Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций

Архивы организаций Обсуждение опыта и проблем

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 25.05.2010, 19:10
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
Unhappy Ведомственный архив - проблемы

Здравствуйте!!!
Подскажите, пожалуйста, что мне делать?
Наш ведомственный архив хранит документы с 1917 года, и разные категории документов. За все время существования архива, архивная единица была выделена только в 2005 году.Я же работаю всего 4 месяца. Ни одной архивной описи нет вообще!!! К сожалению, нет вообще никакого НСА!!!
Теперь наш Центральный архив поставил срок в октябре месяце сдать документы до 2000 года!!! мы всю жизнь существовали сами по себе, теперь вошли в состав Министерства в 2005 году. Самому Министерству только 20 лет.
Мне ни от кого не добиться правды. Я работаю по Приказу Министра, который на 99% повторяет инструкции Росархива.
По этому положению мы сдаем документы через 10 лет хранения, после того, как приняли от структурных организаций. У нас 50 фондов!!!
Надо составлять описи уже было давно, но переезд архива нашего Управления все застопорил, тем более это было все в авральном порядке. Почему до этого не делалось ничего??? не знаю, теперь это уже все равно.
У меня масса вопросов
1. Когда я составляю архивную опись я буду делать это без номенклатуры и без сдаточных описей с 1917 по 90-ее годы. Поэтому писать в опись буду то, что есть на обложке
2. Я должна на каждом деле проставлять архивный шифр (№ фонда, № описи, № ед. хр), но Центральный архтив говорит ничего не ставить!!!! А как же я буду искать документы и их идентифицировать? вдруг, например, наша передача дел (до 2000 года) затянется, вдруг вообще что-то изменится? Или мне не ставить архивный шифр, как они просят, а на те дела, которые у нас пока остаются - ставить? Я ведь должна документ знать, куда обратно класть? И тем более человек, который придет после меня...
3. Более того, на общем собрании делопроизводителей, как всегда без приглашения архива, начальником ОБщего отдела было объявлено, чтобы подразделения на обложках дел писали архив Центральный, а не наш. Я в шоке. Всю жизнь писали нас, сдавали нам, а теперь будут писать Центральный архив, а шифр-то опять-таки ставить надо наш, у нас же документы хранятся!!! Пусть даже 10 лет, но мы ими практически пользуемся каждый день по соц-правовым запросам. И если снова упомянуть, то никогда у нас никто дела не принимал, за исключением ГУВД, которые забрали часть личных дел, оставив служебные карточки Т-2!!!!!
3. На обложках дел с 1917 года иногда написано то, что люди писали иногда по приказам, иногда по своему разумению... Теперь Центральный архив говорит, что надо приклеивать новые обложки, т. е. титульные листы!!! К слову сказать, что помимо уймы разных документов у нас есть примерно 16000 личных дел и 80 000 служебных карточек! сколько всего остального, узнаем при составлении архивной описи
4.У нас в каждом фонде будет 3 описи: постоянного хранения, временнего (свыше 10) и по личному составу. Но личные дела у нас все-таки выделены в отдельный фонд. Ц архив говорит не ставить № описи вообще. Я что-то не понимаю, я же в дальнейшем по этим описям буду работать, в них будет учтена масса документов, которая на данный момент не учтена, в этих описях в Примечании напротив выбывшей еденицы хранения буду писать куда выбыло дело и по какому документу. Если представить, что у нас эти описи были (не было только при этом Центрального архива), то нам бы пришлось переделывать все описи? У нас 50 фондов, будут еще, потому что структура расширяется, появляются новые подразделения
5. Еще мне непонятно, как можно сдавать дела до 2000 года, тем более дела по личному составу. Это наш практический материал. Центральный архив находится совершенно в другом городе. Мне жаль бедных людей и организации, чьи соц-правовые запросы мы исполняем постоянно. Люди будут месяцами ждать ответов
6. Еще непонятно, что делать со служебными карточками. Они еще до меня много лет традиционно лежали в ящиках просто по алфавиту, но не по годам увольнения. Правильно ли мне сказали, что эти служебные карточки Т-2 так же формируются в дела, как и другие дела. Они сшиваются по годам и по алфавиту? Они просто у нас стоят, как картотека, хотя это и не картотека вовсе... И какому фонду их отнести, если личные дела у нас вынесены в отдельный фонд???
7.Компьютер у нас в архиве появился только с моим приходм 4 мес. назад. Из 2 человек на нем умею работать на нем только я... Электронной почты нет... А описи, как сказали в цЕнтре будем сверять по электронной почте.
8. На все просьбы начальника Общего отдела, куда относится наш архив, дать нам телефон Центра, она отвечает отказом, мотивируя тем, что она сама сначала все узнает, а потом нам даст телефон !!! Какое у нее образование? далеко от архива и того, чем она занимается. У меня же образование факультета музееведения.
9. В следующем году у нас стоит график прием документов за 3 предыдущих года. Потому как по нашему приказу, мы принимаем дела за последние 2-3 года. А срок сдачи дел в Ц. архив дел до 2000 года стоит октябрь этого года...
10. Можете ли дать практический совет? Может, начальнику нашей организации от имени архива написать бумагу, чтобы центр принял у нас только дела с постоянным сроком хранения, или все, но никак не до 2000 года, а хотя бы до начала 70-х гг.
11. При всем при том, у нас все дела разложены по фондам, в каждом фонде номинальная расстановка документов. Все в коробках, на каждой коробке ярлык. Единственное, что на этом ярлыке не написано, так это номер описи и единица хранения. Оставлено пустое место для того, чтобы вписать это, когда будем описывать. Я понимаю, что мы сделали все задом наперед. Но у нас был безобразный авральный переезд, а до переезда не было и этого...

Очень жду ответа, коллеги.
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 26.05.2010, 16:25
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

Уважаемая Нонна,

Надеюсь, люди, гораздо более меня сведущие в тонкостях архивного дела ещё выскажутся, а пока хочу предложить Вам несколько советов общего плана (которые, естественно, следует воспринимать критически).

Очевидный совет, когда обстановка настолько сложная, - в первую очередь обезопасить себя. Действовать (по возможности) согласно правилам работы своего архива, на каждую нестандартную просьбу Центрального архива требовать официальное письмо, а на нём – решение своего руководителя; о каждой проблеме писать руководству короткие, ясные и деловые служебные записки. Всю эту переписку регистрировать, копии сохранять у себя.

По поводу различных требований ЦА желательно постараться поговорить с ними по-хорошему и понять, почему они это требуют. Вообще лучше всего постараться найти взаимопонимание проблем друг друга, и подружиться

1. Возможно, у Вас действительно нет другого выхода, но помните: если прямолинейно всегда поступать именно так, некоторые документы потом ни Вы, ни другие архивисты не найдут. Все-таки нужно стремиться к тому, чтобы заголовки однотипных дел были одинаковые, и чтобы не было бессодержательных заголовков.

2. Пока не будет прямого письменного приказа руководства, на основании официального письма Центрального архива, - работать, как положено, и ставить свои шифры. Если потом обложки потребуется переклеивать – пусть людей и ресурсы ищет Ваше руководство; а вот если Ваш архив окажется не в состоянии находить документы – вина будет Ваша. Временные шифры можно написать карандашом.

3. Варианты (зависят от конкретной обстановки):
- Устроить скандал и не принимать от делопроизводства неправильно оформленные дела
- Наплевать на то, что название архива не то, но потребовать письменное решение своего руководства по этому поводу

3-бис. Не поленитесь найти нормы выработки на архивные операции, подсчитайте трудозатраты, доложите (если результат окажется интересным) руководству. Если придётся клеить – не пытайтесь сильно перевыполнять нормативы, это мешает привлечению в архив дополнительных кадров. Документируйте объёмы документов всех видов, и все выполняемые Вами операции, чтобы в любой момент доказать, что Вы и так перегружены, и быстрее работа сделана быть не может.

4. См. п.2

5. Подсчитайте количество подобных запросов и «порадуйте» ЦА. Составьте, если считаете вопрос очень острым, докладную записку руководству. С решением руководства не спорьте, но передачу этих документов (если считаете важным их придержать) саботируйте.

6. Подсчитайте по нормам (или исходя из Вашего практического опыта) трудозатраты на упорядочивание карточек, и составьте служебную записку для руководства, указав, сколько людей требуется для выполнения этой работы в нужные сроки. Возможно, полученные цифры дадут руководству пищу для размышлений. Старайтесь решение руководства получить в письменном виде. Что касается фонда – сделайте, как Вам удобнее

7. Напишите руководству служебную записку о служебной необходимости подключения Интернета и использования электронной почты. Если руководство откажет, проинформируйте об этом ЦА, и попросите прислать письмо Вашему руководителю о том, что они будут согласовывать описи только электронно.

8. Проявите предприимчивость и найдите нужный телефон самостоятельно. Вообще, иметь прямой выход на нужных людей, без передаточных звеньев - это для Вас существенный козырь.

9. Напишите служебную записку руководству, получите письменное решение. Возможно, стоит подготовить проект письма в ЦА от имени своего руководителя, с разъяснением ситуации.

10. Начните с оценки Вашей возможности сдать документы, и возможности ЦА их принять. Кто знает, возможно, проблема отпадет уже на этой стадии – ЦА же не возьмёт необработанные документы, а если возьмёт – счастье Подготовьте служебную записку со своими данными и расчётами, а также с предложениями, и отправьте своему непосредственному руководству. Копию, естественно, сохраните.
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 26.05.2010, 22:08
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

Огромное спасибо!!! Заявление на имя начальник я уже написала, согласовала с коллегой. Послала по факсу непосредственному руководителю, чтобы она что-то добавила. Но непосредственный руководитель может понять это превратно, а не так, как задумала я: обезопасить нас, ее и начальника перед Центром. Вы же знаете, у нас не любят умных и предприимчивых людей, особенно, если они профессиональнее в своей области, нежели начальники. Теперь остается добиться, чтобы до начальника дошло-таки это заявление.
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 23.12.2010, 14:38
Марина Данилова Марина Данилова вне форума
Новичок
 
Регистрация: 15.05.2009
Сообщений: 22
По умолчанию

Нонна, что-то мне кажется, что мы работаем в одном ведомстве... Если не трудно и есть желание - найдите способ связаться со мной - очень интересно поговорить о работе!
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 26.09.2012, 07:57
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
По умолчанию

Уважаемая Нонна!
Просто впилась в вашу тему, ведь у меня тоже такая же проблема. я пытаюсь доказать что наш архив является архивом организации, а мне руководство говорит что ведомственный.....а раз так, то тоже чувствую грядут перемены, ведь были федералами, а сейчас нас отдали областникам, и что придумают с нашим архивом - пока я только могу предполагать. Одно вижу: что тут вообще работы не велось как надо с 1947 года. То, что вы написали - то же и у нас. Плюс мой в том, что я уже дружу с гос. архивом, и они мне неофициально подсказывают что и как надо делать хотя бы по минимуму. Хотя стараются не вникать в наши проблемы, типа своих хватает. Но тот минимум который я от них слышу- я стараюсь сейчас применять уже 2 год. описей как таковых нет, т.к. нет номенклатуры дел в учреждении. НСА - это мои акты, мои эл. описи, какие-то базы данных.Работаю в таком бардаке одна, если студентов дают в помощь, то им я могу лишь поручить что-то не сложное. В общем если детали рассказать, то у вас тоже поднимутся волосы.....думаю когда нас прижмут со сроками, вряд ли я смогу вообще отбрыкиваться.....только лишь уволиться и всё..
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 26.09.2012, 09:47
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

Значит надо перво-наперво выяснить статус архива. А почему вы с госархивом неофициально общаетесь? Вы учебное заведение и не являетесь источником комплектования? Или вы к муниципалам все должны сдавать? Руководство ваше должно понимать, что они эти документы куда-то должны будут все равно девать...
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 27.09.2012, 02:28
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
По умолчанию

будете удивляться - не являемся
Руководство вообще не понимает, а порой директор мне так и заявляет" меня не интересует что там у тебя с архивом" когда ему приспичло закрыть мной дыру в другом месте.в 2014 будет глобальная проверка, на то чтоб опять лицензирование прошли, вот думаю и начнется свистопляска с архивом. Я выясняла в нашем гос .архиве, по нашему учреждению и архиву, они разводят руками......такое ощущение что мы есть, и как будто нас нет, и никому не нужны
Ответить с цитированием
  #8  
Старый 27.09.2012, 07:44
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

у нас тоже лицензирование... но никто никогда архивом не интересовался. И почаще пишите заявления, докладные записки директору..., оставляя у себя копии. Даже если он их не визирует "отказать" и т.п. а то потом окажетесь крайней. Сами занимайтесь тихонечко своим делом... Еще - пишите ежемесячные отчеты о работе, а главное - фиксируйте все на фотоаппарат: как было, и как меняется. Это, поверьте, очень важно!!!
Ответить с цитированием
  #9  
Старый 28.09.2012, 00:04
SDrokov SDrokov вне форума
Banned
 
Регистрация: 10.01.2012
Сообщений: 138
По умолчанию Нормы времени в жизнь!

А я бы обосновывал планы работ конкретным видовым составом этих работ, бюджетом рабочего времени, основываясь на никем не отмененных и действующих:

- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда от 10 сентября 1993 г. № 152

- Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 10 сентября 1993 г. № 153

- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72

- Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26 марта 2002 г. № 23

Враз зауважают... или прогонят...
Ответить с цитированием
  #10  
Старый 28.09.2012, 02:47
lemani
Guest
 
Сообщений: n/a
По умолчанию

Спасибо дорогие коллеги. Но ежемесячные планы я и так предоставляю заму. Соответственно на ежемесячном совещании держу отчет о проделанной работе, и проблемах. Единственное о чем я уже жалею 2 год, это то, что я не сфотала что было вначале.......чтобы было видно что сейчас. Хотя "живые" свидетели и так видели, и подтверждают, но вот не мешало бы и фотки. но не сообразила я . хотя бы на телефон , эх......А про служеб. и доклад. записки......я говорила в устной форме, и пару раз писала заяву на приобретение доп. ноута для помощника.........были отказы со стороны директора. А про нормы времени - это надо изучить, так сразу я им не смогу вбухать такие вещи. Еще Положения о нашем архиве нет, это отдельная мозговая атака на мою голову, но я этим обязательно займусь, если тут останусь. А пока и так решается мое пребывание после октября, т.к. я прошу у руководства новый график моей работы.
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
ведомственный архив, архивы организаций

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра
Комбинированный вид Комбинированный вид

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
проблемы при копировании архивных дел Денис Федеральные архивы 4 09.11.2009 10:24
Если у Вас возникли проблемы с регистрацией на Форуме Oumnique Ошибки, опечатки и предложения 8 30.04.2008 11:01


Часовой пояс GMT +4, время: 16:17.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015