Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций

Архивы организаций Обсуждение опыта и проблем

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 15.11.2011, 22:12
Шутова Ольга Шутова Ольга вне форума
Новичок
 
Регистрация: 13.06.2011
Сообщений: 28
По умолчанию Этапы разработки номенклатуры дел

разрабатываю НД в ООО для курсовой работы. Выделила этапы:
1. Определение типа номенклатуры дел и определение схемы ее построения.
2. Начальникам отделов предоставить секретарю-референту списки названий дел (папок), в которых хранятся документы, возникающие в деятельности отдела.
3. Составление заголовков дел и их систематизация.
4. Установление сроков хранения документов согласно перечням.
5. Оформления проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.
6. Ознакомление сотрудников с новым документом.

Нужно еще сформировать дела котрорые етсь в организации и сгруппировать документы в них. Это тоже следует отнести в этапы разработки номенклатуры дел? И если я что нибудь упустила, отметьте пожалуйста
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 15.11.2011, 22:23
Шутова Ольга Шутова Ольга вне форума
Новичок
 
Регистрация: 13.06.2011
Сообщений: 28
По умолчанию

или формирование и группировку можно назвать как экспертиза ценностти документов? или это другое понятие? и как это в этапы включить можно
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 15.11.2011, 23:29
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Ну что же, Вы все сделали «по учебнику». Это уже другой вопрос, что на практике такой подход сегодня нередко не работает

«Установление сроков хранения документов согласно перечням» - это на «тройку». Начать Вы должны с требований, установленных относящимися к Вашей организации законами и нормативными актами, затем уже идут Перечни – а помимо этого, нужно учесть ещё целый ряд факторов, в том числе потребность в документах самой организации. В одиночку этого не осилить, нужна действующая экспертная комиссия.
Цитата:
Нужно еще сформировать дела которые есть в организации и сгруппировать документы в них. Это тоже следует отнести в этапы разработки номенклатуры дел?
Вообще-то, номенклатура – это справочник по уже существующим делам. А если дела существуют, то они и так каким-то образом формируются Формирование дел, скорее, происходит в случае приведения в порядок делопроизводства «с нуля», и я бы не стала его включать как «типовой» этап составления номенклатуры дел.

Что упущено, так это поддержание номенклатуры дел в актуальном состоянии в течение года.

Если будет желание и время, то прочитайте про мой опыт составления номенклатуры, я использовала подход, несколько отличный от традиционного:
http://www.eos.ru/upload/analitica/part1.pdf
http://www.eos.ru/upload/analitica/part2.pdf
http://www.eos.ru/upload/analitica/part3.pdf
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 16.11.2011, 02:15
Lyubov Lyubov вне форума
Участник форума
 
Регистрация: 24.08.2011
Сообщений: 63
По умолчанию

Здравствуйте, Tasha!
Познакомилась в Вашим предложением о порядке разработки номенклатуры. Все бы хорошо, но кто же на деле освободит работника от всех остальных обязанностей, чтобы вплотную заняться только составлением номенклатуры. Все приходится делать аврально, урывками, поэтому, наверное, хорошая номенклатура рождается в муках, и не сразу, а годков этак через 3-5, когда работники наберутся опыта и придет осознание необходимости и важности в хранении каждого документа, каждой бумажечки. Да еще при проверке хороший актик напишут. Вот тогда народ и начинает шевелиться. Но исходя из личного опыта поняла одно, если работник не хочет навести порядок в своих документах, никакая номенклатура ему не указ. Он знает, что кто-то из архива за него все это "перелопатит", переформирует и если надо приведет в порядок. Но это так, лирика.
У меня конкретный вопрос, на который я не могу найти ответ и надеюсь на Вашу подсказку.
"Номенклатура дел состоит из:
- заголовочной части, где обозначается наименование организации, дата составления и номер документа, а также период действия данной номенклатуры (год)" - из вашей статьи.
Объясните мне, какой номер присваивается номенклатуре дел, из какого массива регистрационных документов? В некоторых методических рекомендациях в номер номенклатуры почему-то выносится индекс дела по номенклатуре, с чем я в корне не согласно, некоторые ставят регистрационный порядковый номер из общего массива утверждаемых документов, кто-то - валовый исходящий номер. А как правильно ее учитывать?
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 17.11.2011, 00:03
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
Все бы хорошо, но кто же на деле освободит работника от всех остальных обязанностей, чтобы вплотную заняться только составлением номенклатуры.
Знаете, это довольно часто происходит – когда в организацию с запущенным делопроизводством берут на работу документоведа или архивиста, и поручают ему навести порядок. И одной из первых задач, как правило, ставится как раз разработка номенклатуры дел. Составлять её с нуля тяжело, а вот через два-три года это уже становится достаточно рутинной работой.

Если времени не хватает, то нужно расставлять приоритеты, и в первую очередь разобраться с наиболее ответственными документами, - а также с наиболее мешающими
Цитата:
…когда работники наберутся опыта и придет осознание необходимости и важности в хранении каждого документа
А такое бывает?
Цитата:
…если работник не хочет навести порядок в своих документах, никакая номенклатура ему не указ
Если высшее руководство понимает важность работы по наведению порядка с документами (частью которой является составление и соблюдение номенклатуры дел), то воспитательные меры принимаются быстро и убедительно. Вылететь с работы или лишиться существенной части зарплаты мало кто хочет…
Цитата:
Он знает, что кто-то из архива за него все это "перелопатит", переформирует и если надо приведет в порядок.
Я знаю, чему учат «классики». Но поймите: в коммерческих организациях обычно время высокооплачиваемых сотрудников на такие «мелкие» дела, как упорядочивание документов, обычно не тратят (да и понимание принципов делопроизводства у сотрудников минимальное, сколько раз я встречала папочки, озаглавленные «Всякое разное», а уж про умение оценить важность документов и установить им правильный срок хранения вообще лучше помолчу) – вот я и описывала дела в подразделениях и составляла их номенклатуры, в основном, сама. Но мне за это платили, и я этой работой отчитывалась – в таком варианте, думаю, вполне приемлемо, чтобы архив приводил в порядок «накопления» зарабатывающих подразделений. А со временем мне удалось кое-чему научить коллег (и, наоборот, многому научиться у них!).
Цитата:
Объясните мне, какой номер присваивается номенклатуре дел
Я нумеровала свои номенклатуры по порядку. На самом деле, без номера можно и обойтись, если, например, номенклатура вводится в действие приказом по основной деятельности и является приложением к нему. В этом случае учет номенклатур можно вести по номерам соответствующих приказов.

Думаю, что в отсутствие обязательных для исполнения нормативных требований можно выбрать тот способ, который удобнее и логичнее для организации.
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 17.11.2011, 00:24
Lyubov Lyubov вне форума
Участник форума
 
Регистрация: 24.08.2011
Сообщений: 63
По умолчанию

Большое спасибо за ответ и за то, что даже в такой день Вы не оставляете наши вопросы без ответов и комментарией. Еще раз с Днем Рождения!
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 17.11.2011, 00:41
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Спасибо !!!!!
Ответить с цитированием
  #8  
Старый 17.11.2011, 21:50
Шутова Ольга Шутова Ольга вне форума
Новичок
 
Регистрация: 13.06.2011
Сообщений: 28
По умолчанию

спасибо, воспользовалась ссылками! Полезная информация С денм рождения)
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архивы организаций, номенклатура дел

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
перечни для номенклатуры дел Шутова Ольга Архивы организаций 1 18.07.2011 10:54
Разделы номенклатуры Шутова Ольга Архивы организаций 1 13.07.2011 17:10
Разделы номенклатуры Шутова Ольга Архивы организаций 2 12.07.2011 10:00


Часовой пояс GMT +4, время: 19:06.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015