Номенклатура дел в организации

[Шутова Ольга]

Доброе время суток. У меня возникла такая проблема. Я работаю в офисе, в котором находиться еще 3 организации, делопроизводство по которым веду я одна (организации небольшие, конкурсные предприятия, оценочная компания). Устроена я только в одной.У нас есть архивная комната, в которой хранятся текущие дела и документы прошлых лет. Руководитель дал задание навести порядок там. Составить номенклатуру дел.
Вопросы:
1. Как мне ее составлять. По каждой организации? Или одну сделать типовую.
2. Так же необходимо составить инструкцию по делопроизводству. Ее тоже делать на все или на одну? И последний вопрос
3. Организация где устроена - ООО, они сдают вообще документы после ликвидации в архив городской. Если сдают, то какие документы?
Спасибо

[Andrew]

Сообщение от Шутова Ольга

1. Как мне ее составлять. По каждой организации? Или одну сделать типовую.

Каждая организация должна утвердить собственную номенклатуру, так что документов в любом случае будет 4. Если состав документов одинаковый, то и номенклатуры могут быть одинаковыми.

Проще сначала разработать одну, достаточно типичную. Затем использовать её в качестве заготовки для номенклатур остальных трех организаций.

Сообщение от Шутова Ольга

2. Так же необходимо составить инструкцию по делопроизводству. Ее тоже делать на все или на одну?

Тот же ответ. Вы должны сделать 4 документа.

Сообщение от Шутова Ольга

3. Организация где устроена - ООО, они сдают вообще документы после ликвидации в архив городской. Если сдают, то какие документы?

Вот что сказано в Законе об архивном деле по поводу судьбы документов в случае ликвидации организации:

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статья 23

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Кстати, вот Вам ещё одна полезная цитата:

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"

Статья 50. Хранение документов общества и предоставление обществом информации

1. Общество обязано хранить следующие документы:

• договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;
• протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
• документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• внутренние документы общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
• протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
• списки аффилированных лиц общества;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

3. Общество обязано обеспечивать участникам общества доступ к имеющимся у него судебным актам по спору, связанному с созданием общества, управлением им или участием в нем, в том числе определениям о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления или заявления, об изменении основания или предмета ранее заявленного иска.

4. Общество по требованию участника общества обязано обеспечить ему доступ к документам, предусмотренным пунктами 1 и 3 настоящей статьи. В течение трех дней со дня предъявления соответствующего требования участником общества указанные документы должны быть предоставлены обществом для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество по требованию участника общества обязано предоставить ему копии указанных документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление таких копий, не может превышать затраты на их изготовление.

[Документовед]

Коллеги, прошу совета. Проблемы возникли с согласованием номенклатуры дел крупного вуза с архивным учреждением, которое необходимо осуществлять раз в 5 лет (в соответствии с п.3.4.6. Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В конце 2013 года была составлена номенклатура дел на 2014, согласована внутренней ЭК вуза и передана на согласование в областной архив (последний раз согласование проходили в 2009 году). До настоящего времени (февраль 2015) согласования так и нет. Мы были вынуждены утвердить номенклатуру без согласования с архивным учреждением и год по ней работали. В конце 2014 мы утвердили НД на 2015 год, и тут позвонили из областного архива, сказали, чтобы мы забирали свою НД на доработку, только потом нам ее согласуют. Теперь не понятно, что делать в 2015 году с НД на 2014 год, которую еще и править надо в соответствии с замечаниями архива, если мы уже отработали по ней. Возникает несколько вопросов:
1. в какие сроки архивное учреждение должно согласовывать НД, если номенклатура корректируется и переутверждается ежегодно?
2. имели ли мы право утверждать НД без согласования архивного учреждения?если нет, то как в таком случает выстраивать работу, если процедура согласования длилась больше года?

[Екатерина0408]

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста где можно помимо Перечня ознакомиться со сроками хранения документов инженерно-эксплуатационного отдела, главного инженера.

[Шутова Ольга]

Спасибо. Все ясно и понятно стало

[Нонна]

Здравствуйте, кто поможет?
Сколько моему планово-финансовому управлению хранить данные документы?

Отчет (справка) об использовании средств федерального бюджета по состоянию на первое число месяца квартала, следующего за отчетным периодом (по форме согласно Приложению № 1)

Сведения об исполнении федерального бюджета за истекший период и об ожидаемом помесячном исполнении расходов федерального бюджета до конца текущего финансового года по состоянию на 1 число месяца, следующего за отчетным (по форме согласно Приложению № 2)

Документы (справки, таблицы, сведения) о результатах финансово-экономической деятельности за квартал Университета и филиалов

Статистический отчет по форме П-4, ежемесячный и квартальный

Отчет о контингенте Университета и филиалов

Мониторинг введения новой системы оплаты труда Университета и филиалов

Отчет 1-к, отчет 2-к

[Andrew]

1) Руководитель планово-финансового управления вообще-то должен знать сроки хранения «своих» документов (даже если он ничего не слышал о существовании Перечней)

2) Сроки хранения в любом случае нужно будет (чтобы себя же подстраховать) согласовать с руководителем подразделения и с юристом

3) В качестве отправной точки, возьмите Перечень 2010 года:
Бухгалтерская (финансовая) отчетность ст.351
Бюджетная отчетность ст.352
Статотчеты – ст.467 (основные виды деятельности) ст.469 (вспомогательные)
Штатное расписание – ст.71, штатная расстановка – ст.74
ст.594 – совершенствование различных форм оплаты труда

[klen2066]

Здравствуйте. Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру. Сроки хранения, соответственно, аналогичны срокам хранения на бумажных носителях? По логике "да". Но ведь, носители, не долговечны... Спасибо.

[Andrew]

Сообщение от klen2066

Здравствуйте. Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру. Сроки хранения, соответственно, аналогичны срокам хранения на бумажных носителях? По логике "да". Но ведь, носители, не долговечны... Спасибо.

Как правило, требуется ведь сохранить документы, а не носитель

Поэтому, когда срок службы носителя подходит к концу, либо носитель морально устаревает, перепишите электронные документы на новый носитель (старый, для верности, тоже можно продолжать хранить). Желательно, конечно, составить соответствующий внутренний нормативный документ, действовать в соответствии с ним, и задокументировать всю процедуру перезаписи.

Если электронные документы нужно хранить дольше 7-10 лет, рано или поздно встанут проблемы, связанные с устареванием форматов, носителей, оборудования и программного обеспечения. Может понадобиться преобразование документов в более современные, читаемые форматы - то, что в мировой практике называется "конверсия" или "миграция". К сожалению, пока законодательство России не "поддерживает" выполнение миграции, и её сейчас можно использовать или для собственных нужд, или, в корпоративной системе, на основе взаимных договоренностей.

За рубежом существует ряд стандартов, описывающие хорошую практику проведения перезаписи и конверсии/миграции. На основе одного из них сейчас готовится международный стандарт ИСО.

[klen2066]

Спасибо. И уж совсем «простой» вопрос, который «загнал в тупик». Вот такой пример. В номенклатуру дел включено дело: «Переписка с организациями города N» за № (условно): 02-07. «Журнал регистрации документов, поступающих из организаций города N» – за № 02-12 (условно), но сам документ будет храниться в деле № 02-07. Ранее «регистрационные номера» в журнале были валовыми: 1, 2, 3 и т.д. (без добавления индекса дела по номенклатуре), ставился штамп, в сроке « вх. №» указывали индекс дела, в котором будет храниться документ и через очередной дефис – порядковый номер. Теперь, когда при фиксировании поступившего документа в журнале, решили добавить индекс (02-12). Вот тут-то и возник вопрос: если входящему документу будет присвоен номер 02-12-…, а храниться он будет в деле: 02-07. Как-то… заставило задуматься?