Форум портала "Архивы России"  

Вернуться   Форум портала "Архивы России" > Архивные сайты > Портал «Архивы России»

Портал «Архивы России» (http://www.rusarchives.ru)

Ответ
 
Опции темы Поиск в этой теме Опции просмотра
  #121  
Старый 22.05.2013, 23:05
KommE KommE вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 02.10.2012
Сообщений: 588
По умолчанию

В состав задания на проведение открытого конкурса на выполнение работ по переводу описей фондов федеральных архивов РФ: фонды ГАРФ и РГАЭ в формат электронных баз данных, с целью «создания научно-справочного аппарата в электронном формате к документам фондов федеральных архивов. Повышение эффективности работы с обращениями граждан, работы пользователей информации, пропаганда и популяризация документов Архивного Фонда Российской Федерации, обеспечение возможности доступа к информации о документах федеральных архивов через сеть Интернет»,

включена Памятка по заполнению полей баз данных (Приложение 1).

Цель памятки по вводу информации: 1. Определение перечня основных и дополнительных полей их типов и размеров для электронных описей, содержащих информацию на уровне дела, с тем, чтобы предусмотреть их совместимость в единой информационно-поисковой системе архивов. 2. Выработка единых требований к оформлению однотипной информации и распределению ее по соответствующим полям базы данных. 3. Обучение сотрудников, приступающих к работе по вводу информации в электронные описи.

Памятка не предполагает изложение конкретной методики описания информации на уровне дела. При описании информации следует исходить из соответствующих нормативно-методических разработок ВНИИДАД, Росархива, государственных архивов:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007; Создание современных информационных справочников на основе дифференцированного подхода. Методические рекомендации. М., 2003; Составление архивных описей. Методические рекомендации. М., 2003; Инструкция по заполнению полей базы данных «Электронные описи ГА РФ по истории православия». Аннотированные описи. М., 2004.

1. НОМЕР ФОНДА. Указывается цифровая часть номера фонда. При заполнении используются арабские цифры. 2. ЛИТЕРА ФОНДА. Указывается буквенная часть номера фонда. Используются прописные буквы (кириллица), после указания буквы не ставится дефис. Если буквенная часть номера фонда отсутствует, то эта часть поля остается свободной. 3. НОМЕР ОПИСИ. В поле указывается цифровая часть номера описи. При заполнении используются арабские цифры.

4. ЛИТЕРА ОПИСИ. В поле указывается буквенная часть номера описи. При заполнении используются строчные буквы (кириллица). Если буквенная часть номера описи отсутствует, то эта часть поля остается свободной. 5. НОМЕР ДЕЛА. Указывается цифровая часть номера дела (тома, части) из графы описи «Порядковый номер». При заполнении используются арабские цифры. 6. ЛИТЕРА ДЕЛА. В поле указывается буквенная часть номера дела (тома, части) из графы описи «Порядковый номер». При заполнении используются строчные буквы (кириллица). Если буквенная часть номера дела отсутствует, то эта часть поля остается свободной.

7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ НОМЕР (ИНДЕКС) ДЕЛА. Указывается делопроизводственный номер (индекс) дела, если он имеется в описи. Для дореволюционных делопроизводственных описей заполнение этого поля является обязательным, т.к. отсутствует порядковый номер дела по описи и это поле является основным поисковым элементом. Указываются все особенности шифра дела. 8. НАЗВАНИЕ ФОНДА. Указывается принятое в архиве название фонда (в соответствии с учетными данными и названием, приведенном в путеводителе архива). При заполнении поля используется именительный падеж. Поле заполняется прописными буквами.

9. НАЗВАНИЕ ОПИСИ. Указывается название описи. Названием описи может быть наименование структурного подразделения учреждения-фондообразователя, документы которого составляют отдельную опись, или наименование разновидности документов, также включенных в самостоятельную опись. Если в описи представлены все или большая часть структурных подразделений учреждения-фондообразователя, то указывается название учреждения, документы которого представлены в описи и (или) их крайние даты (годы). Если опись состоит из нескольких томов, указывается единое название описи, крайние даты дел, включенных в опись, объединяются.

Продолжение следует
Ответить с цитированием
  #122  
Старый 22.05.2013, 23:06
KommE KommE вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 02.10.2012
Сообщений: 588
По умолчанию

Продолжение

10-13. РАЗДЕЛЫ ОПИСИ. Указываются названия разделов и подразделов описи, в соответствии с систематизацией дел в описи. Предусмотрена 2-х, 3-х, 4-х уровневая систематизация. Каждый уровень (раздел) указывается в отдельном поле. Примеры:
Структурно-хронологический признак. Хронологически-структурный признак.

14. ЗАГОЛОВОК ДЕЛА. Указывается заголовок дела (тома, части). Если для листовой описи при перечислении однородных заголовков дел или повторяющихся частей заголовков допускалась формулировка «То же», то в данном поле электронной описи заголовок воспроизводится полностью. Если вместо заголовка дела в описи значится «Номер пропущен», в данном поле электронной описи также воспроизводится эта формулировка. 15. АННОТАЦИЯ. При необходимости могут вводиться сведения, уточняющие, раскрывающие состав и содержание документов дела. В зависимости от цели и назначения создаваемой базы данных это может быть перечень всех вопросов, содержащихся в документах дела, или перечень вопросов по определенной теме, или перечень видов и названий основных документов. Возможно вынесение в аннотацию информации об имеющихся в деле отдельных наиболее характерных документах, имеющих важное значение для раскрытия, иллюстрации обозначенной темы.

16. КРАЙНИЕ ДАТЫ. Поле текстовое. Указываются крайние даты документов в деле (содержание графы – крайние даты оригинала описи). (Самого раннего и самого позднего документа в деле через тире). Использовать текстовое название месяцев. Содержание поля «Крайние даты» должно соответствовать оригиналу - тексту описи. Если в оригинале описи графа Крайние даты пустая, то в базе данных поле «Крайние даты» также остается незаполненным. В этом случае заполнению подлежать только поля базы данных «Дата дела сортировочная» «Дата дела конечная» в соответствии с принятой методикой (см. пункты 17,18).

17. ДАТА ДЕЛА КОНЕЧНАЯ. Поле заполняется в соответствии со сведениями, указанными в поле «КРАЙНИЕ ДАТЫ». В случаях, когда в описи (в графе крайние даты) не указаны крайние даты дела, поле «Дата дела конечная» заполняется на основании даты, указанной в заголовке дела, при отсутствии данных в заголовке - на основании годового раздела описи, при отсутствии годового раздела описи – на основании крайних дат описи. Поле не заполняется, если номер пропущен и если в поле «Примечание» имеется отметка о выбытии дела (передача, и т.п.)

18. ДАТА ДЕЛА СОРТИРОВОЧНАЯ. Поле заполняется в соответствии со сведениями, указанными в поле «КРАЙНИЕ ДАТЫ». Поле предназначено для систематизации по хронологии. В связи с тем, что при машинной обработке информации, не воспринимается неполная дата или дата, установленная приблизительно, при заполнении данного поля применятся некоторая условность. В случаях, когда в описи (в графе крайние даты) не указаны крайние даты дела, поле «Дата дела сортировочная» заполняется на основании даты, указанной в заголовке дела, при отсутствии данных в заголовке - на основании годового раздела описи, при отсутствии годового раздела описи – на основании крайних дат описи. Поле не заполняется, если номер пропущен и если в поле «Примечание» имеется отметка о выбытии дела (передача, и т.п.)

19 -20. КОЛИЧЕСТВО ЛИСТОВ. КОЛИЧЕСТВО ЛИСТОВ_ОРГИНАЛ. Указывается количество листов в деле из соответствующей графы описи. При заполнении поля используются арабские цифры. Если в описи 23+2, то в данном поле проставляется 25

21. ПРОВЕРКА. Служебное поле, при необходимости может использоваться для обозначения в кодированном виде характера информации, при вводе которой возникли затруднения, для дополнительной проверки и согласования. 22. ПРИМЕЧАНИЯ. Указываются сведения из графы «ПРИМЕЧАНИЯ» описи (дело выбыло, передано, уничтожено и т.д.) Если в поле «Примечания» имеется отметка о выбытии дела (передача, и т.п.), поля «Номер дела», «Литера дела», «Заголовок дела», «Крайние даты», все равно заполняются, а поля «Дата дела сортировочная», «Дата дела конечная» нет.

23. ОПЕРАТОР. Указывается фамилия и инициалы оператора. Фамилия указывается в именительном падеже, инициалы указываются после фамилии через пробел. Поле заполняется строчными буквами. 24. ДАТА ЗАПОЛНЕНИЯ. Указывается дата составления записи. (Возможно автоматическое установление текущей даты). 25-28. ГЕОГРАФИЯ. ПЕРСОНАЛИИ. УЧРЕЖДЕНИЯ. КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА. Дополнительные поля, могут использоваться для составления указателей.

29. ИНДЕКС. Служебное поле. Автоматическая нумерация записей (счетчик). 30. КОД ФОНДА. Служебное поле. Значение соответствует значениям полей: Литера фонда+Номер фонда.

http://zakupki.gov.ru/pgz/public/act...tionId=6079451
Ответить с цитированием
  #123  
Старый 16.02.2014, 14:51
KommE KommE вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 02.10.2012
Сообщений: 588
По умолчанию

В мае прошлого года здесь писалось об ожидаемом содержании Памятки по заполнению полей баз данных с целью «создания научно-справочного аппарата в электронном формате к документам фондов федеральных архивов. Повышения эффективности работы с обращениями граждан, работы пользователей информации, пропаганда и популяризация документов Архивного Фонда Российской Федерации, обеспечение возможности доступа к информации о документах федеральных архивов через сеть Интернет».

13 февраля 2014 года опубликовано сообщение о разработке «Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог».

http://archives.ru/documents/letter-05-02-2014.shtml

Документ очень интересный, но выявить информацию о публичном обсуждении разработанного Единого порядка мне не удалось. Зато недавно появились неравнодушные размышления о некоторых аспектах содержания «Единого порядка заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог».

«Вот лично мне непонятно, чем руководствовались разработчики Единого порядка, подчеркивая «…в отечественной практике архивного дела отсутствуют какие-либо документы, регламентирующие… соблюдение условий формализации информации, необходимых для функционирования информационно-поисковых систем с учетом методов информационной эвристики».

Взять, к примеру, перечисляемый ими состав «типа документации»: Документы по личному составу, Документы личного происхождения, НТД (научно-техническая документация), Фотодокументы, Фонодокументы, Кинодокументы, Видеодокументы, Микроформы на правах подлинника, Машиночитаемые документы.

Ну не тип это! Не тип, а физическая форма, установленная ГОСТ 7.72-96: бумажный носитель, микроноситель (дополнительные сведения: негатив (без указания поколения, первого поколения, второго поколения), позитив (без указания поколения, первого поколения, второго поколения)), носитель на кинопленке (дополнительные сведения: черно-белый озвученный, черно-белый неозвученный, цветной озвученный, цветной неозвученный), магнитный носитель (дополнительные сведения: плотность записи 64 строк/мм, 32 строк/мм, плотность записи 8 строк/мм), перфоноситель, оптический (лазерный) носитель (дискретные и аналоговые данные), носитель на голографической основе. И каждая физическая форма обладает своим уникальным кодом из арабских цифр.

Что же касается НТД, то межгосударственными стандартами допускается на правах подлинника рассматривать оригинал НТД, микроформу НТД, машинограмму НТД, репрографическую копию НТД, электронную НТД и экземпляр НТД, изданный типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ, и лиц, ответственных за нормоконтроль и прием-передачу документированной информации по каналам связи.

А сама научно-техническая документация бывает: - графическая (чертежи, схемы, планы, микроформы (микрофиши и микрофильмы), машинограммы, электронные документы, документы, изданные типографским способом, видео- и фотодокументы, диаграммы, рисунки, мультимедийные комплекты и др.) и текстовая (научно-технические отчеты, спецификации, ведомости, реестры, кадастры, перечни, акты, программы, рекомендации, инструкции, паспорта).

Другой пример, самый легкий, относится к уровню описания «Архива» в целом (10 полей). Почему этот уровень не предусматривает уровни описания казенных учреждений архивной отрасли России, размещенный на официальном сайте информации о государственных (муниципальных) учреждениях?»

«И куда же подевались коды архивов и их источников комплектования, что в верхнем правом углу обложки дела постоянного и долговременного сроков хранения?! Чем объясняется странный опыт в написании адреса «Архива»? Комедией «Ревизор»? Ведь порядок написания адреса установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221, и имеет следующую последовательность: а) для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество; б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица); в) название улицы, номер дома, номер квартиры; г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.); д) название района; е) название республики, края, области, автономного округа (области); ж) название страны (для международных почтовых отправлений); з) почтовый индекс.

Применительно к примеру, приведенному в Едином порядке, он должен выглядеть следующим образом: Полное или краткое наименование архива; пл. Ленина, д. 2; Республика Карелия; 185035.

И самое, пожалуй, убийственное (с чередою иных множественных примеров)! Так это на странице 28 читаем: Поле «Делопроизводственный индекс». Текстовое поле для свободного ввода информации. При заполнении поля указывается делопроизводственный номер (индекс), если он имеется в описи. В начале поля знак № не ставится. Для описей, составленных до 1917 г., заполнение этого поля является обязательным, т.к. отсутствует порядковый номер дела по описи и данное поле является основным поисковым элементом. При заполнении поля обязательно указываются все особенности индекса дела, сохраняются все символы и пунктуация».

То есть разработчик Единого порядка заложил функцию не исполнять Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденных приказом Минкомсвязи от 2 сентября 2011 г. № 221.

В этом приказе установлено, что «процесс ввода документа должен обеспечить средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭД ФОИВ: - размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД ФОИВ (далее - классификационная схема)… В классификационной схеме СЭД ФОИВ должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ».

Так может ли это текстовое поле быть свободным для ввода информации? При обязательных условиях применительно для описей, составленных до 1917 г., когда заполнение этого поля является обязательным. Это что же, демонстрируется крах интеграции СЭД источников комплектования с Архивным фондом?»

http://svdrokov.blogspot.ru/2014/02/blog-post_15.html

В таком большом документе как «Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» мне самому пока не удалось найти:

23. ОПЕРАТОР. Указывается фамилия и инициалы оператора. Фамилия указывается в именительном падеже, инициалы указываются после фамилии через пробел. Поле заполняется строчными буквами. 24. ДАТА ЗАПОЛНЕНИЯ. Указывается дата составления записи. (Возможно автоматическое установление текущей даты). 25-28. ГЕОГРАФИЯ. ПЕРСОНАЛИИ. УЧРЕЖДЕНИЯ. КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА. Дополнительные поля, могут использоваться для составления указателей.
Ответить с цитированием
  #124  
Старый 17.02.2014, 21:12
archiv_rat archiv_rat вне форума
Новичок
 
Регистрация: 21.01.2012
Сообщений: 15
По умолчанию И снова - здравствуйте!

Давненько не знакомился с "конструктивной" критикой авторов, которые "не читали, но свое мнение имеют"... Это я к тому, что прежде чем критиковать какой-либо документ, нужно разобраться, а м.б. он создан для решения очень конкретных проблем очень конкретного ПО, опыта работы с которым у критика, видимо, нет? Хотелось бы услышать (пардон!) прочитать мнение тех, кто ежедневно работает с ПК АФ и кому предстоит в ближайшие месяцы исправить свои "ашипки" или ошибки предшественников...
Ответить с цитированием
  #125  
Старый 18.02.2014, 00:46
KommE KommE вне форума
Старожил форума
 
Регистрация: 02.10.2012
Сообщений: 588
По умолчанию

А мне понравились размышления автора о содержании понятий, еще раз – понятий, которые используются в «ашипочных» конкретных ПО. Вряд ли кто из тех, кто «ежедневно работает с ПК АФ» посмеет что-либо писать…

Поэтому, по понятиям и можно было бы поразмышлять. Что есть типы и чем определены, что есть виды и чем определены…

Да и цель высокая, вон как изначально красиво звучало-то: "Повышение эффективности работы с обращениями граждан, работы пользователей информации, пропаганда и популяризация документов Архивного Фонда Российской Федерации, обеспечение возможности доступа к информации о документах федеральных архивов через сеть Интернет».

Последний раз редактировалось KommE; 18.02.2014 в 00:53.
Ответить с цитированием
Ответ

Метки
портал архивы россии, фондовый каталог, цфк

Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск
Опции просмотра

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Каталог фондов Государственного архива Ставропольского края Елена Суслова НСА - онлайн 3 05.05.2012 17:12
Каталог фондов архивных учреждений Ярославской области Елена Суслова НСА - онлайн 0 24.10.2011 14:25


Часовой пояс GMT +4, время: 13:05.


Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015