Показать сообщение отдельно
  #2  
Старый 19.02.2012, 17:28
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Я бы, наверное, на всякий случай обсудила с заинтересованными подразделениями и юристами, стоит ли подшивать действующие лицензии и сертификаты, или все-таки лучше до окончания срока действия хранить их в файликах.

Что касается сроков хранения, то вот что можно найти в перечнях:

Цитата:
Перечень типовых управленческих архивных документов содержит следующие статьи:

Ст.97 Лицензии, их дубликаты, заверенные копии - Пост. (при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов)

Ст.111 Сертификаты соответствия - Пост. (У заявителя – 3 г. ЭПК после истечения срока действия сертификата)

Перечень научно-технической документации 2007 года, имеющий равную силу с Перечнем 2010 года, содержит следующие статьи:

Ст.354 Лицензии на право осуществления градостроительной, проектной, проектно-изыскательской деятельности* - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях, в организациях разработчиках/авторах), 5 л. (После отмены или замены лицензии - В организациях-заказчиках и эксплуатационных организациях)

Ст.833 Лицензии и разрешения на производство аэросъемочных работ - Пост.

Ст.1575 Сертификаты на продукцию и услуги (на партии семян сортов сельскохозяйственных, лесных растений, сортовой идентификации и т.д.) - 10 л.

Ст.1581 Сертификаты на продукцию производственно-технического назначения (в том числе на средства производства) - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1582 Сертификаты геодезической, топографической и картографической продукции том числе на средства производства) - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1583 Сертификаты производства - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1584 Сертификаты системы качества - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1585 Сертификаты на строительную продукцию - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1597 Сертификаты на оборудование серийного производства, партию - 10 л. ЭПК (в утверждающих/согласующих организациях и в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1586 Сертификаты на товары для личных (бытовых) нужд граждан - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1599 Сертификаты соответствия объекта требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров - до замены новыми

Ст.1600 Сертификаты происхождения продукции - до замены новыми (в организациях-заказчиках м в эксплуатационных организациях)

Ст.1772 Сертификат (свидетельство) на право работы с опасными отходами - 5 л. ЭПК (в утверждающих/согласующих организациях), Пост. (в организациях разработчиках/авторах), до замены новыми (в организациях-заказчиках), до ликвидации организации (в эксплуатационных организациях)

Ст.1773 Лицензия на деятельность по обращению с опасными отходами - 5 л. ЭПК (в утверждающих/согласующих организациях), Пост. (в организациях разработчиках/авторах), до замены новыми (в организациях-заказчиках), до ликвидации организации (в эксплуатационных организациях)
Картина, как видите, довольно-таки пёстрая. Причем имеет значение, является ли организация получателем сертификатов, или сама их выдает.

Теперь два слова о моём отношении к этим срокам. IMHO большинство из них не основано на законе и более-менее «высосано из пальца». Я считаю, что при определении сроков хранения таких документов следует опираться на следующие принципы:
  • Срок хранения начинает отсчитываться с момента прекращения действия сертификата или лицензии, либо с момента прекращения соответствующего вида деятельности, либо с момента вывода из эксплуатации (уничтожения) соответствующего объекта.
  • Срок хранения не должен быть меньше соответствующего срока исковой давности (который в общем случае составляет 3 года; однако в некоторых случаях, например, по делам о нанесении ущерба здоровью, срок исковой давности не ограничен – соответственно, документы желательно хранить постоянно либо до ликвидации организации).
  • Срок хранения не должен быть меньше срока, прямо предусмотренного законодательными и нормативными актами. При этом следует оценить, могут ли использоваться лицензии и сертификаты для целей налогового, бухгалтерского, таможенного и т.п. учета (тогда они подпадают под соответствующие сроки давности).
  • Срок хранения не должен быть меньше, чем это нужно самой организации (включая использование этих документов в качестве информации, для целей маркетинга и т.д., а также учитывая их историческую ценность).
  • Организации – источники комплектования архивов должны также согласовывать сроки хранения с архивом.

При определении срока хранения следует учитывать и то, насколько накладным для организации будет более длительное или постоянное хранение этих документов. Кроме того, желательно изучить соответствующую судебную практику.

Во всяком случае, большинство сертификатов и лицензий вряд ли заслуживает постоянного хранения, с чем, в общем-то, согласны и авторы Перечней.

(продолжение в следующем посте)
Ответить с цитированием