Сроки хранения документов СМК

[Finn]

Уважаемые коллеги!

Подскажите, пожалуйста, сколько должны хранится документы Системы менеджмента качества (СМК), в частности процедуры.

Дело в том, что на нашем предприятии начали активно внедрять различные стандарты. Теперь на каждый вид деятельности предприятия есть свой документ СМК, в том числе и на управление документами СМК.

Согласно процедуре СМК "Управление документами" все документы СМК должны хранится 3 года после их отмены.
Однако, не противоречит ли это ст. 10 Перечня типовых управленческих документов организаций? Там говорится, что правила, инструкции и регламенты ( а по сути процедуры СМК это инструкции) хранятся постоянно по месту разработки.

[Tasha]

В российской практике 3-летний срок хранения обычно назначается не очень-то нужным документам – думаю, для организаторов СМК это повод задуматься

Далее, с формальной точки зрения:

Процедура СМК "Управление документами" - это Ваш внутренний нормативный документ. Перечень типовых управленческих документов 2000 года, строго говоря, нормативным документом не является, поскольку не проходил регистрацию в Минюсте, и не соответствует положениям п.3 ст.6 и п.1 ст.17 Закона об архивном деле.

Есть зато другой перечень, являющийся нормативным документом – «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» 2007 года.

В нём см. ст.1541 "Комплекс стандартов организации/предприятия (СТП) по комплексной системе управления качеством продукции и стандарты организации/предприятия". Сроки там зависят от роли организации, но если Вы сами это всё используете - то, скорее всего, будет "до ликвидации организации" (минимальный срок - 10 лет ЭПК).

Теперь по сути:

Нужно учитывать, однако, что организацию практически никогда не наказывают за неисполнение требований именно перечней – наказывается неисполнение требований законодательства, нормативных актов, контрактных обязательств, либо организация оказывается без необходимых документов, когда возникает судебный спор. Поэтому, с моей точки зрения, на перечни стоит, конечно, оглядываться, но исходить при установлении срока хранения лучше из требований, предъявляемых контролирующими органами, вышестоящими инстанциями, а также из интересов самой организации.

Ряд документов СМК, как Вы сами отметили, выполняют роль инструкций, регламентов, методических указаний, да и вводятся они, наверное, приказами по основной деятельности (следовательно, являются приложениями к ним). Соответственно, и хранить их нужно с учетом этого.

Вообще, я бы предложила следующую грубую ориентировочную схему выбора сроков хранения

• Документы, которые нужны исключительно для текущего функционирования СМК предприятия, можно хранить не менее года.
  
• Не очень ценные документы, которые, однако, могут пригодиться для защиты в случае судебных споров (кроме споров о вреде здоровью), и не требующиеся для целей финансовой и налоговой отчетности – можно хранить не менее 3 лет
  
• Документы, которые как-то связаны с финансами и налогами – лучше хранить не менее 5 лет.
  
• Документы, затрагивающие кадровые вопросы – хранить так же, как и остальные кадровые документы
  
• Документы, которые могут пригодиться для защиты предприятия в случае споров о вреде здоровью – лучше хранить постоянно (или довольно долго)
  
• Руководящие документы СМК я бы рекомендовала хранить до ликвидации предприятия. Их ценность многогранна: они определяют и порядок работы, и условия труда, могут потребоваться в суде, могут представлять собой ноу-хау организации и иметь для неё историческую ценность.

Хочу обратить Ваше внимание и на то, что очень важно, от какого события будут отсчитываться сроки хранения. Срок лучше устанавливать таким образом, чтобы не остаться на суде без документов, т.е. с учётом сроков исковой давности и реальной судебной практики. Например, для документов по качеству определенной партии продукции, которые можно будет показать в суде в случае соответствующего спора, сроки можно отсчитывать или от момента поставки товара потребителю, или – в особо ответственных случаях – от момента завершения эксплуатации этой продукции потребителем.

[Finn]

Большое спасибо, Tasha, за развернутый ответ.

Дело в том, что моя организация является источником комплектования ГА РФ. И если следовать логике ст. 1541 "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» 2007 года процедуры СМК должны хранится в организациях-разработчиках постоянно, следовательно процедуры СМК представляют историческую ценность и должны передаваться в дальнейшем на постоянное хранение в ГА РФ?

Может для определения сроков хранения документов СМК стоит обратиться в ЭПК ГА РФ после согласования с ЦЭК организации?

[Tasha]

Сообщение от Finn

... процедуры СМК должны хранится в организациях-разработчиках постоянно, следовательно процедуры СМК представляют историческую ценность и должны передаваться в дальнейшем на постоянное хранение в ГА РФ?

Вся прелесть ситуации заключается в том, что постоянный срок хранения для документов совершенно не обязывает государственные архивы принять их на хранение.

По этой причине (чтобы самые умные по судам не ходили), ВНИИДАД в последних разработках по срокам хранения вместо «постоянно» всё чаще использует формулировку «до ликвидации организации».

Мне кажется, что согласовать сроки хранения в архиве – хорошая идея.

[Finn]

Идея согласовать сроки с ГА РФ не понравилась архиву
Посоветовали обратиться выше в ЭПК Росархива и ЦЭК вышестоящего ведомства.
Чувствую, решение моего вопроса затянется надолго

[Finn]

[QUOTE=Tasha;6456]

Вообще, я бы предложила следующую грубую ориентировочную схему выбора сроков хранения

• Документы, которые нужны исключительно для текущего функционирования СМК предприятия, можно хранить не менее года.
  
• Не очень ценные документы, которые, однако, могут пригодиться для защиты в случае судебных споров (кроме споров о вреде здоровью), и не требующиеся для целей финансовой и налоговой отчетности – можно хранить не менее 3 лет
  
• Документы, которые как-то связаны с финансами и налогами – лучше хранить не менее 5 лет.
  
• Документы, затрагивающие кадровые вопросы – хранить так же, как и остальные кадровые документы
  
• Документы, которые могут пригодиться для защиты предприятия в случае споров о вреде здоровью – лучше хранить постоянно (или довольно долго)
  
• Руководящие документы СМК я бы рекомендовала хранить до ликвидации предприятия. Их ценность многогранна: они определяют и порядок работы, и условия труда, могут потребоваться в суде, могут представлять собой ноу-хау организации и иметь для неё историческую ценность.

QUOTE]

Дело в том, что я не могу просто так присвоить сроки тем или иным документам, мне это не позволят сделать юристы. Насколько я понял, для того чтобы срок хранения для новых видов документов, стал нормой, (к сожалению, действующие нормативные документы не позволяют определить однозначно срок хранения для всего комплеса документов СМК) ведомственная организация должна согласовать его (срок хранения) с ведомством и Росархивом.

[Tasha]

Сообщение от Finn

Дело в том, что я не могу просто так присвоить сроки тем или иным документам, мне это не позволят сделать юристы.

Эта проблема в одиночку и не решается. Чтобы правильно установить срок хранения документов СМК, в любом случае необходимо будет согласовать позиции юристов, архивистов/службы ДОУ, других заинтересованных подразделений - можно, например, обсудить сроки на собственной экспертной комиссии (если она есть).

Лучшее, что Вы можете сделать - это добиться, чтобы ответственность за решение данной проблемы руководством организации была возложена на юристов. Это же ведь их сфера деятельности - установить, что требуется по закону, разве нет?

[Finn]

Сообщение от Tasha

Лучшее, что Вы можете сделать - это добиться, чтобы ответственность за решение данной проблемы руководством организации была возложена на юристов. Это же ведь их сфера деятельности - установить, что требуется по закону, разве нет?

Юристы, в виду того, что срок хранения документов СМК нигде законодательно не закреплен, предложат вынести этот вопрос на ЦЭК организации, а потом на ЭПК Росархива, а затем издать локальный нормативный документ об установлении срока хранения для документов СМК

[Tasha]

Сообщение от Finn

Юристы, в виду того, что срок хранения документов СМК нигде законодательно не закреплен, предложат вынести этот вопрос на ЦЭК организации, а потом на ЭПК Росархива, а затем издать локальный нормативный документ об установлении срока хранения для документов СМК

Вот и прекрасно! Но и для ЦЭК и для ЭПК Росархива эти же юристы должны будут подготовить свои предложения по срокам хранения, и обосновать их с точки зрения действующего законодательства

[Cris]

Идея согласовать сроки с ГА РФ не понравилась архиву

Что несколько странно. Ведь архив обязан согласовывать своему источнику номенклатуру дел, иначе что они собираются принимать? А номенклатура дел это и есть сроки.
Если у вас нет свежей номенклатуры, пересоставьте и представьте на согласование, предложив архиву уточнить сроки по своему усмотрению.
Рассмотрение номенклатур дел источников - прямая обязанность архива.
По меньшей мере в нашем ЦГА это именно так.