Внутренняя опись документов дела

[krinescu]

Разбираю внутреннюю опись документов дела – (Приложение 10 Основных правил работы архивов организаций)

Допустим:Внутренняя опись документов дела № 08-24.

Где:

08 - это номер структурного подразделения;

24 – это индекс дела из номенклатуры дел структурного подразделения.

Вопрос:

Индекс документа – что это такое, как расшифровывать?

[Нонна]

У каждого документа обычно есть номер (индекс). Например, если это приказ, то надо ставить его номер: № 1, № 55, хотя правильнее было бы писать целиком индекс вместе номенклатурным номером: 01-01-55. ПОлно и других документов с номерами. Например, акты, протоколы. В письмах есть регистрационные номера. Письма тоже частенько попадают в дела. Номера договоров - это тоже индексы. Если документ без индекса, тогда ничегошеньки в этой графе и не пишите и прочерков тоже не ставьте

[SDrokov]

А можно вопрос: что понимается под "разбираю внутреннюю опись документов дела"? Я так полагаю, что до практики составления внутренней описи дела еще не дошло?..

И еще вопрос: у Вас в организации отсутствует система электронного документооборота, предназначенная для (в т.ч.) минимизации трудозатрат сотрудников структурных подразделений по составлению внутренних описей дел и освобождению единственного специалиста архива организации от выполнения должностных обязанностей сотрудников ВСЕХ подразделений?

В предшествующем своем опыте вы порадовали исключительной организацией приема-передачи описей дел подразделений, которые они (в количестве 14) дружно передают в архив. Передают, не отсистематизировав документы и не описав их в учетных документах, среди которых - внутренняя опись документов дела?

[Нонна]

это точно - видимо, никто не обязывает подразделения сдавать дела в архив, как положено. Типичная ситуация. Никто не требует, правил и инструкций не читают, тот же архивный работник не читает, и работае за себя и того парня

[krinescu]

Совершенно верно! Не было никаких правил, была комната, все приносили свое добро и подписывали ШКАФЫ. Сейчас поняли, что так невозможно больше работать и решили, что с сентября, будем сдавать и принимать - как следует, а вот то, что уже там лежит - разбираться будет единственный работник архива, который устроен по совместительству. Пытаюсь все, что есть систематизировать и не совсем получается. А очень хочется все правильно изначально оформить.

[Tasha]

Посмотрите, может пригодиться: Первые шаги на новом рабочем месте: архив с нуля // Секретарь-референт. - 2010. - № 1. - С.45-48. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=71118

[krinescu]

Спасибо огромное, Tasha. Начинаются прояснения в голове