Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций

Архивы организаций Обсуждение опыта и проблем

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 23.08.2012, 11:22
Троеборец Троеборец вне форума
Новичок
 
Регистрация: 29.03.2012
Сообщений: 17
Question Вопрос по архивной описи дел постоянного хранения

Добрый день. Закрнчил разбирать дела постоянного срока хранения в архиве. Оказалось,что есть приказы по основной деятельности аж с 1991 года.
Вношу их в годовой раздел описи за 1991. А вот что писать в графе индекс дела? Номер по номенклатуре этого года можно поставить? Ведь номенклатур дел за те года нет уже.....
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 23.08.2012, 11:41
Троеборец Троеборец вне форума
Новичок
 
Регистрация: 29.03.2012
Сообщений: 17
По умолчанию

И сразу еще вопросы. Есть годовые бухгалтерские отчеты за теже 90е года филиалов предприятия,которые уже упразднены и реорганизованы. Относились они по номенклатуре к "06-Главная бухгалтерия". Теперь такого подразделения нет, есть "06-Управление учета внутрихозяйственной деятельности". К какому подразделению правильнее будет отнести теперь эти годовые отчеты в годовом разделе соответствующих 90х годов при составлении описи? И можно ли проставить индексы этих годовых отчетов по номенклатуре 2003 года,так как более ранние номенклатуры не сохранились.....?
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 23.08.2012, 20:51
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

ести нет у дела номера (индекса) дела, то не надо в этой графе вообще ничего ставить!
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 23.08.2012, 20:56
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

нельзя ставить по новой номеклатуре индексы для дел прошлых годов! Это не соответствует действительности.
Даже если и нет такого подразделения - сколько у вас должны хранится эти отчеты? - Ведь постоянно??? Так в тех 90-е годах они и будут стоять вместе с делами постоянного срока хранения, а в архивной описи они должны стоять в 90-х годах именно в наименовании того подразделения, как оно и именовалось тогда! Ведь именно по описям (если, например, не сохранилась номенклатура) можно узнать состав подразделений. организационную структуру в определенные года, потому что практически все подразделения что-нибудь в архив да сдают
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 24.08.2012, 00:34
SDrokov SDrokov вне форума
Banned
 
Регистрация: 10.01.2012
Сообщений: 138
По умолчанию ХОЗУ одолело бухов?

«Годовые бухгалтерские отчеты за те же 90е год[ы] филиалов предприятия» должны храниться по месту дислокации филиалов. Там, по месту дислокации, они были постоянного срока хранения и подлежали передаче на госхранение в соответствующий госархив. По месту же головной организации такие отчеты присылались для подкрепления некоторых строк сводного баланса. Сводные балансы организации за указанные годы у Вас имеются? Если – да, то «томища» филиалов – макулатура. Если – нет, то постоянка.

Ничего страшного в отсутствии номенклатурных индексов за предшествующие годы нет. В сводном годовом разделе описи дел постоянного срока хранения (на годовой раздел, кстати, Вы не написали общую хронологию: год, трехлетка, пятилетка) и так сойдет – без индексов. Помните, выставляя индексы, вы заявляете наличие сводных номенклатур (согласованных с госархивом и утвержденных руководителем или его замом), имеющих постоянный срок. «Подставлять» индексы не следует, в случае проверки есть опасность «подставить» бухгалтерию. Вам это надо?.. Впрочем, в Вашей организации, судя по названию «06-Управление учета внутрихозяйственной деятельности», бухгалтерия отсутствует что ли? Или в ранге отдела? Какая красота: бывшие хозушники «положили на лопатки» бухгалтеров…
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 24.08.2012, 10:11
Троеборец Троеборец вне форума
Новичок
 
Регистрация: 29.03.2012
Сообщений: 17
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от SDrokov Посмотреть сообщение
«Годовые бухгалтерские отчеты за те же 90е год[ы] филиалов предприятия» должны храниться по месту дислокации филиалов. Там, по месту дислокации, они были постоянного срока хранения и подлежали передаче на госхранение в соответствующий госархив. По месту же головной организации такие отчеты присылались для подкрепления некоторых строк сводного баланса. Сводные балансы организации за указанные годы у Вас имеются? Если – да, то «томища» филиалов – макулатура. Если – нет, то постоянка.

Ничего страшного в отсутствии номенклатурных индексов за предшествующие годы нет. В сводном годовом разделе описи дел постоянного срока хранения (на годовой раздел, кстати, Вы не написали общую хронологию: год, трехлетка, пятилетка) и так сойдет – без индексов. Помните, выставляя индексы, вы заявляете наличие сводных номенклатур (согласованных с госархивом и утвержденных руководителем или его замом), имеющих постоянный срок. «Подставлять» индексы не следует, в случае проверки есть опасность «подставить» бухгалтерию. Вам это надо?.. Впрочем, в Вашей организации, судя по названию «06-Управление учета внутрихозяйственной деятельности», бухгалтерия отсутствует что ли? Или в ранге отдела? Какая красота: бывшие хозушники «положили на лопатки» бухгалтеров…
Насчёт томищ-сильное преувеличение там их всего-то одна полка длиной полметра
Насчёт годового раздела,кстати,тоже вот вопрос. У меня за 1991-1996 года получается по три-четыре дела в каждом году. Вся архивная опись "постоянки" составит дел 150-200 за период 1991-2011 годы. Есть ли смысл дробить такую опись на пятилетки? Может оставить одну за 20 лет и всё?
По бухгалтерии)))))) Управление учёта и анализа внутрихозяйственной деятельности - это и есть у нас бухгалтерия. Название только хитро-мудрое стало. А смысл тот же.
Насчёт индексов всё ясно,как день,спасибо Вам и Нонне. Получается,если нет номенклатур,я не могу определить не только индексы,но и названия подразделений,к которым принадлежали дела. Соответственно,я не могу в 90х годах разбить годовой раздел по подразделениям и пишу все дела в одну кучу,скажем,в алфавитном порядке. Так получается?
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 25.08.2012, 00:10
SDrokov SDrokov вне форума
Banned
 
Регистрация: 10.01.2012
Сообщений: 138
По умолчанию Летопись

«Может оставить одну за 20 лет и всё?»

Так на то и сводный годовой раздел, который выстраивается за период. Хотите за 20 лет, нет проблем, при условии правопреемства источника комплектования. А Вы уверены, что в 1991 это была та же организация? У нас в 1991 страна изменилась!

Внутренняя архитектура годового раздела должна соблюдать хронологию, вбирая в себя постоянку на определенный год (хоть одно дело), но под годом. Это удобно на случай внезапно выявленных дел постоянки для их привязки в дополнительном годовом разделе на определенный год.

«Получается, если нет номенклатур, я не могу определить…»

А Вы уверены в том, что сводные номры отсутствуют в гос/муни архиве? Выясняли? Прям пугаете… 90-е годы характеризовались активной деятельностью практически всех госархивов в поисках подработки. Они не слезали с шей источников комплектования, доили их по мере возможности. Причина проста – задержка с зарплатами. И как это вашей организации удалось отвертеться от удоев? Сомневаюсь. Выясните в госархиве.

«Соответственно, я не могу в 90х годах разбить годовой раздел по подразделениям и пишу все дела в одну кучу, скажем, в алфавитном порядке».

В делах, которые Вы систематизировали, имеются документы. В этих документах включены наименования структурных подразделений. Их явственно видно из шапок и подписантов. Чем не источник, вместо алфавита? По аналогии первой имеющейся сводной номры можно выстроить предшествующую последовательность подразделений. Следует описать данный ход в предисловии к год разделу сводной описи дел.

Не забываем, составление год раздела – творческий процесс, но полностью зависимый от наличия или отсутствия истории организации. Может так статься, что вместо одного год раздела за 20-летие, придется составлять 3-4 год разделов на 3-4 организации.

Вам выпала удача – стать летописцем организации…

P.S. А чтобы не уподобиться в летописца-монаха, вооруженного лучиной и гусиным пером, истребуйте-ка с ИТ-подразделения всю документацию, описывающую внедряемые и использующиеся системы автоматизации. Вооружитесь Перечнем документов... образующимся в ... производственной деятельности организаций, одобренным Минюстом РФ. Заодно пощекотите и безопасников, жирующих на трех притопах и трех прихлопах, посвященных ЭЦП. Возглавте крестный ход во имя истории организации... Слабо?

Последний раз редактировалось SDrokov; 25.08.2012 в 00:23.
Ответить с цитированием
  #8  
Старый 27.08.2012, 09:21
Троеборец Троеборец вне форума
Новичок
 
Регистрация: 29.03.2012
Сообщений: 17
По умолчанию

Цитата:
Так на то и сводный годовой раздел, который выстраивается за период. Хотите за 20 лет, нет проблем, при условии правопреемства источника комплектования. А Вы уверены, что в 1991 это была та же организация? У нас в 1991 страна изменилась
А обязательно составлять на каждую организацию?
Вот тут: http://forum.rusarchives.ru/showpost...8&postcount=13 указана "мутация" нашей организации. Решили,что фонд будет один. А опись внутри фонда делать на каждую организацию отдельно?

Цитата:
Внутренняя архитектура годового раздела должна соблюдать хронологию, вбирая в себя постоянку на определенный год (хоть одно дело), но под годом. Это удобно на случай внезапно выявленных дел постоянки для их привязки в дополнительном годовом разделе на определенный год.
Вы немного не поняли. Я имел ввиду,что можно ли сделать одну опись с 20 годовыми разделами,а не 4 описи с 5ю годовыми разделами в каждой?
«Получается, если нет номенклатур, я не могу определить…»

Цитата:
А Вы уверены в том, что сводные номры отсутствуют в гос/муни архиве? Выясняли? Прям пугаете… 90-е годы характеризовались активной деятельностью практически всех госархивов в поисках подработки. Они не слезали с шей источников комплектования, доили их по мере возможности. Причина проста – задержка с зарплатами. И как это вашей организации удалось отвертеться от удоев? Сомневаюсь. Выясните в госархиве.

«Соответственно, я не могу в 90х годах разбить годовой раздел по подразделениям и пишу все дела в одну кучу, скажем, в алфавитном порядке».

В делах, которые Вы систематизировали, имеются документы. В этих документах включены наименования структурных подразделений. Их явственно видно из шапок и подписантов. Чем не источник, вместо алфавита? По аналогии первой имеющейся сводной номры можно выстроить предшествующую последовательность подразделений. Следует описать данный ход в предисловии к год разделу сводной описи дел.

Не забываем, составление год раздела – творческий процесс, но полностью зависимый от наличия или отсутствия истории организации. Может так статься, что вместо одного год раздела за 20-летие, придется составлять 3-4 год разделов на 3-4 организации.

Вам выпала удача – стать летописцем организации…

P.S. А чтобы не уподобиться в летописца-монаха, вооруженного лучиной и гусиным пером, истребуйте-ка с ИТ-подразделения всю документацию, описывающую внедряемые и использующиеся системы автоматизации. Вооружитесь Перечнем документов... образующимся в ... производственной деятельности организаций, одобренным Минюстом РФ. Заодно пощекотите и безопасников, жирующих на трех притопах и трех прихлопах, посвященных ЭЦП. Возглавте крестный ход во имя истории организации... Слабо?
Про номенклатуры спрошу,спасибо за совет. Но дохлый номер,думаю.

Про крестовый поход улыбнуло Но не забывайте чем оканчивались все крестовые походы)))))
Ответить с цитированием
  #9  
Старый 29.08.2012, 10:10
Троеборец Троеборец вне форума
Новичок
 
Регистрация: 29.03.2012
Сообщений: 17
По умолчанию

[B]
Цитата:
Сообщение от Троеборец Посмотреть сообщение
А обязательно составлять на каждую организацию?
Вот тут: http://forum.rusarchives.ru/showpost...8&postcount=13 указана "мутация" нашей организации. Решили,что фонд будет один. А опись внутри фонда делать на каждую организацию отдельно?



можно ли сделать одну опись с 20 годовыми разделами,а не 4 описи с 5ю годовыми разделами в каждой?
Прошу прощения,но может кто-то сможет прояснить мне два вопроса выделенных выше?

ПС-крестный ход перепутал с крестовыми походами,а точнее прочитал неправильно. Стыд и позор мне.))
Ответить с цитированием
  #10  
Старый 25.08.2012, 09:12
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

Совершенно согласна, покопайтесь в гос.архивах насчет номенклатуры. Да и своих стареньких надо поспрашивать поподробнее. Кстати, поищите в свое постоянке штатное расписание за каждый год. Можете при составлении архивной описи от нее плясать, тем более штатное расписание каждый год утверждалось, и этот документ постоянного срока хранения
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архивы организаций, номенклатура дел

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра
Комбинированный вид Комбинированный вид

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
вопрос к специалистам lemani Технологии сайтостроения 14 10.07.2012 08:16
дела постоянного хранения оформление Соловьёва Ольга Традиционные методы и технологии архивных работ 1 03.10.2011 22:43
Годовой раздел описи дел постоянного хранения Incola Архивы организаций 1 12.07.2011 14:21
Вопрос к специалистам Alla-alla Поиск архивных документов 0 29.04.2011 19:46
повторный вопрос Искра Поиск архивных документов 0 04.03.2010 16:39


Часовой пояс GMT +4, время: 17:08.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015