Перечень 2010, сроки хранения договоров лизинга.

[Svetlana Klanovets]

Уважаемые архивисты и документоведы, пожалуйста, окажите помощь не очень опытному коллеге!
Являюсь ведущим менеджером по документообороту финансового отдела крупной лизинговой компании, организационная структура компании - ООО. До некоторых пор заниматься приходилось преимущественно оперативным документооборотом, документы у нас пока не уничтожались, так как хватало места для их хранения. Но сейчас ситуация изменилась, на текущий момент поставлена задача - уничтожить всё, что можно.
К сожалению, новый перечень 2010 года устанавливает постоянных срок хранения для договоров лизинга, т.е. вплоть до ликвидации организации. Нужно сказать, что договоров лизинга у нас в год образуется до нескольких тысяч.
В связи с чем хотелось бы узнать, документы какого рода воспринимать как "документы к договору лизинга" и хранить постоянно? А так же самое важное - что грозит компании в случае уничтожения договоров лизинга. Уничтожать договоры лизинга предполагается после того как документ будет исполнен и отхранён в компании 5 лет? (Договор лизинга является правоустанавливающим документом нашей компании на различные виды собственности вплоть до момента передачи прав собственности контрагенту, в этот момент договор лизинга считается исполненным.)
Возможно вопрос является слишком узкопрофильным, специфичным и конкретным, заранее прошу прошения, если обратилась не по адресу.

[Tasha]

Всё сказанное ниже – моя личная точка зрения, поэтому обязательно консультируйтесь с юристами!

Начну с конца – что грозит компании. На практике у нас за само по себе несоблюдение сроков хранения, установленных перечнями, не наказывают. Теоретически Росархив может наложить за это «огромный» штраф в 500 рублей, - если, конечно, найдёт лишних сотрудников, чтобы послать их на проверку, а коммерческая организация их к себе впустит (что она делать не обязана)

Серьёзно наказать организацию могут за несоблюдение требований, прямо установленных законами и нормативными актами, особенно такие регуляторы, как ФСФР, ФАС, Банк России. Организация также может наказать сама себя, если при возникновении какого-то спора окажется, что она не сохранила соответствующие документы.

Второй момент: Перечень 2010 года вступил в силу 30 сентября 2011 года. Ранее действовавший Перечень 2000 года утратил силу 26 августа 2010 года в связи с изданием приказа Росархива от 26.08.2010 № 63. Документы, законченные делопроизводством и сформированные в дела до 26.08.2010, с моей точки зрения, как получили сроки хранения по перечню 2000 года, так они и остаются – Перечню 2010 года обратной силы никто не придавал. По идее, по Перечню 2010 года следует устанавливать сроки хранения для документов, законченных делопроизводством после 30 сентября 2011 года.

Третий момент: Если уж воспринимать всерьёз всё, что написано в Перечне 2010 года, то можно воспользоваться тем, что к графе "Срок хранения документа" в Перечне имеется незаконное, но пропущенное Минюстом общее примечание: «Срок хранения "постоянно" (далее - Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.»

Как выбрать сроки хранения. Первое, на что я обратила бы Ваше внимание, это то, что сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета следует отсчитывать от последней операции, в которых эти документы участвовали. Если через три года после окончания договора лизинга он использовался для получения каких-либо налоговых льгот и вычетов и т.п., то налоговый срок хранения следует отсчитывать с момента этой операции, а не с момента окончания договора. Что касается бухгалтерских документов, то, согласно закону, срок отсчитывается «после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз».

При выборе срока хранения следует учесть, помимо сроков, установленных законами и нормативными актами (такими, как закон «О бухгалтерском учете». Налоговый Кодекс), также и сроки исковой давности. Иногда старые договора могут пригодиться для защиты прав организации на собственность. Особенно внимательно нужно отнестись к тем случаям, когда договор как-либо может быть связан с исками о причинении вреда здоровью, по которым нет исковой давности.

Если Вы – акционерное общество, то желательно оценить риск того, что кто-то из акционеров впоследствии попросит представить такого рода договора, а в случае отказа напишет жалобу в ФСФР (и здесь положения Перечня 2010 года могут сыграть с организацией злую шутку на 500-700 тысяч рублей).

Если договор лизинга заключается с зарубежными партнерами и возможные споры будут разбираться согласно законодательству определенной страны, нужно учесть сроки хранения таких документов и сроки исковой давности, действующие в этой стране.

Организации полезно учесть как собственный опыт, так и опыт аналогичных организаций – относительно того, были ли случаи, когда такие договора кому-то требовались после, скажем, 5 лет хранения после окончания договора.

Наконец, не следует забывать и собственную потребность организации в документах – некоторые договора можно сохранять дольше ввиду их информационной или исторической ценности для организации.

[Маksим]

Сообщение от Tasha

Документы, законченные делопроизводством и сформированные в дела до 26.08.2010, с моей точки зрения, как получили сроки хранения по перечню 2000 года, так они и остаются – Перечню 2010 года обратной силы никто не придавал.

В настоящий момент действующим нормативным актом, регламентирующим сроки хранения документов, является Перечень 2010, а не 2000 года, и никакая "обратная сила" здесь совершенно не при чем. Любые управленческие архивные документы - вне зависимости от времени окончания их делопроизводством и формирования в дела - подлежат хранению в течение сроков, установленных Перечнем 2010 года, и только им.

[Andrew]

Сообщение от Маksим

...подлежат хранению в течение сроков, установленных Перечнем 2010 года, и только им

Блажен, кто верует в добро, справедливость и Перечень 2010 года!

[Svetlana Klanovets]

Tasha, спасибо большое за развёрнутый ответ, он оказался достаточно информативным для нас, спасибо большое так же и этому замечательному форуму)!

[Нонна]

был или не был новый приказ, касающихся Перечня 2010 года (в смысле его нового опубликования)?? Мне 1 отдел пришел и сказал, что нельзя ссылаться на приказ № 558, вышел какой-то другой. Но перечень не отменяли. Бред какой-то. Мы же в номенклатурах ссылаемся не на приказ, а на статью. Что вы слышали об этом?