Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивные сайты > Технологии сайтостроения

Технологии сайтостроения Технологии создания и продвижения архивных сайтов

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 14.05.2012, 05:57
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
Exclamation вопрос к специалистам

Уважаемые участники форума. Нужна ваша точка зрения и опыт, а также мнение вот по какому поводу: у нас есть сайт нашего учебного учреждения. В принципе он отображает жизнь, и справочную инфо по разным сферам учреждения. Но у руководства возникла мысль создать на этом сайте страницы чуть ли не каждого структурного подразделения(ссылаясь на распоряжение с вышестоящей орг-ции). Отобразить инфо, которую это подразделение может предоставить или надо. Коснулся вопрос и архива. Но я была против этой идеи вот по какой причине: 1. нет точной инфо сколько документов и какого рода находятся на хранении(только приблизительно);2. спорный вопрос встал когда у них возникла мысль чуть ли не список выпускников выкладываеть(идея разделов которые бы обновлялись);3.есть документация только для служебного пользования(оглашать ее даже на сайте мне бы не хотелось)
Я решила посмотреть как в других уч. заведениях нашего города это продвигается. Увидела у ведущего института такую деталь: если они и выложили инфо о структуре своего учреждения, то такие подразделения как "архив", "издательство"., "приемная"....и т.д. они выделили как "специализированные отделы", и конкретно страницы "архива" нет. Т.е. она недоступна.
Заранее благодарна что вы скажете
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 14.05.2012, 07:52
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Выкладывание информации о таких подразделениях, как архив – это инициатива Вашего руководства. В то же время я бы рекомендовала Вам её подхватить и «развернуть» в собственных интересах – это редкая возможность привлечь внимание и к архиву, и себе любимой, а также сообщить полезную информацию потенциальным пользователям архива (не говоря уже о том, что с «хотелками» руководства спорить вредно).

Настройтесь позитивно, подготовьте красивую фотографию себя в архиве, напишите на страничку рассказ о том, какие замечательные – и, главное, высококвалифицированные – специалисты в нём работают, какую неоценимую помощь они оказывают людям. Точное количество хранящихся у Вас документов вряд ли кому интересно; я бы использовала для украшения рассказа приблизительную цифру – столько-то тысяч дел или погонных метров документов (Вообще, Вы можете ненавязчиво дать понять, что архив выполняет очень большой объём работы, и ему неплохо бы помочь. Можете даже назвать некоторые свои пожелания – в положительном контексте. Например, «у нас документов так много, что уже надо думать о новом помещении»). Что касается примера других организаций, то я смотрю на это так: те подразделения, для которых странички не создаются – это подразделения с низким статусом.

Дайте контактную информацию архива, укажите часы работы, коротко опишите основные виды услуг, образцы/бланки заявлений (если есть). Если созданы регламенты оказания услуг архивом, выложите их. Можете сразу подготовить и ответы на часто задаваемые вопросы, рассказать о типичных ошибках тех, кто к Вам обращается.

По поводу списка выпускников, я бы обратила внимание руководства на то, что это персональные данные, подпадающие поз закон «О персональных данных», и есть небольшой риск того, что кто-нибудь нажалуется и накличет на Вас регулятора с проверкой. Вообще документы, содержащие действительно конфиденциальную информацию, лучше не выкладывать – особенно если они не требуются пользователям архива. Если же там есть что-то полезное для пользователей, можно выложить выписку (но только с одобрения руководства!).

В общем, постарайтесь сделать так, чтобы страничка стала и рекламой архива, и помогла Вам в общении с потенциальными пользователями.
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 14.05.2012, 09:48
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
По умолчанию

Ваш ответ мне дал повод задуматься кое над чем, и в то же время подтвердить свои сомнения. Фотографии уже делали моей рабочей комнаты и архивохранилища(но без моего личного фото). А описание остается за мной, как и режим работы(который я хочу пересмотреть и вынести на согласование с руководством)и график предоставления услуг(скорее всего я думала уже об определенных днях по "выдачи документов-оригиналов" и "передачи документов на хранение"). Своего рода это как график, хотя до него еще далеко, но хотя бы так приучать сотрудников хоть к какому-то порядку или организации труда своего собственного. Спасибо за мысли. Возможно тут еще будут мнения, но ваше без внимания не оставила.
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 14.05.2012, 11:33
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

В моем случае инициатива исходила от меня. Несмотря на наш ужасный сайт, я написала заявку и мне IT-ники выложили то, что я хотела.
Часы работы (приема), ФИО мое и архивариуса, телефоны, заявление, как заполнить и как послать (почтой, факсом, лично, по эл. почте).
Кол-во документов я не писала, потому как точно пока не знаю сколько - та же проблема, что и у всех. Поэтмоу писала просто состав архивного фонда: Личные дела ... 1955-2008, личноые дела.... 1955- 2007, личные дела.... 1955-2005, документы по личному составу (приказы, Т-2 и пр.) 1955- 2008 и пр. и пр.
Выложила туда информацию о Положении об архиве, информацию о нашем Центральном архиве с адресом и телефоном
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 14.05.2012, 11:35
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

Положение об архиве Университета я писала сама! Именно там я пропечатала и часы работы, и то, что именно я принимаю в архив, как принимаю, и обязательный методический день, и санитарный день и пр. Положение обязательно согласовала и утвердила в Центральном архиве, подписала в Универе и поставила печать гербовую
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 15.05.2012, 03:09
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
По умолчанию

Спасибо Нонна и вам. Вы знаете вы мне добавили "вес" моим соображениям...по-поводу Положения. У меня вроде оно есть, но оно старое и я догадываюсь что не совсем отображает то, что надо. Зам.директора сразу дал добро чтоб я его обновила, составила, и выложила. Теперь я понимаю что на это тоже время понадобится не маленькое, т.к. такие серьезные документы я тоже согласовываю с нашим обл.управлением по делам архивов, там у меня сокурсница работает начальником организационно-методического отдела, и уделяет мне время и свои знания чтоб помочь, подключить кого надо....Мне просто повезло. Но в том-то и проблема сейчас я вижу, что времени у меня нет, я делаю плановую работу в авральном режиме(хочу успеть до отпуска в июле), а зам. куда-то "гонит" лошадей, хотя я предлагала что можно без суеты с нов.учебного года начать это продвигать без травматизма для всех. Все ваши мнения и опыт я приведу как аргумент, что сейчас я просто физически не смогу всё это предоставить в том виде, за который будет не стыдно.
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 15.05.2012, 11:30
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

возьмите какое-нибудь стандартное, и впишите то, что нужно вам. Я бы обратила внимание на:
часы приема
часы работы
методический день
санитарный день
что принимаете, а что не принимаете в архив
после сколько лет оперетивного хранения принимаете от подразделений
как принимаете
в каком виде принимаете (только по Правилам!!!)
ваши функции очень подробно (но не переусердствуйте)
кому подчиняетесь (конкретно должность_
кто оказывает методическую помощь (гос. архив, адрес)
все об ЭК, ЭПК
как взаимодействуете и по каким вопросам с др. подразедлениями
кто подписывает документы (арх. спр., копии и пр.), кто наделен полномочиями подписывать ответы для вышестоящих организаций и органов исполнительной власти и пр.
Ответить с цитированием
  #8  
Старый 16.05.2012, 06:34
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
По умолчанию

ой чувствую у меня будет взрыв мозга...
Ответить с цитированием
  #9  
Старый 16.05.2012, 07:34
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

зато обезопасите себя от ненужных функций, поднимите свой рейтинг и имидж. У меня Положение об архиве висит на стене над головой. Как только кто-то начинает посягаться на меня, я сразу тычу в Положение, где, например, не написано, что я должна руководить ремонтными работами и контролировтаь гастербайтеров . Еще там не написано, что вынос мусора - "это проблемы архива"
Ответить с цитированием
  #10  
Старый 17.05.2012, 07:10
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
По умолчанию

с этим трудно не согласиться....тем более с нашим бардаком, только бумажкой и обезопасишь
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архивы, сайт

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
просьба к специалистам - подскажите пожалуйста! bella Законы об архивном деле 63 15.01.2013 09:44
Вопрос к специалистам Alla-alla Поиск архивных документов 0 29.04.2011 19:46
Вопрос о депозитарном хранении... Rosina Правила 1 12.04.2011 16:38
Вопрос к специалистам Alla-alla Доступ к архивным документам 8 13.02.2011 10:57
повторный вопрос Искра Поиск архивных документов 0 04.03.2010 16:39


Часовой пояс GMT +4, время: 07:55.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015