срок хранения договоров

[Шутова Ольга]

Доброе время суток всем.
Составляю номенклатуру дел организации и возник такой вопрос. Наша фирма занимается оценкой. В результате образуются договора по проведению оценки и отчеты по проведенной оценке. Где взять сроки их хранения, чтоб вписать в номенклатуру дел? Спасибо

[Tasha]

Жаль, что Вы не указали, что именно оцениваете

Согласно закону "Об архивном деле", минимальные сроки хранения устанавливаются законами, нормативными актами и Перечнями. Кроме того, организация может удлинить сроки хранения, исходя из собственных деловых потребностей, контрактных обязательств, сроков исковой давности, и с учетом информационной и исторической ценности документов.

Вот что, например, можно найти в законодательстве:

Федеральный закон от 29.07.1998 № 135-ФЗ «Об оценочной деятельности в Российской Федерации»

Статья 15.1. Обязанности юридического лица, с которым оценщик заключил трудовой договор

Юридическое лицо, которое намерено заключить с заказчиком договор на проведение оценки, обязано:
- хранить копию отчета или копии отчетов и копии документов, полученных от заказчика, третьих лиц и использованных при проведении оценки объекта оценки, в течение трех лет.

Ниже выписаны статьи Перечня, прямо или косвенно связанные с оценкой (кроме оценки земель)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)

ст. 172 Документы (распоряжения, заявки, планы продаж, списки, договоры купли-продажи, отчеты независимых оценщиков, переписка) о продаже имущества организации-должника - Постоянно (Движимого имущества (мебель, автотранспорт, оргтехника и др.) – 5 л. ЭПК)

ст. 429 Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации - Постоянно (при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов)

ст. 430 Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества - 10 л. ЭПК (После продажи)

ст. 436 Договоры, соглашения (не указанные в отдельных статьях Перечня) - 5 л. ЭПК после истечения срока действия договора, соглашения

А вот пример из судебной практики:

Постановление ФАС Московского округа от 10.03.2009 № КГ-А40/76-09 по делу N А40-66373/07-104-380

«Согласно п. 2.1.10 договора от 03.11.2005 г. № 3-ОЦ оценочная компания обязана хранить копии составленных отчетов и всю документацию, использованную при составлении отчетов, в течение 3-х лет, вследствие чего кассационная инстанция находит несостоятельной ссылку истца на не сохранность отчетов об оценке.

В качестве доказательств оказания услуг по оценке арестованного имущества истцом в материалы дела представлены акты сдачи-приемки выполненных работ, направленные ответчику письмом от 12.02.2008 г. N 64.

Однако указанные акты оформлены истцом в одностороннем порядке и, при отсутствии отчетов об оценке, факт оказания истцом услуг ответчику не подтверждают.»

Я бы резюмировала существующие требования примерно так: документы, которые могут потребоваться для защиты своих интересов в ходе возможных судебных споров, нужно хранить минимум 3 года (общий срок исковой давности). Документы, которые нужны Вашей организации в интересах налогового учета, нужно хранить 4 года, а бухгалтерского учета – 5 лет с момента завершения последней подтверждаемой ими операции.

Дальше организация уже сама решает, что ей выгодней: как можно скорее уничтожить документы по истечении минимального срока хранения (и спрятать концы в воду), или сохранить их подольше. Для выборочного более длительного сохранения документов можно использовать собственную пометку ЭК.

[Шутова Ольга]

мм

[Шутова Ольга]

Сообщение от Tasha

Жаль, что Вы не указали, что именно оцениваете

Согласно закону "Об архивном деле", минимальные сроки хранения устанавливаются законами, нормативными актами и Перечнями. Кроме того, организация может удлинить сроки хранения, исходя из собственных деловых потребностей, контрактных обязательств, сроков исковой давности, и с учетом информационной и исторической ценности документов.

Вот что, например, можно найти в законодательстве:


Ниже выписаны статьи Перечня, прямо или косвенно связанные с оценкой (кроме оценки земель)


А вот пример из судебной практики:


Я бы резюмировала существующие требования примерно так: документы, которые могут потребоваться для защиты своих интересов в ходе возможных судебных споров, нужно хранить минимум 3 года (общий срок исковой давности). Документы, которые нужны Вашей организации в интересах налогового учета, нужно хранить 4 года, а бухгалтерского учета – 5 лет с момента завершения последней подтверждаемой ими операции.

Дальше организация уже сама решает, что ей выгодней: как можно скорее уничтожить документы по истечении минимального срока хранения (и спрятать концы в воду), или сохранить их подольше. Для выборочного более длительного сохранения документов можно использовать собственную пометку ЭК.

я скачала перечень документов этих за 2010 год. Но там нет такого, статьи совсем другие..

[Tasha]

я скачала перечень документов этих за 2010 год.

Скорее всего, Вы скачали какой-то из проектов перечня

Используйте онлайн-версию Консультант+, это надёжнее (войти в неё можно отсюда http://www.consultant.ru/ )

[Tasha]

Приказом Минэкономразвития России от 4 июля 2011 г. № 328 утвержден федеральный стандарт оценки «Виды экспертизы, порядок ее проведения, требования к экспертному заключению и порядку его утверждения (ФСО № 5)».

В документе установлены требования к порядку проведения экспертизы отчета об оценке, к содержанию экспертного заключения и порядку его оформления, в том числе и сроки хранения - "в течение общего срока исковой давности".

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/o...e=LAW;n=116330

[Шутова Ольга]

а то что это документы гос органов и ОМС?
у меня же ООО.
И я составляю номенклатуру по:
ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

можно смешивать перечни в номенклатуре? и если да, то как указывать какая статья из какого перечня?

[Tasha]

Сообщение от Шутова Ольга

а то что это документы гос органов и ОМС?
у меня же ООО.

В данном случае логика простая, и она не зависит от формы собственности организаций: Если Ваша организация выступает в роли оценщика, то в Ваших же интересах хранить отчеты об оценке, как минимум, в течение общего срока исковой давности - на случай конфликта с заказчиком. Если же они используются как основание для определенных операций Вашего налогового/бухгалтерского учёта, то хранить их будет нужно соответственно не менее 4 и 5 лет с момента окончания последней такой операции.

Если же оценивают Вас, то нужно исходить из того, что именно оценивается, и где эти документы используются. Например, оценку Вашей недвижимости имело бы смысл хранить постоянно.

Сообщение от Шутова Ольга

можно смешивать перечни в номенклатуре? и если да, то как указывать какая статья из какого перечня?

Конечно, можно, никто этого не запрещает. IMHO проще всего - как в статьях - составить список использованных перечней (в начале или в конце номенклатуры), и указывать номер/обозначение - например, ст.363 [П2010]

[Шутова Ольга]

Сообщение от Tasha

проще всего - как в статьях - составить список использованных перечней (в начале или в конце номенклатуры), и указывать номер/обозначение - например, ст.363 [П2010]

не совсем поняла где составить перечень?имеете ввиду после номенклатуры написать перечни? или как
просто можно обозначит ст. 325 (1)* ст. 152 (2)*
но где обозначить что есть 1, а что 2 ??

что касается оценки. то мы оцениваем: имущество предприятий банкротов (дебиторка), оценка квартир, автомобилей.

[Tasha]

Либо перед списком статей номенклатуры дел, либо после них, сделайте самый обычный список литературы. Можете, если хотите, использовать сноски. Главное, чтобы пользователь номенклатуры не запутался, где ему искать соответствующую ссылку.