Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Нормативная база архивного дела > Правила

Правила Обсуждаются Основные правила, Правила работы с разными типами документации

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #31  
Старый 16.02.2014, 00:52
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

О разработанных ВНИИДАД Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, часть 4

Продолжая разговор о четвертой главе, посвященной организация хранения электронных документов в архиве организации, замечу, что в п.4.2 правильно сказано о необходимости выполнять мероприятия по информационной безопасности, однако сами мероприятия описаны чрезмерно узко. Наверное, перегружать «Рекомендации» более подробным изложением данного вопроса не стоит, однако вполне уместно было бы дать некоторые ссылки на законодательно-нормативную базу и на стандарты информационной безопасности. С учетом современных реалий, следовало бы обратить особое внимание на защиту персональных данных, и на то, что в этом вопросе большое значение имеет правовой статус архива (от этого зависит, какое законодательство будет применяться в первую очередь – Закон о персональных данных или Закон об архивном деле).

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/4.html
Ответить с цитированием
  #32  
Старый 17.02.2014, 17:09
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

О разработанных ВНИИДАД Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, часть 5

В заключение хочу отметить следующее. Я считаю, что документ получился неудачный, и с этим фактом Росархиву лучше смириться и ни в коем случае не пытаться превратить его в какой-нибудь нормативный документ. В то же время публикация «Рекомендаций» может привлечь дополнительное внимание к проблемам управления электронными документами и поспособствовать широкой дискуссии по этому вопросу, - тогда можно будет считать, что бюджетные средства были потрачены не совсем зря

С моей точки зрения, главным пороком документа являются не многочисленные отдельные огрехи, а то, что в его основу заложена морально устаревшая традиционная идеология бумажного архивного дела в удивительной смеси с неотработанной технологией электронного хранения.

Интересно будет проследить за дальнейшей судьбой «Рекомендаций», а также за тем, насколько серьёзно их воспринимает Росархив – в частности, за тем, будут ли организованы пилотные проекты по подготовке и сдаче на архивное хранение документов хоть в каких-нибудь контейнерных форматах.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/5_17.html
Ответить с цитированием
  #33  
Старый 18.02.2014, 22:43
KommE KommE вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 02.10.2012
Сообщений: 588
По умолчанию

Для полноты «коробочки» отзывов на документ «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в архивах организаций» нашел еще один отклик, написанный в октябре 2013 года.

Наименование проекта «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в архивах организаций» (далее – проект документа) противоречит последовательности процессов, перечисленных в разделе «Содержание».

Раздел «Содержание» проекта документа включает следующую последовательность: «Организация хранения электронных документов в архиве организации». «Организация учета электронных документов». «Использование электронных документов архива». «Комплектование архива организации электронными документами». «Передача документов архива организации на хранение в государственный (муниципальный) архив». Данная последовательность работ диссонирует общему наименованию проекта документа, включающего: «Комплектование», «Учет», «Организация хранения».

Раздел «Организация работы архива» (первый абзац) не подкреплен необходимостью разработки организацией политики, процедур и практики управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для работы свидетельства, отчетность и информацию о своей деятельности, предусмотренными ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Во втором абзаце не обозначен статус «архива электронных документов», который «выделяется (создается) в архиве организации». В частности, не перечисляются и раскрываются отличия в «выделении» или «создании», организационные мероприятия, легализирующие «архив электронных документов» в архиве и его взаимосвязь со штатной численностью архива организации как единой оргструктуры.

Третий-шестой абзацы не обладают внятной конструктивной информацией о порядке взаимодействия с подразделениями информационных технологий в организации передачи и подготовки электронных документов структурными подразделениями в архив архива, не прописываются технические аспекты, которые должны включаться в специальные инструкции, их разработчик и необходимость согласования с кругом структурных подразделений, администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов. Подобное администрирование влечет привлечение организаций-разработчиков систем электронного документооборота, в ряде случаев, ответственных за поддержку и актуализацию систем.

Отсутствует четкость состава некой информационной системы, которая в одном случае «управляет архивными документами», которые, видимо, изначально (при создании) стали «архивными», в другом, является «местом для хранения электронных документов на обособленных электронных носителях», в третьем случае, является «необходимым серверном и коммуникационном оборудованием». Не указаны регуляторы серверного и коммуникационного оборудования организаций.

http://svdrokov.blogspot.ru/2013/10/blog-post_27.html

Раздел «Организация хранения электронных документов в архиве организации», подраздел «Организация электронных документов в пределах документального и архивного фондов организации» характеризуется включением уточнений, в ряде случаев, противоречащих разделу «Организация работы архива». Например, «информационная система» предполагает аналогию «хранилищу электронных документов», характерных для «электронных документов временных сроков хранения до 10 лет».

Опять же, отсутствует обозначение ответственного структурного подразделения за систематизацию и индексацию электронных документов в информационной системе в соответствии с номенклатурой дел организации. А также уровень сопричастности подразделений информационных технологий организации в данном процессе.

Приведенный в качестве примера заголовок электронного дела «Переписка о разработке национальных стандартов. Электронные документы» нуждается в уточнении, т.к. не включает объект, с которым ведется переписка.

Применяемые в проекте документа «Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов», разработанные по госконтракту с Росархивом от 22 мая 2012 г. № 55 ФЦП «Культура России» (2012-2018 гг.), «определяют технические требования к системе хранения электронных документов, компьютерной технике и программному обеспечению для единой системы хранения электронных документов архивной отрасли». Они «предназначены для использования при проектировании хранилища данных (электронных документов) центра хранения электронных документов, а также при проектировании хранилища цифровых копий документов федеральных архивов при централизованном их хранении в ЦХЭД».

Следовательно, технические требования, свойственные для архивной отрасли РФ, а также федеральных архивов, служить основанием для организаций РФ не могут.

http://svdrokov.blogspot.ru/2013/10/blog-post_993.html

Методологически необоснованный разрыв в последовательности работ, помимо раздела «Организация работы архива», особенно ярко проявляется в разделе «Комплектование архива организации электронными документами».

Данный раздел состоит из загадок, предлагаемых для самостоятельного решения архивам организаций. Например, к «дополнительным признакам» ценности электронных документов отнесена «возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения». В вопросе «проведения технологических миграций» предусмотрена «их возможная стоимостная оценка» без оценочных спецификаций, применяемых на российских рынках.

В подразделе «Подготовка электронных документов к передаче в архив организации» не указан способ присвоения архивного шифра контейнеру электронного документа: в информационной системе или ручной ввод данных. Аналогичное замечание относится и к формированию записи об электронном документе в базе данных информационной системы архива организации, а также дополнительном обремени ссылкой на место хранения электронного документа. Рекомендация в «размещении на одном носителе электронных документов одного электронного дела» обоснуется неким «принципом», не нашедшим обоснования, подкрепленного нормативной методологией и практикой в организациях РФ (не входящих в перечень казенных бюджетных учреждений архивной отрасли).

http://svdrokov.blogspot.ru/2013/10/blog-post_5906.html

Состав контейнера архивного электронного документа выявил бессмысленность Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ?

Как известно, основное свойство электронного документа заключается в его аутентичности. Это означает, что он является тем, чем претендует быть. Синонимом термина «аутентичный электронный документ» признается термин «подлинный электронный документ». Достоверным является электронный документ, содержание пакета информации которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

Для обеспечения достоверности электронного документа может применяться электронная подпись, или нотариальное удостоверение соответствия обязательных реквизитов объекта значимых данных описательной части пакета информации электронного документа в процессе обращения и хранения, согласованная экспертной комиссией организации или экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

Целостность электронного документа определяется полнотой и неизменностью его пакета информации. Чтобы быть полезным длительное время, документ должен содержать всю необходимую информацию, а также метаданные. Пригодным для использования является электронный документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с управленческой деятельностью или операцией, в результате которой был произведен.

Основные требования к электронному документу как объекту информационного взаимодействия в социальной среде: - фиксированность – функциональное свойство электронного документа, состоящее в том, что документ выражает содержащиеся в нем сведения независимо от формата представления; - доступность – свойство электронного документа, состоящее в том, что его формат представления обеспечивает физическую возможность измерения заданных параметров этого представления документа (содержания, атрибутов, технологии) заданными средствами в заданных точках за конечное время; -

целостность – свойство электронного документа, состоящее в том, что при любой его демонстрации заданные значения параметров формата представления соответствуют специфицированным требованиям; - легитимность – свойство электронного документа, состоящее в том, что формат его представления содержит параметры, объективно подтверждающие правомерность использованных на протяжении жизненного цикла технологий производства документа.

Электронные документы, подлежащие хранению, будут передаваться в архив организации в виде контейнеров, обеспечивающих их целостность по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив организации должна осуществляться в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

http://svdrokov.blogspot.ru/2013/12/blog-post_3289.html
Ответить с цитированием
  #34  
Старый 19.02.2014, 01:13
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

План по совершенствованию налогового администрирования предусматривает совершенствование документооборота между организациями, в т.ч. электронного

Целый раздел (IV) плана мероприятий («дорожной карты») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 года № 162-р, посвящен планам совершенствования документооборота между организациями. в том числе электронного.

В 2014 году предусматривается законодательно урегулировать следующие вопросы:

2. Разработка порядка хранения архивов первичных и отчетных документов налогоплательщиками в электронном виде, включая перевод первичных учетных и отчетных документов с бумажных носителей в электронный вид с учетом международного опыта в части ведения и хранения архивов в электронном виде, а также перевода бумажных носителей в электронный вид. Выработка наиболее предпочтительного для предпринимателей варианта, упрощающего хранение архива документов. Разработка порядка хранения документов в электронном виде. Срок - октябрь 2014 г. Исполнители: Минкомсвязь России, ФНС России, Минфин России.

Обратите внимание на то, что порядок хранения архивов первичных и отчетных документов налогоплательщиками в электронном виде будет разрабатываться без участия Росархива.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_19.html
Ответить с цитированием
  #35  
Старый 20.02.2014, 22:17
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

О разработанных ВНИИДАД Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, часть 1

Документ под названием «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (приложение к отчету о НИР по государственному контракту, исполнитель – Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела, ВНИИДАД) объёмом 49 страницы доступен по адресу http://archives.ru/sites/default/fil...plekt-2013.pdf .

Понимая, что читатели наверняка устали от многочисленных постов, посвященных рекомендациям для архивов организаций, я постараюсь охарактеризовать данный документ кратко, не повторяя замечания, уже высказанные в отношении его «близнеца».

см. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/1_20.html
Ответить с цитированием
  #36  
Старый 21.02.2014, 08:06
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

О разработанных ВНИИДАД Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, часть 2

Раздел 5 «Организация хранения электронных документов» (стр.19) За основу этого раздела взяты стандартные требования к организации хранения бумажных документов, с некоторыми добавками, касающимися электронных документов. Всё бы ничего, если забыть о том, что серьёзный электронный архив – это не склад носителей информации, а полноценный вычислительный центр. Соответственно, к нему надо предъявлять также и требования, специфические для вычислительного центра – в первую очередь к резервному копированию информации.

Удивляет, честно говоря, та бюрократия, которую рекомендуется развести вокруг проверки состояния носителей, копирования и других процессов. Если эти указания воспринимать всерьёз, то работать будет некогда, всё время уйдёт на составление никому не нужных актов. Почему бы авторам не поинтересоваться, как документируется работа ведомственных вычислительных центров, и как им удается обходиться без вагонов разного рода бумаг?

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/2_21.html
Ответить с цитированием
  #37  
Старый 24.02.2014, 11:29
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию О методических рекомендациях по составлению архивных описей в электронной форме

О методических рекомендациях по составлению архивных описей в электронной форме

Методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» (заказчик - Росархив, исполнитель– ВНИИДАД) объёмом 111 страниц доступны на сайте Росархива по адресу http://archives.ru/sites/default/fil...-opis-2013.pdf .

Предлагаю вниманию читателей свои «заметки на полях» этого документа.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_24.html
Ответить с цитированием
  #38  
Старый 25.02.2014, 13:00
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию К чему все эти обсуждения методических документов ВНИИДАД?

К чему все эти обсуждения методических документов ВНИИДАД?
Андрей Колесов
25.02.2014 12:00:48

Цитата:
Довольно неожиданно (чего раньше не было) были опубликованы ссылки на последние работы ВНИИДАД, таким образом, появился собственно предмет для обсуждения. Эти ссылки довела до публичного сведения Наталья Храмцовская, которая после этого проделала серьезную работу по рецензированию этих трудов (в виде постов на своем блоге, с краткими анонсами на нашем Форуме и в Фейсбуке).

В целом отзывы получились критическими, хотя, лично я считаю, что выводы там сделаны весьма "деликатные", больше по частным вопросам, а не в целом. Я бы предложил такой свой варианты:

Документы в принципе не соответствуют "требованиям времени", их авторы демонстрируют откровенно слабое представление о современном состоянии вопроса, и требовать от них решения данной задачи – примерно, как заставить выпускника консерватории решать сложные уравнения математической физики.

Но, если это так, то тут возникает вопрос, на который, к сожалению, уважаемый эксперт (Наталья Храмцовская), не дает ответа: что делать?

Да, научные работы и методические рекомендации ВНИИДАД – откровенно слабые и непригодные для решения современных задач. А делать-то что? Как задачи-то насущные решать?
Цитата:
P.S. Я на протяжении последнего месяца также чувствовал неодолимую тягу к тому, чтобы написать "разбор" методических документов ВНИИДАД. Но меня останавливал вопрос: а кому это нужно? Кому должны быть адресованы эти рецензии?
И дело тут, конечно, не во мне лично. Если кто-то из экспертов решит высказать свое мнение по таким документам: кому он их должен адресовать?

В этом плане для меня активная рецензионная деятельность Натальи Храмцовской тоже является в существенной мере загадкой. Они ведь тоже кому-то адресованы. Но кому?

Сколь-нибудь заметной реакции на них со стороны экспертного сообщества не видно, скорее всего, по причине отсутствия сообщества как такового.
См. подробнее: http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/6336.php
Ответить с цитированием
  #39  
Старый 03.09.2014, 09:26
Lateral Lateral вне форума
Новичок
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 4
По умолчанию

В России определен формат электронного документа для межведомственного документооборота.

http://minsvyaz.ru/ru/news/index.php?id_4=44809
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
электронные документы, рекомендации

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
методические рекомендации по организации работ по разработке ведомственных Перечней Tasha Правила 1 03.10.2011 00:10
Свердловская область: Мониторинг состояния временного хранения архивных документов Tasha Государственные архивы субъектов РФ и муниципальные архивы 0 23.09.2011 17:11
Рекомендации Росархива по подготовке Перечней электронных документов Tasha Правила 4 11.04.2011 01:01
Коллекция электронных образов архивных документов «Путь к Нюрнбергу» NVG Архивные документы в Сети 0 20.11.2010 23:29
Прием архивных документов от негосударственных организаций Марина Государственные архивы субъектов РФ и муниципальные архивы 2 01.04.2008 12:41


Часовой пояс GMT +4, время: 15:01.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015