Назовите номера (а лучше, для удобства других участников форума, процитируйте). Мне кажется, Вы не те удостоверения отыскали

Пока же хочу предложить Вашему вниманию фрагменты нормативных документов муниципальных органов:

Регламент администрации городского округа Рошаль (утв. постановлением главы городского округа Рошаль МО от 24.03.2008 № 97, в ред. от 23.03.2009)

Глава XIII. Служебное удостоверение муниципального служащего

Статья 31. Порядок выдачи служебного удостоверения

3. Во всех случаях замены удостоверения муниципального служащего старое удостоверение возвращается в общий отдел Администрации и погашается, о чем делается отметка в журнале учета служебных удостоверений.

5. При увольнении с муниципальной службы муниципальный служащий обязан возвратить в общий отдел Администрации выданное ему служебное удостоверение, которое должно быть погашено в порядке, установленном частью 3 настоящей статьи.

6. Погашенные удостоверения хранятся в общем отделе Администрации и уничтожаются по акту по истечении календарного года.

«Положение о служебных удостоверениях лиц, замещающих должности муниципальной службы в администрации Надеждинского муниципального района и ее структурных подразделениях» (утв. Постановлением администрации Надеждинского муниципального района (Приморский край) от 05.11.2009 N 872 )

4.7. Удостоверение подлежит возврату в уполномоченный орган:
- при увольнении муниципального служащего с муниципальной службы - в день его увольнения;
- по истечению срока полномочий муниципального служащего - в день истечения срока его полномочий;
- при досрочном прекращении полномочий муниципального служащего - в день досрочного прекращения его полномочий;
- при замене удостоверения в случаях, указанных в пункте 4.5 настоящего Положения, за исключением случая утраты удостоверения - в день получения нового удостоверения.

4.8. Бланки удостоверений, испорченные при их оформлении либо возвращенные в уполномоченный орган по основаниям, указанным в пункте 4.7 настоящего Положения, периодически, но не реже одного раза в год, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, утверждаемого представителем нанимателя (работодателя), о чем делается отметка в журнале учета удостоверений.

«Положение о порядке оформления и выдачи служебного удостоверения муниципальным служащим города Сердобска Сердобского района Пензенской области, замещающим должности муниципальной службы города Сердобска Сердобского района Пензенской области в Администрации города Сердобска Сердобского района Пензенской области» (утв. постановлением Администрации г. Сердобска Сердобского района от 09.04.2012 N 101)

5. Уничтожение служебных удостоверений

5.1. Служебные удостоверения, сданные муниципальными служащими, бланки служебных удостоверений, испорченные при их оформлении, а также незаполненные, но срок действия которых истек, уничтожаются в установленном порядке кадровой службой.

5.2. Уничтожение производится комиссией периодически, но не реже чем один раз в год.

А есть и такие муниципалитеты, где срок хранения устанавливается в один месяц, см. http://www.cfo-info.com/okrug8e/rajoncs/read7f9hra.htm

[Нонна]

друзья, скажите, сколько должен храниться в ВУЗе индивидуальный план работы преподавателя? По новому стандартному перечню 1 год, но кто скажет какое-то постановление Минобра -5 лет?

[Tasha]

Сообщение от Нонна

друзья, скажите, сколько должен храниться в ВУЗе индивидуальный план работы преподавателя? По новому стандартному перечню 1 год, но кто скажет какое-то постановление Минобра -5 лет?

Давайте я сначала приведу несколько цитат, из которых видны функции индивидуального плана:

Инструкция по нормированию, планированию и учету учебной работы профессорско-преподавательского состава Академии ФСО России (утв. приказом ФСО РФ от 13.01.2010 № 6)

8. Основными документами по планированию учебной работы на учебный год являются: …
индивидуальный план работы преподавателя кафедры на учебный год.

19. Основным документом, определяющим деятельность педагогического работника, является индивидуальный план работы на учебный год, который включает: объем учебной, методической, научной, воспитательной и других видов работ, в том числе по повышению квалификации.

Индивидуальный план работы преподавателя кафедры на учебный год утверждает начальник кафедры.

Индивидуальный план работы начальника кафедры утверждает начальник Академии (филиала, факультета).

Индивидуальные планы работы по завершении учебного года хранятся на кафедре в течение одного года.

20. Учет выполнения объема учебной работы ведется преподавателем в индивидуальном плане работы по фактически затраченному времени…

29. Почасовая оплата учебной работы (до 240 часов в год) и оплата по совместительству (до 0,5 ставки) штатных педагогических работников из числа лиц гражданского персонала допускаются при условии выполнения ими индивидуальных задач по видам (учебной, методической, научной и воспитательной) работ. Учет выполнения учебной нагрузки, подлежащей оплате, должен быть подтвержден журналом занятий, а также письменным заключением начальника (заведующего) кафедры в соответствующем разделе индивидуального плана работы преподавателя. Оплата производится на основании приказа Академии (филиала Академии).

Инструкция по организации образовательной деятельности учебных военных центров, факультетов военного обучения и военных кафедр (утв. приказом Министра обороны РФ № 666, Минобрнауки РФ № 249 от 10.07.2009)

12. Индивидуальные планы работы преподавателей составляются на учебный год и на месяц. В них указываются все виды планируемой и фактически выполненной работы: учебная, методическая, воспитательная работа, работа по военно-профессиональной ориентации молодежи, работа по развитию и совершенствованию учебно-материальной базы; выполнение индивидуальных заданий; индивидуальная работа со студентами и др.

Индивидуальные планы работы преподавателей утверждаются начальником учебного военного центра (военной кафедры), а план начальника - ректором образовательного учреждения.

13. Документы по планированию и проведению образовательной деятельности учебного военного центра и военной кафедры хранятся в течение трех лет с даты завершения гражданами военной подготовки, после чего уничтожаются в установленном порядке.

Теперь что касается нормативных документов и Перечней. В «Методических указаниях по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения» (утв. Минобразованием РФ 11.05.1999), в составе примерной номенклатуры вуза есть позиция с индексом 23-32-07 «Индивидуальные планы и отчеты о работе преподавателей - 5 л. ст. 574» с отсылкой на статью 574 Перечня 1988 года (которая так и сформулирована).

Да, в Перечне 2010 года есть статьи 291 «Индивидуальные планы работников - 1 г.», и 476 «Индивидуальные отчеты работников - 1 г.» - но, с моей точки зрения, к индивидуальному плану преподавателя они не имеют отношения!

Если индивидуальный план играет роль основного планового и учетного документа, то 5 лет – как раз наиболее естественный срок (с прицелом на бухгалтерский учет). На худой конец, можно выбрать и 3 года на случай возможных судебных споров. Но устанавливать основному плановому и учетному документу минимально возможный срок – IMHO просто прятать концы в воду Законодательству не противоречит, но неправильно!

Примеры использования документов данного вида в судебной практике:

«В подтверждение расходов на командировки, Академией в материалы дела были представлены справки о численности профессорско-преподавательского состава, о численности студентов в зависимости от формы обучения, индивидуальные планы работы на 2003 - 2004 учебные года, приказы о направлении в командировку, авансовые отчеты, командировочные удостоверения, аттестаты о присвоении ученого звания доцента, дипломы кандидата и доктора наук, которые в силу абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ признаются косвенными доказательствами.» (из постановления ФАС Центрального округа от 27.02.2009 по делу N А62-3452/2007)

«Разрешая требования по иску, суд верно исходил из того, что С. не представил ответчику для утверждения Индивидуальный план, соответствующий приказу № 161/130 от 02.11.2007 года "Об утверждении основных положений о порядке планирования работы профессорско-преподавательского состава". При этом в суде первой инстанции истец фактически не оспаривал, что оставленный им индивидуальный план указанным положениям выше названного Приказа не соответствует… Доводы кассационной жалобы о том, что судом не было принято во внимание, что данная истцу нагрузка не запланирована в форме N 18, а также составленное расписание требует дополнительного соглашения, поскольку отработанные истцом часы переводятся в нагрузку другим преподавателям, не влечет отмену решения суда, поскольку стороной истца не был представлен индивидуальный план преподавателя, который является основным документом, конкретизирующим все виды работ и их объем на данный учебный год и, по существу, детализирующим на этот период условия трудового договора.» (Определение Московского городского суда от 14.03.2012 по делу № 33-7794 )

[Нонна]

Спасибо огромное!

[Vikki]

Спасибо!

[сон]

здравствуйте, помогите, пожалуйста, даже не знаю с чего начать...вот к примеру, в моем архиве хранятся документы постоянного срока хранения, но среди них есть и документы, сроки хранения, которых вроде уже прошли, но они нам нужны, мы не хотим их уничтожать, что тогда делать? помогите, пожалуйста, а еще можно ли состалвять опись по тематико-хронологичепскому принципу, т.е. каждый год поступают документы на хранение кот. в описи, в свою очередь разделяются по темам, и так из года в год, ой, не знаю поймете ли вы меня)) отделы сдают документы как-то не каждый год, а когда придется, но сдают, это было так заведено до меня. названия документов не такие как в номенклатуре, могут, напрмер, принести в 2012 году, документы 2008 года, что мне делать, не знаю. мы являемся источником комплектования гос. архива, у меня научный архив организации, чем вообще он должен комплектоваться, по положению вроде все понятно, а так в голове полная каша(((((

[Tasha]

Сообщение от сон

в моем архиве хранятся документы постоянного срока хранения, но среди них есть и документы, сроки хранения, которых вроде уже прошли, но они нам нужны, мы не хотим их уничтожать, что тогда делать?

Ну и не уничтожайте Если хотите сделать всё аккуратно, тогда подготовьте решение Экспертной комиссии об установлении более длительного срока хранения этим документам.

Сообщение от сон

можно ли составлять опись по тематико-хронологичепскому принципу

Если бы Ваша организация не была источником комплектования, то я бы порекомендовала составлять опись так, как Вам удобнее для учета и поиска документов. Но раз уж Вы источник комплектования, то лучше посоветуйтесь сначала с госархивом, чтобы потом ничего не переделывать.

По возможности, ведите учет в электронном виде, используя Excel или какую-нибудь базу данных. Тогда у Вас будет возможность легко переделывать «выходной» документ, включать в него отыскавшиеся старые документы и т.д.

Сообщение от сон

названия документов не такие как в номенклатуре, могут, например, принести в 2012 году, документы 2008 года, что мне делать, не знаю

Рекомендую почитать вот эту статью, возможно, она подскажет Вам какие-то идеи: Храмцовская Н.А. «Практика разработки номенклатуры дел «с нуля», Делопроизводство и документооборот на предприятии, №11, 12, ноябрь – декабрь 2004 г., и №1, январь 2005 г., http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=10560

Где-то придётся корректировать названия дел, где то - исправлять номенклатуру дел.

Сообщение от сон

у меня научный архив организации, чем вообще он должен комплектоваться, по положению вроде все понятно, а так в голове полная каша(((((

Он должен комплектоваться 1) теми документами, которые перечислены в положении об архиве, 2) теми документами, в которых заинтересовано Ваше руководство , 3) и, возможно, теми, которые хотел бы дополнительно получить курирующий госархив.

Вам, думаю, важнее чтобы Вами было довольно руководство, а не выполнение «буквы» положения (которое, при необходимости, можно и пересмотреть).

С моей точки зрения, если в организации «обычного» архива нет, то научный архив – это просто красиво названный обычный архив организации, который комплектуется по общим правилам. Если же «обычный» архив есть, то он и научный архив делят между собой «сферы влияния».

Вариант 1:

«По «Положению» о научном архиве Института проводится комплектование архива научной и управленческой документацией, бухгалтерскими делами и делами по личному составу», http://www.igras.ru/index.php?r=15&id=5646

Вариант 2:

«Типовое положение о научном архиве учреждения Российской академии наук», http://www.arran.ru/?q=en/node/109

2. Состав документов, хранящихся в научном архиве учреждения

Научный архив хранит:

2.1. законченные делопроизводством:
- документы постоянного хранения, независимо от времени их происхождения, техники и способа закрепления информации, имеющие научное, социально-культурное и историческое значение;
- документы долговременного срока хранения /свыше 10 лет/, необходимые в практической деятельности учреждения;
- документы по личному составу;

2.2. документы личного происхождения;

2.3. документы общественных организаций и документы, образовавшиеся в деятельности предприятий, организаций и объединений РАН смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля собственности РАН.

[сон]

ой, сейчас прочту, спасибо огромное!!!!!!!!!!!!!)))