предисловие к описям

[Рената]

Спасибо, что откликнулись, я знакома с этими документами. Но у архива, видимо свое видение или причины (сказали, что примут только по личному составу), поэтому спрашивала ваше мнение как поступить в этом случае. Письменного отказа в приеме документов по основной деятельности не было.
Еще вопрос: в компании принимали людей для выполнения некоторых работ по договору оказания услуг на срок от нескольких дней до нескольких месяцев. Каждый месяц составляли акт выполненных работ и оплачивали. Вели лицевой счет.Каждый договор расторгали после направления уведомления работнику. Как правильно сформировать дело " Договоры подряда уволенных"? Я предполагаю объединить договор оказания услуг+все акты выполненных работ+уведомление о расторжении, или по-другому?

[Tasha]

(С оговоркой, что я не являюсь профессиональным кадровиком)

Как вариант, дело можно назвать в духе ст.657 Перечня 2010 года "Договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел". Писать "уволенных" IMHO не совсем хорошо, поскольку с этими же людьми подобные договора могут заключаться регулярно.

Стоит подумать о том, как сформировать дела таким образом, чтобы договора было удобно искать по их реквизитам, и чтобы, в случае необходимости, можно было быстро подобрать договора с одним и тем же человеком за несколько лет.

Далее, при таком способе комплектования все эти документы будут храниться 75 лет ЭПК (ст.657), в то время, как Перечень 2010 года (ст.456) допускает возможность, при наличии лицевых счетов, уничтожать документы о приеме выполненных работ через 5 лет. В этом нет ничего страшного, если дополнительные объёмы документов не создают проблем, и если у организации нет иных причин поскорее избавиться от этих документов.

[Рената]

Tasha, спасибо большое за быстрый ответ. Дело в том, что лицевые счета заводили на каждого работника по договору оказания услуг, но в лицевом счете не указан номер и дата заключения и расторжения договора. Казалось бы можно хранить акты 5лет, но из лицевого счета не видно сколько времени оказывал услуги человек. Если приложить все акты к договору, то логично сформировать дело по дате окончания договора и в примечании указать, что например в следующем году есть еще договор, относящийся к этому человеку. Насколько это правильно и удобно?
Tasha, как вы думаете Ст.654 перечня 2010г. при отсутствии личных дел уведомления об увольнении позволяет присоединить их к трудовым договорам или договорам оказания услуг соответственно, или же их сформировать в отдельное самостоятельное дело?

[Tasha]

Если приложить все акты к договору, то логично сформировать дело по дате окончания договора и в примечании указать, что например в следующем году есть еще договор, относящийся к этому человеку. Насколько это правильно и удобно?

По-моему, вносить примечания в завершенные дела будет слишком трудоемко.

Мне известно, когда такие досье раскладывали в пределах года по алфавиту (по фамилиям работников).

Кроме того, ведение учета в электронном виде может всё сильно изменить. Если сделать хорошие внутренние описи формируемых дел в электронном виде, и объединить их в единый ресурс, то задача отыскания нужных договоров может упроститься до неприличия.

как вы думаете Ст.654 перечня 2010г. при отсутствии личных дел уведомления об увольнении позволяет присоединить их к трудовым договорам или договорам оказания услуг соответственно, или же их сформировать в отдельное самостоятельное дело?

Важно, чтобы было понятно, что это документы по трудовой деятельности. Я бы исходила из собственного удобства (и, конечно, посоветовалась бы с кадровиком и юристом)

[Рената]

Tasha? Спасибо за участие и советы. Дело в том, что в настоящий момент все уволены (юристы и кадровики в том числе), а документы надо сдать в гос.архив, делаем это впервые, поэтому возникают некоторые вопросы. Речь идет только о формировании дел документов на бамажном носителе.