Электронная архивная опись

[Г.С.]

В последнее время много говориться об электронных архивах. Но больше всего говориться о сканировании документов. Но ведь на сканированные документы (дела) должна быть составлена справочно-поисковая система, т.е. опись. И очень хотелось бы, чтобы нормативными документами был определен формат (Word ,Excel, Access , 1С) в котором составляется эта опись.

Если это тема кого-то заинтересует, кроме меня, с удовольствием послушаю и обсужу все плюсы и минусы этих форматов. Особенно интересно мнение людей, которые занимаются этой проблемой.
Заранее спасибо, тем, кто поддержит эту тему.

[Tasha]

Как мне кажется, сейчас описательные данные следует сразу вводить в базу данных. При необходимости из базы данных можно распечатать/показать информацию и в традиционном виде; но возможности, предоставляемые базой, неизмеримо шире, чем те, что дают бумажные и «квазибумажные» документы.

Нормировать проще не формат самой базы, а структуру, например, XML-файла, с помощью которого данные передаются базе или другой информационной системе.

В России уже накоплен большой опыт создания юридически значимых баз данных и использования XML-файлов для передачи/получения информации из них, так что и правовые, и технические проблемы решаемы.

[Моторокер]

Опись в бумажном виде всё равно должна храниться, поэтому вначале сканировать, распознавать/набирать её нужно в Ворде.

В Ворде же можно автоматически проверить опись.

Затем сконвертировать в нужный формат отдельной программой или средствами самой справочно-поисковой системы.

В Экселе нет нужных возможностей Ворда: показывать документ как есть, разбивая на страницы, не отрывать заголовки рубрик, показывать опечатки, обрабатывать даты и т.д.

Для одной описи Аксесс или 1С использовать не имеет смысла.

[Tasha]

Сообщение от Моторокер

Опись в бумажном виде всё равно должна храниться

Это ведь не закон природы, верно? Те же коммерческие организации, не являющиеся источниками комплектования, не обязаны вести описи на бумаге.

Достаточно одного нормативного акта, чтобы бумажные описи остались лишь как инструмент на случай чрезвычайных ситуаций. Учитывая, какими темпами страна переходит на электронные технологии, такой акт может появиться в течение ближайших нескольких лет.

По базе данных, при желании, можно подготовить файл в Word или Excel, а вот в обратную сторону вряд ли получится. В общем, думайте!

[Г.С.]

Сообщение от Моторокер

Опись в бумажном виде всё равно должна храниться, поэтому вначале сканировать, распознавать/набирать её нужно в Ворде. А может набирать В Ворде же можно автоматически проверить опись. Затем конвертировать в нужный формат отдельной программой или средствами самой справочно-поисковой системы..

Зачем такие сложности. Может сразу набрать в нужной программе. Сканированная опись конечно дает возможности поиска, но очень ограниченные

В Экселе нет нужных возможностей Ворда: показывать документ как есть, разбивая на страницы, не отрывать заголовки рубрик, показывать опечатки, обрабатывать даты и т.д..

Учите Эксель – все эти возможности у него есть и даже более, чем в Ворде Однако в тот же Эксел дает возможности фильтрования данных, которых Ворд не дает.

Для одной описи Аксесс или 1С использовать не имеет смысла.

Про 1С не знаю, не довилось пока изучить, не знаю. А вот Аксеесс я наоборот считаю самой подходящей программой для архивного дела, если кому интересно почему, тогда напишу

P.S. Когда я работала в архиве одной организации, меня этот вопрос не интересовал. Я просто делала, как мне удобно. А сейчас я работаю в сфере по оказанию архивных услуг и мне очень хотелось бы понять кому, и для чего могут могут быть нужны и нужны ли вообще архивные описи в электроном виде.

Сообщение от Tasha

Нормировать проще не формат самой базы, а структуру, например, XML-файла, с помощью которого данные передаются базе или другой информационной системе. .

С XML-файлами я то же не очень пока знакома, попробую восполнить и этот пробел

[Моторокер]

Сообщение от Tasha

Это ведь не закон природы, верно?

Верно

Сообщение от Tasha

По базе данных, при желании, можно подготовить файл в Word или Excel, а вот в обратную сторону вряд ли получится. В общем, думайте!

АвтоАФ уже давно такое умеет.

И там, и там, данные структурированы, значит, конвертация не будет проблемой.

Сообщение от Г.С.

Зачем такие сложности. Может сразу набрать в нужной программе.

Можно, но это не будет таким удобным и простым, как в Ворде.

Хотя можно и ввести определённые "фишки" для удобства и некоторые вещи заполнять быстрее, но обычно проектированием таких программ занимаются только тру программисты, которые знать не знают, как нужно делать удобные для пользователя программы.

Сообщение от Г.С.

Сканированная опись конечно дает возможности поиска, но очень ограниченные

Ну это если уже была на бумаге.

Сообщение от Г.С.

Учите Эксель – все эти возможности у него есть и даже более, чем в Ворде Однако в тот же Эксел дает возможности фильтрования данных, которых Ворд не дает.

В Экселе нет такого удобства. А если и может повторить возможности Ворда, то только через силу. Всё-таки Эксель не для текстов.

А для фильтрации должен быть архивный спецсофт. Не открывать же каждую опись по отдельности для поиска.

Сообщение от Г.С.

А вот Аксеесс я наоборот считаю самой подходящей программой для архивного дела, если кому интересно почему, тогда напишу

Это если он уже купленный. И если нет отдельно программы для архива.

у нас отпала надобность в спец софте для архива, т.к. одно раб. место, и базы как таковой нет чтоб вносить в программу. Поэтому когда я стала описи сама делать, практикую и в Word и в Excel. ХОтелось бы конечно и спецсофт попробовать, но в данном учреждении все приходилось пробивать и доказывать что это надо для перспективы. Поэтому идея лишь осталась идеей...