Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций

Архивы организаций Обсуждение опыта и проблем

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 27.05.2011, 11:26
perlochka perlochka вне форума
Новичок
 
Регистрация: 09.08.2010
Сообщений: 8
По умолчанию Архив головной организации и филиалов

Коллеги! Помогите, пожалуйста!
Наша организация является источником комплектования АФРФ. Но у нас есть огромное количество немаленьких филиалов по всей России. Существуют они много-много лет и всегда формировали свои архивы самостоятельно от нас, в т.ч. и номенклатуру. Передавали на хранение в местные архивы тоже самостоятельно. Но по закону филиалы не являются юр. лицом и должны состоять в одном фонде с головной. Это, конечно, крайне затруднительно.
Несколько лет назад слышала, что если утвердить приказ, где прописано, что они имеют право хранить документы по месту их происхождения и передавать в городские архивы, и, соответственно, составлять свою номенклатуру дел, независимо от головной орг-ии, то закон не нарушается. Так вот нигде не могу найти четких прописанных правил о формировании архивов в филиалах. Можем мы так сделать или нет... Непонятно(((
Заранее очень благодарна за помощь!
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 27.05.2011, 12:20
Finn Finn вне форума
Участник форума
 
Регистрация: 30.10.2009
Сообщений: 38
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от perlochka Посмотреть сообщение
Коллеги! Помогите, пожалуйста!
Наша организация является источником комплектования АФРФ. Но у нас есть огромное количество немаленьких филиалов по всей России. Существуют они много-много лет и всегда формировали свои архивы самостоятельно от нас, в т.ч. и номенклатуру. Передавали на хранение в местные архивы тоже самостоятельно. Но по закону филиалы не являются юр. лицом и должны состоять в одном фонде с головной. Это, конечно, крайне затруднительно.
Заранее очень благодарна за помощь!
А можно узнать каким законом запрещается вести децентрализованное делопроизводство и предписано создавать единый архив организации?

Порядок ведения делопроизводства и организации работы архивов в организации, как правило, фиксируется локальными нормативными и организационными документами (инструкцией по делопроизводству, различными регламентами, положениями о структурных подразделениях организации и иными ОРД).
Более того, если у вас федеральная организация, то п.2. ст.21 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" допускает передачу документов АФ РФ, образовавшихся в процессе деятельности федеральных организаций, расположенных на территории субъекта РФ, в гос архивы субъекта РФ на основании договора.
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 27.05.2011, 15:38
perlochka perlochka вне форума
Новичок
 
Регистрация: 09.08.2010
Сообщений: 8
По умолчанию

Где-то сегодня видела, теперь не могу найти, что единым фондом должен быть весь архив организации, включая филиалы. По-моему, основные правила...
Помню, что когда училась нам четко сказали следующее:
Свои архивы могут заводить только юр. лица, филиалы юр. лицами не являются. Но, если есть локальный акт о том, что они имеют право, то все можно. Так вот я и пытаюсь найти, где закреплено.

У нас не Федеральная организация. У нас сложно))) ОАО, но акции 100% у государства.
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 27.05.2011, 20:50
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от perlochka Посмотреть сообщение
Где-то сегодня видела, теперь не могу найти, что единым фондом должен быть весь архив организации, включая филиалы. По-моему, основные правила...
Вот, что, возможно, Вам вспомнилось:

Цитата:
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19)

2.4.3. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:
  • архивные документы представительств и филиалов;
  • архивные документы совещательных органов, созданных при организации;
  • архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства;
  • архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях;
  • архивные документы ликвидационной комиссии организации.
  • Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.
Но это - регламентация внутренней работы госархивов. А в «Основных правилах» 2002 года (не являющихся нормативным документом) о филиалах ничего не сказано. Есть только вот такая статья:

Цитата:
5.2.5. Один и тот же фонд составляет документы:
  • организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;
  • организации до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.;
  • предприятий, организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;
  • временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями;
  • предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности.

Последний раз редактировалось Tasha; 27.05.2011 в 20:57.
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 30.05.2011, 11:12
Finn Finn вне форума
Участник форума
 
Регистрация: 30.10.2009
Сообщений: 38
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от perlochka Посмотреть сообщение
Где-то сегодня видела, теперь не могу найти, что единым фондом должен быть весь архив организации, включая филиалы. По-моему, основные правила...
Помню, что когда училась нам четко сказали следующее:
Свои архивы могут заводить только юр. лица, филиалы юр. лицами не являются. Но, если есть локальный акт о том, что они имеют право, то все можно. Так вот я и пытаюсь найти, где закреплено.

У нас не Федеральная организация. У нас сложно))) ОАО, но акции 100% у государства.
Нормативными документами, регламентирующим порядок хранения документов АО являются:
1. Федеральный закон от 26.12.1995 №208-ФЗ "Об акционерных обществах".
2. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс "Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов АО".


Согласно этим нормативам:
1. АО обязано хранить документы, перечисленные в п.1. Ст.89 Закона по месту нахождения исполнительного органа общества;
2. документы постоянного и долговременного сроков хранения ОАО должны передаваться в архив общества в установленном порядке. Храниться они должны в специализированных помещениях.
3. АО может передавать на хранение документы в учреждение системы Росархива по договору.

На мой взгляд, архивом АО может быть не только архив головной структуры, но и архивы филиалов. Безусловно, порядок хранения должен быть зафикисирован в локальных нормативных документах АО (инструкция по делопроизводству, положение об архиве (архивах).

Порядок передачи документов на госхранение АО должен быть оговорен в договоре. Я думаю, что гос архиву, куда вы сдаете ваши документы, документы филиалов скорее всего не особо нужны, они для них не имеют исторической ценности. Поговорите с вашим куратором в гос архиве.

Последний раз редактировалось Finn; 30.05.2011 в 16:12.
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 27.05.2011, 20:03
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от perlochka Посмотреть сообщение
Наша организация является источником комплектования АФРФ. Но у нас есть огромное количество немаленьких филиалов по всей России. Существуют они много-много лет и всегда формировали свои архивы самостоятельно от нас, в т.ч. и номенклатуру. Передавали на хранение в местные архивы тоже самостоятельно. Но по закону филиалы не являются юр. лицом и должны состоять в одном фонде с головной. Это, конечно, крайне затруднительно.
Коллега, расскажите, - что у Вас за проблема на самом деле? К Вам кто-то предъявляет претензии? Если же Вас никто не трогает, то и живите себе, как жили...

Далее, когда Вы говорите "по закону", Вы должны знать, что это за закон или нормативный акт, и что в нем конкретно написано, иначе рискуете сами себя закошмарить - тем более, что законодательно-нормативная база сейчас меняется очень быстро. Ну а многие из тех "обязательных" требований, про которые рассказывают в наших вузах, на деле часто являются всего лишь методическими рекомендациями.
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 30.05.2011, 13:34
perlochka perlochka вне форума
Новичок
 
Регистрация: 09.08.2010
Сообщений: 8
По умолчанию

Большое спасибо за разъяснения!!
Документы филиалов на самом деле нужны, у нас специфическая деятельность. В локальных актах также указано, что они имеют право хранить документы у себя в филиалах. Хотела найти или не найти какие-то законодательные нормы.
Спасибо еще раз большое!
Ответить с цитированием
  #8  
Старый 30.05.2011, 13:37
perlochka perlochka вне форума
Новичок
 
Регистрация: 09.08.2010
Сообщений: 8
По умолчанию

Tasha, у нас пока нет проблемы)))) И никто претензии не предъявляет. Я просто пытаюсь сделать так, чтобы не вести общую номенклатуру дел со всеми филиалами, потому что это адская работа. И в связи с этим переделать наши локальные акты, в которых сейчас мы обязаны составлять общую номенклатуру. А столкнувшись с нашими юристами и 3000 страницами номенклатуры, захотелось срочно вернуть все как и было раньше, когда все было отдельно.
А мое руководство требует все основания))) Вот и рою...
Ответить с цитированием
  #9  
Старый 30.05.2011, 15:11
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

кто заставляет вас вести общую номенклатуру? Филиалы в разных частях света! Контролировать это же невозможно! у них должно быть свое делопроизводство. В номенклатуре головного предприятия должны обязательно просматриваться документы филиалов, чтобы понять, что они у вас есть: их планы, отчеты (перед вами), Положения о филиалах (копии или подлинники), переписка с ними и пр. На моем маленьком примере: к нашему ВУЗу присоединили колледж. Но у них отдельное делопроизводство, несмотря на то что они не самостоятельное юр лицо. Более того - у нас одна гербовая печать. Но находятся они в другом краю города, там своя канцелярия, свои функции и цели. а когда они наконец удосужаться сделать архив, то и архив будет у них, а не у нас (если эх только не ликвидируют,и это вряд ли). Ну, вообщем, как-то так. А вообще по сложным вопросам консультируйтесь с Центральным архивом. Уж как они скажут вам (вернее, официально напишут в рекомендациях) - так и будете делать, чтобы никаких претензий потом не было с их стороны. удачи в нашем нелегком деле
Ответить с цитированием
  #10  
Старый 30.05.2011, 21:11
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от perlochka Посмотреть сообщение
Я просто пытаюсь сделать так, чтобы не вести общую номенклатуру дел со всеми филиалами, потому что это адская работа. И в связи с этим переделать наши локальные акты, в которых сейчас мы обязаны составлять общую номенклатуру.
Нонна дала хорошие советы. Я добавлю только следующее: номенклатура становится куда более управляемым «зверем», если ведется в электронном виде (а на бумаге, если нужно, распечатывается лишь раз в год). Тогда, при желании, можно так организовать работу с ней, что филиалы будут сами вести свои разделы и подразделы.
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архив организации, передача на гос.хранение

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра
Комбинированный вид Комбинированный вид

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Поиск документов ликвидированных организаций marina Поиск архивных документов 2 05.09.2011 23:26
Что с Перечнем для кредитных организаций? Rosina Законы об архивном деле 1 14.12.2009 16:23
Коммерческие организации (услуги хранения) Евгения Архивы организаций 0 23.09.2009 16:15
Где может храниться архив общественной организации 1920-х годов? meier Поиск архивных документов 0 08.01.2009 15:43
Прием архивных документов от негосударственных организаций Марина Государственные архивы субъектов РФ и муниципальные архивы 2 01.04.2008 12:41


Часовой пояс GMT +4, время: 07:51.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2021, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015