Отбор старых документов на хранение

[user007]

Всем привет, проблема следующая.
Есть бывшая советская организация, которая является источником комплектования госархива. Делопроизводство здесь находилось достаточно в неразвитом состоянии, многие документы находятся в состоянии россыпи и никогда никуда не передавались. Требуется провести отбор старых документов на хранение/уничтожение и начать передавать документы с постоянным сроком в вышестоящее архивное учреждение.
Правильно ли я понимаю, что наш Росархив не дает четких указаний относительно того, на какие нормативные акты следует опираться при отборе на хранение/уничтожение именно старых документов?
И еще один момент. Описи документов временного и постоянного хранения должны содержать колонку "индекс дела". Но если в организации дела формировались без номенклатуры, значит и индекс этот взять будет неоткуда.
Лично я вижу пока только один вариант - согласовывать эти вопросы непосредственно с вышестоящим архивным учреждением.

Если кто-то уже сталкивался с похожей ситуацией, то прошу поделиться опытом!

[Елена Павловна]

Во-первых нужно, действительно, уточнять и согласовывать все возникающие вопросы с архивным учреждением, в которое Вы будете сдавать документы.
Во-вторых, для проведения экспертизы ценности и научно-технической обработки старых документов необходимо назначить ответственных лиц или создать комиссию.
В-третьих, на мой взгляд, для определения сроков хранения старых документов, пользоваться нужно действующими Перечнями и иными нормативными актами РФ, устанавливающими сроки хранения для отдельных видов документов.

ЗЫ: Если номенклатура дел не составлялась и не велась, то графа "Индекс дела" в описи не заполняется.
Работу со старыми документами нужно начать с сортировки дел по годам.

[Нонна]

согласна

[Andrew]

Сообщение от Елена Павловна

В-третьих, на мой взгляд, для определения сроков хранения старых документов, пользоваться нужно действующими Перечнями и иными нормативными актами РФ, устанавливающими сроки хранения для отдельных видов документов.

Такая точка зрения существует, но, во-первых, на закон она не опирается. Во-вторых, она может оказаться и невыгодной - старые перечни были качественнее нынешних, они были лучше проработаны (тем более, что были созданы в тот же период), и по ним установить правильные сроки хранения, возможно, будет проще

[Елена Павловна]

Сообщение от Andrew

Такая точка зрения существует, но, во-первых, на закон она не опирается. Во-вторых, она может оказаться и невыгодной - старые перечни были качественнее нынешних, они были лучше проработаны (тем более, что были созданы в тот же период), и по ним установить правильные сроки хранения, возможно, будет проще

Вообще порядок определения сроков хранения старых архивных документов осуществляется чаще на основании архивной и делопроизводственной практики специалиста. И в данной ситуации можно дать много советов.
Можно применить метод сравнения: взять актуальный и утративший силу перечень, сравнив сроки хранения в перечнях для конкретного вида документа, выбрать наибольший срок.

[Tasha]

Сообщение от Елена Павловна

Вообще порядок определения сроков хранения старых архивных документов осуществляется чаще на основании архивной и делопроизводственной практики специалиста.

Всё чаще приходится оглядываться на судебную практику, а суды не интересует мнение отдельных специалистов, они решают споры (порой на очень хорошие суммы) исключительно на основе законов и нормативных правовых актов...

[Елена Павловна]

Сообщение от Tasha

Всё чаще приходится оглядываться на судебную практику, а суды не интересует мнение отдельных специалистов, они решают споры (порой на очень хорошие суммы) исключительно на основе законов и нормативных правовых актов...

Да уж... Если бы законы и НПА не противоречили другу другу или же четко и ясно описывали все алгоритмы действий, специалисты архивных служб могли бы опираться именно на них, а не на свою практику. Боюсь представить как ломают мозг участники процесса в суде при таких спорах))

[Andrew]

Сообщение от Елена Павловна

Можно применить метод сравнения: взять актуальный и утративший силу перечень, сравнив сроки хранения в перечнях для конкретного вида документа, выбрать наибольший срок.

Можно, особенно если разница в сроках невелика и/или документов такого вида в организации немного, и, соответственно, дополнительные расходы на хранение документов будут в пределах разумного. При этом очень полезно посмотреть, есть ли какие-либо требования к такого рода документам в законодательно-нормативной базе (в Перечнях, между прочим, нередко и сроки не соответствуют законодательству, и условия, определяющие порядок отсчета этих сроков или не даны, или даны неточно).

Однако достаточно часто в последнее время Росархив менял, например, пятилетние сроки хранения на "постоянно" (причём просто так, без какого-то убедительного обоснования) - и здесь уже применение данного подхода может дорого обойтись организации

Сообщение от Елена Павловна

И да, "проще" - не всегда правильно. Не нужно забывать об этом

Не спорю. Но и "сложнее" - тоже не всегда "лучше"

[Елена Павловна]

Так выпьем за то, что бы каждый из нас смог отыскать "золотую середину"!

[Елена Павловна]

И да, "проще" - не всегда правильно. Не нужно забывать об этом