помогите, пожалуйста!!!

[сон]

здравствуйте, уважаемые коллеги! пожалуйста, помогите я работаю в научном архиве музея, какие документы принимать на хранение, те, что были приняты ранее есть и те, которые по номанклатуре и нет, вот у меня спрашивают что сдавать, а я не знаю те документы, которые постоянного хранения в последующем будут переданы в гос.архив, а что останется у нас? помогите!!! какие правила, инструкции мне почитать)

[Andrew]

Уважаемая (-мый) Сон, Вы. пожалуйста, не волнуйтесь, и опишите нам Вашу проблему спокойно и обстоятельно. Народ на форуме хороший, постараемся Вам помочь - а то пока понятно лишь, что Вы работаете в научном архиве музея

[Tasha]

Сон, что Вам точно стоит почитать, так это Закон об архивном деле. Вот некоторые выдержки:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации"

Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:
1) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

Статья 19. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.

[сон]

спасибо за ответы)
вот мне приносят документы с отделов и говорят надо ли их сдавать, насколько я понимаю я должна смотреть по номенклатуре есть ли они и какой срок их хранения, ну по перечню, а если там таких документов нет, я должна их принимать? вот этого я не понимаю ну никак((

[Tasha]

По отношению к документам, создаваемым Вашими отделами, Вы выступаете в роли архива организации, поэтому можете воспользоваться таким методическим документом, как "Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Там Вы найдете немало полезного. В частности, там есть такое положение:

"Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.3. Состав документов, подлежащих передаче в архив

3.3.1. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

3.3.2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (см. п. 2.4.5).

Исходя из своего опыта, я бы рекомендовала Вам посоветоваться с Вашим руководством и определиться с ролью архива. Есть организации, в которых – в соответствии с Правилами – архив в принципе принимает только документы со сроками хранения от 10 лет. В других организациях, исходя из их интересов – обеспечения сохранности документов и разгрузки подразделений от ненужных им бумаг – архивы берут все документы, более не нужные деловым подразделениям (т.е., в Вашем случае, отделам). Принятое решение желательно зафиксировать в каком-либо внутреннем нормативном документе (например, в инструкции по делопроизводству, в положении об архиве и т.п.).

Если каких-то документов нет в номенклатуре, их сначала надо туда включить (пока ещё без срока хранения). Затем этим документам нужно будет установить срок хранения – в одиночку это обычно лучше не делать, для этого служит экспертная комиссия организации.

Ваша организация вправе сама решить, как ей удобнее действовать: принимать от отделов /уничтожать в отделах документы после установления срока хранения, - или же архив сначала примет их по актам, а потом, после определения срока их хранения, сам организует, если нужно, их уничтожение.

[Andrew]

Добавлю к совету Таши, что "Основные Правила работы архивов организаций" 2002 года можно найти в Интернете - например, здесь:
http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1651
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/

[Нонна]

если таких документов нет, надо решать вопрос о внесении этих дел в резервные номера номенклатуры, устанавливать сроки и принимать (если надо) на хранение. Советуйтесь со своей экспертной комиссией, с руководителями подразделений, с директором музея, накоенец

[сон]

спасибо вам огромное))

[сон]

пожалуйста, можно еще вопросик) у меня есть документы, которые до меня были включены в описи постоянного хранения, но срок хранения их уже истек, обязательно ли я должна их списывать или пусть будут)
также у меня все документы и на бум.основе и электр. все вместе, можно ли мне их разделить на описи, напрмер, опись № 1 - на бум. основе, опись № 2 - фонодокументы и т.д...

[Tasha]

у меня есть документы, которые до меня были включены в описи постоянного хранения, но срок хранения их уже истек, обязательно ли я должна их списывать или пусть будут

Наверное, это были все-таки описи документов постоянного и длительного сроков хранения?

Если срок хранения истек, думаю, Вы можете выделять их к уничтожению; но если они музею зачем-то ещё нужны, никто не запрещает хранить документы дольше (но без нужды этим лучше не злоупотреблять).

у меня все документы и на бум.основе и электр. все вместе, можно ли мне их разделить на описи

Если Вы источник комплектования госархива или муниципального архива – первым делом проконсультируйтесь с ним.

Разделить на описи по виду носителей, наверное, можно, - если для этого есть достаточно веская причина.

Между прочим, если опись вести в электронном виде (в Excel или в базе данных), то её, предусмотрев нужные поля, можно сортировать как угодно, и в том числе выделять, при необходимости, записи, относящиеся к электронным носителям.