Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций

Архивы организаций Обсуждение опыта и проблем

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #1  
Старый 25.09.2011, 10:12
user007 user007 вне форума
Новичок
 
Регистрация: 24.09.2011
Сообщений: 3
По умолчанию Отбор старых документов на хранение

Всем привет, проблема следующая.
Есть бывшая советская организация, которая является источником комплектования госархива. Делопроизводство здесь находилось достаточно в неразвитом состоянии, многие документы находятся в состоянии россыпи и никогда никуда не передавались. Требуется провести отбор старых документов на хранение/уничтожение и начать передавать документы с постоянным сроком в вышестоящее архивное учреждение.
Правильно ли я понимаю, что наш Росархив не дает четких указаний относительно того, на какие нормативные акты следует опираться при отборе на хранение/уничтожение именно старых документов?
И еще один момент. Описи документов временного и постоянного хранения должны содержать колонку "индекс дела". Но если в организации дела формировались без номенклатуры, значит и индекс этот взять будет неоткуда.
Лично я вижу пока только один вариант - согласовывать эти вопросы непосредственно с вышестоящим архивным учреждением.

Если кто-то уже сталкивался с похожей ситуацией, то прошу поделиться опытом!

Последний раз редактировалось user007; 25.09.2011 в 10:25.
Ответить с цитированием
  #2  
Старый 26.12.2011, 08:19
Аватар для Елена Павловна
Елена Павловна Елена Павловна вне форума
Новичок
 
Регистрация: 28.01.2010
Сообщений: 23
По умолчанию

Во-первых нужно, действительно, уточнять и согласовывать все возникающие вопросы с архивным учреждением, в которое Вы будете сдавать документы.
Во-вторых, для проведения экспертизы ценности и научно-технической обработки старых документов необходимо назначить ответственных лиц или создать комиссию.
В-третьих, на мой взгляд, для определения сроков хранения старых документов, пользоваться нужно действующими Перечнями и иными нормативными актами РФ, устанавливающими сроки хранения для отдельных видов документов.

ЗЫ: Если номенклатура дел не составлялась и не велась, то графа "Индекс дела" в описи не заполняется.
Работу со старыми документами нужно начать с сортировки дел по годам.
Ответить с цитированием
  #3  
Старый 27.12.2011, 13:29
Нонна Нонна вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 09.02.2010
Сообщений: 491
По умолчанию

согласна
Ответить с цитированием
  #4  
Старый 27.12.2011, 20:05
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Елена Павловна Посмотреть сообщение
В-третьих, на мой взгляд, для определения сроков хранения старых документов, пользоваться нужно действующими Перечнями и иными нормативными актами РФ, устанавливающими сроки хранения для отдельных видов документов.
Такая точка зрения существует, но, во-первых, на закон она не опирается. Во-вторых, она может оказаться и невыгодной - старые перечни были качественнее нынешних, они были лучше проработаны (тем более, что были созданы в тот же период), и по ним установить правильные сроки хранения, возможно, будет проще
Ответить с цитированием
  #5  
Старый 14.03.2012, 09:15
Аватар для Елена Павловна
Елена Павловна Елена Павловна вне форума
Новичок
 
Регистрация: 28.01.2010
Сообщений: 23
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Andrew Посмотреть сообщение
Такая точка зрения существует, но, во-первых, на закон она не опирается. Во-вторых, она может оказаться и невыгодной - старые перечни были качественнее нынешних, они были лучше проработаны (тем более, что были созданы в тот же период), и по ним установить правильные сроки хранения, возможно, будет проще
Вообще порядок определения сроков хранения старых архивных документов осуществляется чаще на основании архивной и делопроизводственной практики специалиста. И в данной ситуации можно дать много советов.
Можно применить метод сравнения: взять актуальный и утративший силу перечень, сравнив сроки хранения в перечнях для конкретного вида документа, выбрать наибольший срок.
Ответить с цитированием
  #6  
Старый 14.03.2012, 13:02
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Елена Павловна Посмотреть сообщение
Вообще порядок определения сроков хранения старых архивных документов осуществляется чаще на основании архивной и делопроизводственной практики специалиста.
Всё чаще приходится оглядываться на судебную практику, а суды не интересует мнение отдельных специалистов, они решают споры (порой на очень хорошие суммы) исключительно на основе законов и нормативных правовых актов...
Ответить с цитированием
  #7  
Старый 14.03.2012, 13:08
Аватар для Елена Павловна
Елена Павловна Елена Павловна вне форума
Новичок
 
Регистрация: 28.01.2010
Сообщений: 23
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Tasha Посмотреть сообщение
Всё чаще приходится оглядываться на судебную практику, а суды не интересует мнение отдельных специалистов, они решают споры (порой на очень хорошие суммы) исключительно на основе законов и нормативных правовых актов...
Да уж... Если бы законы и НПА не противоречили другу другу или же четко и ясно описывали все алгоритмы действий, специалисты архивных служб могли бы опираться именно на них, а не на свою практику. Боюсь представить как ломают мозг участники процесса в суде при таких спорах))
Ответить с цитированием
  #8  
Старый 14.03.2012, 13:17
Аватар для Andrew
Andrew Andrew вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 13.03.2008
Сообщений: 413
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от Елена Павловна Посмотреть сообщение
Можно применить метод сравнения: взять актуальный и утративший силу перечень, сравнив сроки хранения в перечнях для конкретного вида документа, выбрать наибольший срок.
Можно, особенно если разница в сроках невелика и/или документов такого вида в организации немного, и, соответственно, дополнительные расходы на хранение документов будут в пределах разумного. При этом очень полезно посмотреть, есть ли какие-либо требования к такого рода документам в законодательно-нормативной базе (в Перечнях, между прочим, нередко и сроки не соответствуют законодательству, и условия, определяющие порядок отсчета этих сроков или не даны, или даны неточно).

Однако достаточно часто в последнее время Росархив менял, например, пятилетние сроки хранения на "постоянно" (причём просто так, без какого-то убедительного обоснования) - и здесь уже применение данного подхода может дорого обойтись организации
Цитата:
Сообщение от Елена Павловна Посмотреть сообщение
И да, "проще" - не всегда правильно. Не нужно забывать об этом
Не спорю. Но и "сложнее" - тоже не всегда "лучше"
Ответить с цитированием
  #9  
Старый 14.03.2012, 13:24
Аватар для Елена Павловна
Елена Павловна Елена Павловна вне форума
Новичок
 
Регистрация: 28.01.2010
Сообщений: 23
По умолчанию

Так выпьем за то, что бы каждый из нас смог отыскать "золотую середину"!
Ответить с цитированием
  #10  
Старый 14.03.2012, 09:16
Аватар для Елена Павловна
Елена Павловна Елена Павловна вне форума
Новичок
 
Регистрация: 28.01.2010
Сообщений: 23
По умолчанию

И да, "проще" - не всегда правильно. Не нужно забывать об этом
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
архивы организаций

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра
Комбинированный вид Комбинированный вид

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Хранение дел в отделах rammina Архивы организаций 3 12.05.2011 12:26
На каком этапе происходит передача документов на хранение? Niko Правила 3 31.01.2011 18:01
Передача на архивное хранение документов прошлых лет. Natalyy Правила 0 18.11.2010 11:48
Внеофисное хранение документов Валерий Викторович Законы об архивном деле 1 29.01.2010 12:40
Передача на гос.хранение. Слава Архивы организаций 0 24.03.2008 11:30


Часовой пояс GMT +4, время: 22:22.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015