Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера

[Lyalya]

Добрый день, форумчане! кто прорабатывал и уже применял на практике данные Методические рекомендации (размещены в разделе новости 29.06.2012г.) поделитесь мнением

[Нонна]

Я еще не осилила этот документ. Интересно будет проанализировать и сравнить с теми, что делаю я, а особенно наша бухгалтерия....

[Tasha]

По ходу чтения Методических рекомендаций натолкнулась на п.2.4, в котором говорится следующее: "Если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке."

Я, например, считаю, что правильней поступать более гибко: Если у архива есть возможность перевести и понять запрос, то почему бы его и не выполнить сразу, без дополнительной волокиты? Особенно, если подобные случаи единичные... (Замечу, что иногда совсем не обязательно прибегать к услугам переводчика. Так, тексты на украинском языке прекрасно переводятся Гуглом). Кстати говоря, в данном пункте не учтено то, что в регионах и отдельных местностях их законодательство может предусматривать использование в официальном делопроизводстве нескольких языков.

Нашим гражданам тоже ведь приходится обращаться в архивы других стран. Не уверена, что будет удобно в польские архивы писать запросы только по-польски, а в корейские - только по-корейски. В общем, к людям надо относиться так, как хочешь, чтобы они относились к тебе

Вот примеры более гибкого решения данного вопроса:

Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"

4. В случае поступления в государственный орган или орган местного самоуправления запроса, составленного на иностранном языке, этот запрос может быть рассмотрен в порядке, установленном соответствующим органом.

"Инструкция по работе с обращениями и запросами граждан в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации" (утв. распоряжением СФ ФС РФ от 23.06.2011 N 189рп-СФ)

59. Обращения (запросы) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации рассматриваются после перевода текста обращения (запроса) на русский язык. Порядок их направления для перевода на русский язык (составления аннотации) устанавливается Инструкцией по делопроизводству.

Административный регламент Министерства финансов Московской области по предоставлению государственной услуги по предоставлению пользователям информации из государственных информационных ресурсов и информационных систем Московской области, находящихся в ведении Министерства финансов Московской области (утв. распоряжением Минфина МО от 01.03.2012 N 13)

2.5. Предоставление государственной услуги осуществляется в течение 15 календарных дней со дня регистрации запроса в Министерстве.

В случае если запрос написан на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения запроса увеличивается на время, необходимое для перевода...

Административный регламент Министерства экономики Московской области по предоставлению государственной услуги по предоставлению пользователям информации из государственных информационных ресурсов и информационных систем Московской области, находящихся в ведении Министерства экономики Московской области (утв. распоряжением Минэкономики МО от 22.12.2011 N 168-РМ)

8. Предоставление государственной услуги осуществляется в течение 15 календарных дней со дня регистрации запроса в Министерстве.

В случае если запрос написан на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения запроса увеличивается на 30 календарных дней со дня регистрации запроса в Министерстве для осуществления перевода, который будет осуществляться по усмотрению Министерства, либо привлекаемым профессиональным переводчиком, либо специалистами Министерства.

[Tasha]

В целом Методические рекомендации производят солидное впечатление. В документе неплохо обобщен накопленный опыт работы с использованием традиционных технологий. В то же время он мало поможет тем, кто собирается внедрять в своей работе современные информационные технологии.

На мой взгляд, традиционная рекомендация п.2.6.3 получать резолюцию руководства архива на каждый поступивший запрос – это дремучесть, не позволяющая повысить эффективность работы. Я обычно рекомендую во внутреннем нормативном документе сразу расписать, кому (без предварительного рассмотрения руководителем) направляются наиболее распространенные запросы. Если у исполнителя возникнут вопросы, он всегда может обратиться к руководству архива.

Вообще, когда дело заходит о технологиях, от документа веет «каменным веком» - письмо, телефон… Даже об электронной почте авторы рекомендаций стараются лишний раз не вспоминать, а ведь зачастую это самый удобный способ общения с заявителем. Практически отсутствуют рекомендации по упрощению и автоматизации работы с заявлениями.

Учитывая происходящие в стране преобразования, ВНИИДАД не должен прятать голову в песок и сам ставить вопрос об использовании современных технологий. Если уж у нас вот-вот введут электронный нотариат, то пора говорить и о возможности подписания архивных справок квалифицированной подписью руководителя архива.

В п.2.6.5, говоря о сроках хранения выполненных запросов, я бы в качестве рекомендации написала, что если у архива есть возможность их хранения в электронном виде, то имеет смысл подумать о длительном и даже постоянном хранении. База данных запросов и ответов на них, снабженная хорошей рубрикацией, а также системой полнотекстового поиска, может стать ценным ресурсом, позволяя выявлять повторные и однотипные запросы, изучать опыт поиска информации, вести аналитическую работу по запросам и т.д. Примеры использования такого рода баз на практике уже существуют.

К сожалению, в рекомендациях не рассматриваются вопросы использования архивами своих веб-сайтов и социальных сетей для взаимодействия с заявителями и потенциальными заявителями, а ведь благодаря этому можно и уменьшить число запросов, направляемых не по адресу, и добиться того, чтобы заявители сообщали в запросе максимум известных им сведений, а в трудных случаях – направлять заявителя на Интернет-сайты и форумы, где он может получить помощь у ннтернет-сообществ.

Не содержится в документе также рекомендаций относительно использования архивами в соей работе общедоступных баз данных, таких, как «Мемориал». «Подвиг народа», о военнопленных и т.п., и реагировании в случаях, когда заявитель ссылается на сведения из этих баз.

Говоря об ответственности (глава 4), стоило бы предупредить архивы о том, что Пенсионный фонд сейчас достаточно активно проверяет достоверность выданных справок о стаже и зарплате (причем, похоже, с использованием компьютерных программ, выявляющих «выколотые точки»), и предъявляет к архивам судебные иски на возврат переплаченной пенсии. Вообще стоило бы, наверное, дать более полную сводку предусмотренных различными законами наказаний, которым потенциально могут подвергнуться архив и его сотрудники, и сведения о том, насколько часто такие наказания используются на практике. Мне кажется, было бы полезно процитировать и наиболее показательные судебные решения.